Nachdem wir schon in unserer letzten Podcast-Folge erfolgreich die ersten 5 Hürden auf dem Weg in die Cloud bezwungen haben, widmen wir uns heute den nächsten 5 Stolpersteinen.
Mit Tipps und einem ordentlichen Gesamtüberblick verhelfen wir euch zu einem erfolgreichen Anlauf um auch die letzten Hürden zu überwinden und eurem Projekt den richtigen Lauf zu geben. Ein dazu passendes Visual haben wir ebenfalls erstellt. Ihr könnt es HIER gerne herunterladen.

Hürde #6: Fehlende Treiber in der Organisation

Interne Projektunterstützer sind besonders wichtig und senken das Risiko, dass das Projekt auf der Strecke bleibt. Unterstützer und Promotoren muss es nicht nur in der obersten Leitungsebene geben. Wer nicht auf eine breite Unterstützung im mittleren Management zählen kann, hat es vermutlich von Anfang an sehr schwer.

Folgende Fragen bringen den Grund für die fehlende Unterstützung schnell zum Vorschein: 

  • Wurde der Projektplan für den Wechsel in die Cloud gemeinsam mit dem mittleren Management entwickelt?
  • Gab es genügend „Feedback-Schleifen“?
  • Hat das obere Management Einwände, Hinweise und Bedenken nur zur Kenntnis genommen oder als wertvolle Impulse in den Prozess integriert?
  • Wurden interne Kritiker ausreichend gehört? Wurden die Kernbotschaften hinreichend berücksichtigt? Welche Gründe gab es, dies nicht zu tun?
  • Handelt es sich um Widerstand oder berechtigte Einwände?

Unser Tipp

  • Stellt das „Gefühl der Dringlichkeit“ in den Vordergrund. Verdeutlicht allen warum das Projekt wichtig und unausweichlich ist.
  • Stellt eine bereichsübergreifende Projektgruppe zusammen.
  • Involviert Kritiker und konstruktive Geister zu gleichen Teilen.
  • Das Projekt benötigt eine Kerngruppe, die handlungsfähig ist. Sie braucht die notwendige Macht, Kompetenz und Ressourcen.

Hürde #7: Erste Erfolge werden nicht kommuniziert

Ist die Luft erst einmal raus, häufen sich folgende Fragen: „Lohnt sich der ganze Aufwand? Wozu machen wir das eigentlich? Wird sich die ganze Mühe am Ende wirklich auszahlen?“ Darum müssen erste Erfolge im Projekt unmittelbar kommuniziert werden. Mitarbeiterinterviews die alle 4 Monate im Intranet veröffentlicht werden reichen hierfür nicht aus.

Regelmäßige Kommunikation (1x pro Woche, alle 14 Tage) ist wichtig für die Motivation.

  • Führungskräfte und Mitarbeiter sehen, dass es sich lohnt, den begonnenen Weg weiter zu gehen.
  • Anfangswiderstände können minimiert werden.
  • Den Skeptikern wird der Wind aus den Segeln genommen.

Unser Tipp

  • Sucht immer nach Quick Wins. Und das schon während der Planung. So habt ihr immer genug Inhalte für die Kommunikation.  
  • Berichtet immer über den Verlauf der jeweiligen Projektphase und erreichte Ziele bzw. Meilensteine.

Hürde #8: Probleme werden nicht kommuniziert

Man kann den Flurfunk in solchen Projekten durchaus positiv beeinflussen. Auch hier spielt Kommunikation eine besonders wichtige Rolle. In den meisten Projekten passiert jedoch das Gegenteil. Man versucht Probleme zu vertuschen, man arbeitet WOCHEN an einer offiziellen Veröffentlichung zu einem wichtigen Problem. Schließlich kann man ja bis zur nächsten Mitarbeiterzeitung warten und eine wichtige Meldung im Unternehmensintranet muss immerhin sauber aufbereitet und von ca. 20 besonders wichtigen Instanzen freigegeben werden. Meist sind dann bereits 3-5 Monate vergangen und die Mitarbeiter haben sich durch den Flurfunk längst ihr eigenes Bild zu einem Projekt gemacht. Für gewöhnlich ist dieses Meinungsbild stark verfälscht und das Problem selbst deutlich dramatischer als es tatsächlich der Fall ist.

