Mit der heutigen Folge von nuboRadio möchten wir euch ein kleines Update zum Thema Microsoft OneDrive bzw. Microsoft OneDrive for Business geben. In den vergangenen Monaten hat sich einiges getan. Über ein paar Features und Funktionen berichteten wir bereits in vergangenen Folgen (Interview Dennis Hobmaier ) und Use Cases. Doch gerade im Juli kam eine große Neuerung im Bereich Microsoft SharePoint und Microsoft OneDrive / Microsoft OneDrive for Business. Die Versionsverwaltung wurde angepasst und optimiert. Ebenfalls wurde im Jahr 2018 einiges an den Apps für iOs bzw. Android Geräte getan, die Shareing Optionen wurden optimiert und die Darstellung im Web hat sich deutlich verbessert. Auch neu seit 2018 OneDrive on Demand und Vieles mehr. Was heißt das jetzt für euch? Wir werfen einen Blick auf die Highlights der Updates.

 

Versionierung in Microsoft OneDrive for Business und Microsoft SharePoint

Bereits im Juni ist der Rollout dieses neuen Features für die Firstrelease-Kunden gestartet und seit Juli ist der weltweite Rollout unterwegs. Mit dem Rollout werden in jeder Bibliothek in SharePoint Online, Office365 Groups oder Teams sowie im OneDrive und OneDrive for Business mindestes 100 Hauptversionen angelegt. Als Hintergrund gibt Microsoft an, dass es immer wieder vorkam, dass Enduser ausversehen die Versionierungseinstellung geändert haben und somit die Versionen verloren gingen oder erst gar nicht erzeugt wurden. Ab sofort werden 100 Versionen gespeichert, die Daten von euch und euren Endnutzern sind also, vor ausversehen vorgenommen Änderungen, sicher.

Alle Bibliotheken die aktuell keine oder weniger als 100 Hauptversionen speichern werden mit dem neuen Minimum ausgestattet. Alle die bereits mehr als 100 Hauptversionen gesetzt haben werden nicht durch das Update aktualisiert. In diesem Zusammenhang entfällt die Option die Versionierung komplett zu deaktivieren. Falls euch der Speicherplatz jetzt ausgehen sollte, es gibt Nachschub. Seit Anfang des Jahres lässt sich das Speichervolumen pro Benutzer erhöhen.

 

Verbesserungen in der App für Fotoablage und direktes Scannen

Lange haben wir diese Funktion in unserer OneDrive for Business App vermisst. Jetzt ist sie endlich da und wir freuen uns riesig. Fotos können nun endlich direkt auch im OneDrive for Business abgelegt werden. In der OneDrive App bzw. dem mit OneDrive verbundenen Smartphone gab es diese Option schon länger. Nun ist sie auch in der Kombination mit Office 365 und OneDrive for Business nutzbar. Somit habt ihr eure Bilder zum Beispiel vom Flipchart in Zukunft direkt in eurem geschäftlichen OneDrive for Business abgespeichert und somit ohne Umschweife auch auf eurem Rechner (vorausgesetzt Ihr nutzt den Sync Client).

Schon seit einiger Zeit gibt es in der OneDrive App eine eingebaute Scan-Funktion. Was, die habe ich noch nie gesehen? Kann gut sein. Diese versteckte sich bislang auch ziemlich gut. Mit dem neusten Update findet ihr sie im Zentrum des Menüs am unteren Ende eures Bildschirms. Eine super Funktion wie wir finden. Ihr könnt auch mehrere Seiten hintereinander scannen. OneDrive erzeugt dann direkt vollautomatisch ein PDF. Super einfach und super schnell.

 

Geteilte Datei sind doppelte Dateien – eben nicht mit OneDrive 🙂

Auch beim Teilen von Dateien tut sich einiges. So könnt ihr in Zukunft den Link mit einem Passwort versehen. So stellt ihr sicher, sollte der Empfänger ausversehen den Link weitergeben oder ihr diesen falsch adressieren, dass niemand außer der autorisierten Person euer Dokument öffnen oder bearbeiten kann. In diesem Zusammenhang könnt ihr künftig auch den Download der Datei unterbinden. Dies funktioniert allerdings nur dann, wenn ihr die Datei nicht zur Bearbeitung sondern mit lesendem Zugriff freigebt. Damit bei allen Apps und Applikationen die es mittlerweile rund um OneDrive gibt auch die Nutzer-Experience ein neues Hoch erfährt, wurde der Freigabedialog auf allen Kanälen vereinheitlicht – siehe Screenshot. Die Anzeige ist egal ob App, direkt aus Office oder aus dem Web immer gleich.

