Heute dreht sich alles um das Thema: „Stressfreies Aufgabenmanagement dank To-Do“.

Vielleicht kennt Ihr To-Do bereits oder habt es im App-Store Eurer Smartphones entdeckt, wisst aber nicht wirklich etwas damit anzufangen? Was kann also To-Do?

Wir nutzen die Gelegenheit und möchten Euch die App sowie das Konzept von To-Do kurz vorstellen. Dazu haben wir auch parallel wieder ein dazugehöriges Video gedreht. Bei der Erstellung der Live-Demo wurde ich von unserer neuen Junior Consultant Dominique unterstützt.

Was ist To-Do?

Als perfektes Tool zur Aufgabenverwaltung bietet Microsoft mit To-Do die wichtigsten Komponenten in der Flexibilität der Abarbeitung an.

To-Do lässt sich sowohl online über die Weboberfläche wie auch heruntergeladen auf dem Notebook, Tablet und Smartphone einwandfrei verwenden. Egal wo man also gerade unterwegs ist… Ich habe immer die optimale Synchronisation und somit einen perfekten Überblick über meine Aufgaben.

Als Nachfolger von Wunderlist legte To-Do leider keinen Glanzstart hin. Das sehr erfolgreiche, deutsche Startup-Unternehmen Wunderlist wurde von Microsoft aufgrund der überaus großen Beliebtheit bei den rund 20 bis 30 Mio.-starken Anwendercommunity aufgekauft. Glücklicherweise übernahm Microsoft nicht nur das Unternehmen, sondern auch alle Mitarbeiter.

Warum veröffentlichen wir jetzt?

In der noch immer andauernden Übergangsphase ist Wunderlist zwar noch nutzbar, soll aber durch den Nachfolger To-Do gänzlich abgelöst werden.

Beim Relaunch von To-Do wurde sehr großes Augenmerk auf das Design gelegt. Dies war aber wohl der einzige Fokus, denn in der Anwendung ließ die App doch stark zu wünschen übrig. Funktionen, die in Wunderlist selbstverständlich waren, wie z. B. das Teilen von Aufgaben, suchte man in To-Do vergeblich. Dies verprellte die Community und sorgte für Unmut.

Doch Microsoft wäre nicht Microsoft, wenn sich diese kleinen Fehler nicht beheben ließen. Und jetzt ist es soweit – das Teilen von Aufgaben ist endlich auch in To-Do möglich und veranlasst uns dazu darüber eine Podcast-Folge zu drehen.

Arbeiten mit To-Do?

Das Konzept: In einem Interview hat der Produktmanager von Microsoft die Frage in den Raum geworfen, was das Nr. 1 Konkurrenzprodukt zu allen Aufgaben- und Verwaltungstools ist. Es ist tatsächlich das Papier!

Viele können sich mit dieser Problematik identifizieren. Wie kann ich mich selbst am schnellsten organisieren und steuern, ohne mich zu Tode zu verwalten? Outlook bietet zwar z. B. durch die Aufgabenfunktion ein Tool an, doch konnte sich die Funktion aufgrund der Eingabemasken und Listenansichten nicht bei jedem durchsetzen.

Das von mir ausgewählte Tool muss also zu meiner Arbeitsmethodik passen. In To-Do kann ich mir entsprechende Listen bzw. Rubriken anlegen. Vergleichbar ist der Aufbau mit der Notizbucherstellung in OneNote. (HIER geht´s zur One-Note-Folge)

Wenn wir uns organisieren, bevorzugen wir einfache Mittel und Wege. In To-Do lassen sich priorisierte Aufgaben so einfach und schnell erstellen, als würde ich auf Papier schreiben.

Microsoft und auch Wunderlist hatten genau das „Papier-Prinzip“ im Fokus bei ihren App-Entwicklungen.

TIPP: Erledige schwierige Aufgaben zuerst. So steigerst Du Deine Motivation und Nachkommendes fällt Dir leichter 😉

Wir brauchen einfach nur die Möglichkeit eine Aufgabe schnell und sauber zu erfassen. Die Listenanlegung in To-Do ist sehr einfach und die weiteren Optionen zur Ansicht und zu Einstellungen lassen auch bei der Visualität nicht zu wünschen übrig. Wie erwähnt, hat sich Microsoft ja sehr um das Design bemüht.

In einer erstellten Liste lassen sich, wie auch auf einem Blatt Papier, die Aufgaben schnell und einfach auflisten. Anklicken -> losschreiben -> fertig. Durch Anklicken der erstellten Aufgabe lassen sich auch nachträglich noch Ergänzungen oder Änderungen vornehmen, Unteraufgaben erstellen oder eine Aufgabe zu „meinem Tag“ hinzufügen.   Als Vorbereitung für den nächsten Wochenstart kann ich also schon im Vorfeld in meinen Aufgaben die wichtigsten Aufgaben zu „meinem Tag“ taggen.

To-Do fügt diese dann konsolidiert in die Ansicht hinzu.

Erinnerungen oder das Setzen eines Fälligkeitsdatums sorgen dafür, dass ich pünktlich mit den Aufgaben fertig bin.

Diese Aufgaben werden auch in Outlook synchronisiert. Allerdings macht das nur dann Sinn, wenn man sich vorher schon über die Aufgaben in Outlook organisiert hat.

Aufgaben teilen!

Den großen Sprung hat Microsoft jetzt aber mit dem Teilen von Aufgaben erreicht. Das fehlte noch, um Wunderlist abzulösen und auch die Community dürfte jetzt applaudieren, denn der damit größte Kritikpunkt an To-Do ist abgehakt.

Wer seine Aufgabenliste also Teilen möchte, kann einfach einen Einladungslink per Email versenden, indem er auf „teilen“ klickt. Über weitere Optionen kann ein Zugriff auf aktuelle Mitglieder beschränkt werden. Dadurch wird die Funktion blockiert, weitere Teilnehmer zur Aufgabenliste hinzuzufügen. Die Freigabeberechtigungen können ebenfalls über die weiteren Optionen entzogen werden indem „Nicht mehr teilen“ ausgewählt wird.

Der erteilte Zugriff beschränkt sich auf die Nutzer innerhalb des Tanents. Jeder hinzugefügte User kann dann auch neue Aufgaben in der freigegebenen Liste erstellen.

Durch das Installieren der App auf dem Smartphone hat man alle Aufgaben immer im Blick oder kann diese schnell noch aktualisieren.

Wer große Projekte mit To-Do organisieren möchte, tut sich jedoch schwer. Wer also Planner oder Microsoft Projekt benötigt und ein riesen Projekt mit Abhängigkeiten, Timelineverschiebungen und Automatismen hat, sollte To-Do lieber nicht verwenden.

Vorteile von To-Do:

Das Wesentliche im Blick behalten

Immer am Puls der Zeit

Den Tag planen und organisieren

Alle Aufgabenlisten stets griffbereit

Integration von Outlook-Aufgaben

Mehr Produktivität im Alltag

Links:

To-Do und iOS: https://todosupport.helpshift.com/a/microsoft-to-do/?p=web&s=tips-tricks&f=using-siri-with-microsoft-to-do-on-ios9-and-ios10&l=en

Mit To-Do einfach mehr schaffen: https://products.office.com/de-de/microsoft-to-do-list-app