„Fehlschläge“ und Schwierigkeiten dürfen und müssen ganz offen kommuniziert werden. Das erhöht die Glaubwürdigkeit des Vorhabens und verstärkt den Eindruck, dass Sie es als Vorgesetzte wirklich ernst meinen mit dem Veränderungsprozess.

Hürde #9: Ignorieren der Unternehmenskultur

Alle Organisationen neigen dazu, in alte Muster zu verfallen, sobald die Aktivitäten oder Projekte abgeschlossen werden. Das ist normal. Denn es braucht Zeit, bis sich das „Neue“ durchsetzen kann. Anweisungen und Prozessbeschreibungen reichen oftmals nicht, um einen Wandel tief in einer Organisation zu verankern. 

Unser Tipp

  • Führungskräfte sind Vorbilder und sollten darauf achten, welche Akzente sie setzen und welchen Vorgängen besondere Aufmerksamkeit geschenkt wird. Jede Führungskraft muss die Veränderung vorleben. Nur dann sehen die Mitarbeiter was von ihnen künftig erwartet wird.
  • Personalentscheidungen sind wichtige Richtungsweiser. Als Führungskraft sollte man in einer solchen Zeit genau darauf achten, wer befördert wird und wer nicht. Auch die Persönlichkeit der neuen Mitarbeiter ist hierbei ausschlaggebend. Glaubt uns, dass sind sehr wichtige Signale die von allen Mitarbeitern einer Organisation wahrgenommen und sehr genau beobachtet werden.
  • Wer von seinen Mitarbeitern neues Verhalten erwartet, sollte die traditionellen,  formellen Anreizsysteme überprüfen. Die Macher der jüngeren Generation sind bereit anders zu leisten und erwarten ganz andere Anreizsysteme als deren Eltern.

Hürde #10: Unrealistische Planung

In einem Jahr sind wir in der Cloud und somit digital. So in etwa lassen sich einige Erwartungshaltungen für solche Projekte zusammenfassen. Doch was bedeutet digital und wann ist ein Unternehmen digital? Reicht es bereits aus ein paar neue Apps oder cloudbasierte Plattformen einzuführen? Und warum glaubt man, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen ist, wenn die Tools ausgerollt sind?

Wir erleben sehr oft, dass solche Projekte völlig unrealistisch geplant werden. Der Grund: Die Planung orientiert sich an der IT-Landschaft. Ist diese erst mal „digitalisiert“, ist der Change vollbracht. Und das lässt sich durchaus, je nach Unternehmensgröße, in 12 bis 18 Monaten realisieren. Und schon sind wir bei einer klassischen Projektplanung für einen IT-Rollout. So entsteht eine ungünstige Schleife, die uns wieder zu Punkt 1 führt. Durch den falschen Fokus verstehen die Mitarbeiter nicht das Ziel des Projektes, erkennen nicht den Mehrwert für die Zusatzbelastung, usw.

Um genau das zu vermeiden, arbeiten wir in unseren Projekten sehr stark daran bei den Projektteams die gesamte Organisation systemisch zu betrachten. Die Technik allein bewirkt NICHTS, der Gesamtzusammenhang ist entscheidend. Ein technologiefixierter Tunnelblick ist in solchen Projekten eher schädlich, denn es fehlt ein umfassender Blick auf die gesamte Organisation.

Und das bedeutet: Alle Fachbereiche der Organisation müssen stärker denn je ganzheitlich denken und Prozesse auf Organisationsebene verstehen. Die Fachbereiche und IT müssen enger denn je zusammenarbeiten und aufhören sich gegenseitig als Bremsklotz zu sehen.

Mit einer solchen Betrachtung wird schnell klar, dass das Projekt nach der Einführung neuer IT Systeme längst nicht abgeschlossen ist. Diese sind jedoch ein wichtiger Teil des Projekts. Konzentriert euch daher auf kurzfristige, mittelfristige und langfristige Ziele. Auch die Mitarbeiter und Organisationskultur muss sich verändern. All das braucht Zeit.