Der Administrator kann zentral ein Logo für die E-Mail Benachrichtigung beim Teilen einstellen. So werden auch diese Mails in Zukunft gebrandet. Leider benötigt diese Funktion mindestens die Azure Active Directory Premium 1 Lizenz.

 

In dem Zusammenhang ist Sharing ganz interessant. Es gibt jetzt die Möglichkeit für Teamsites einen Sharing Report zu generieren. Hier werden alle Dateien innerhalb der Teamsite aufgelistet, welche mit anderen Personen geteilt werden.

 

Der zweite Blick – Neue Dateianzeigen

Seit diesem Jahr gibt es in der Weboberfläche und dem OneDrive Client viele neue Thumbnails und Previewformate. Mit den neu angebotenen Formaten, könnt ihr beispielsweise schnell und einfach 3D Zeichnungen in eurem OneDrive oder eurer Dokumentenbibliothek finden. Das war nur die erste Neuerung. Auch die Anzeige von Dateien im Web wurde verbessert. Benötigte man bislang eine Adobe Photoshop oder Illustrator Lizenz um die Dateien anzuzeigen, geht dies ab sofort auch im Browser. Die Freigabe der Datei reicht vollkommen aus. Diese Funktion steht euch nicht nur im Web sondern auch auf eurer OneDrive App zur Verfügung und umfasst mittlerweile mehr als 300 der gängigsten Fileformate. Hier die Liste der unterstützen Formate:

 

3-D Modeling/Printing: 3MF, COOL, GLB, GLTF, OBJ, STL

Apple: MOVIE, PAGES, PICT, SKETCH

Adobe: AI, PDF, PSB, PSD

Audio/Video Media Files: 3G2, 3GP, ASF, BMP, M2TS, M4V, MOV, MP3, MP4, MP4V, MTS, TS, WMV

AutoCAD: DWG

AutoDesk: FBX

BioWare Game Engine: ERF

Compressed File: ZIP

Compressed File (Unix): Z

DICOM Medical Images: DCM, DCM30, DICM, DICOM

Finale: PLY

HydroCAD: HCP

Image Formats: GIF, JPEG, JPG. JPE, MEF, MRW, NEF, NRW, ORF, PANO, PEF, PNG, SPM, TIF, TIFF, XBM, XCF

License Key: KEY

Log Files: LOG

Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel): CSV, DIC, DOC, DOCM, DOCX, DOTM, DOTX, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, PPTX, XD, XLS, XLSB, XLSX, SLTX

Microsoft Outlook: EML, MSG

Microsoft Visio: VSD, VSDX

Microsoft Windows: CUR, ICO, ICON

Open eBook: EPUB

OpenOffice: ODP, ODS, ODT,

Photo: ARW, CR2, CRW, DNG

Rich Text Format: RTF

Text and Code: ABAP, ADA, ADP, AHK, AS, AS3, ASC, ASCX, ASM, ASP, AWK, BAS, BASH, BASH_LOGIN, BASH_LOGOUT, BASH_PROFILE, BASHRC, BAT, BIB, BSH, BUILD, BUILDER, C, C++, CAPFILE, CBK, CC, CFC, CFM, CFML, CL, CLJ, CMAKE, CMD, COFFEE, CPP, CPT, CPY, CS, CSHTML, CSON, CSPROJ, CSS, CTP, CXX, D, DDL, DI. DIF, DIFF, DISCO, DML, DTD, DTML, EL, EMAKE, ERB, ERL, F90, F95, FS, FSI, FSSCRIPT, FSX, GEMFILE, GEMSPEC, GITCONFIG, GO, GROOVY, GVY, H, H++, HAML, HANDLEBARS, HBS, HRL, HS, HTC, HTML, HXX, IDL, IIM, INC, INF, INI, INL, IPP, IRBRC, JADE, JAV, JAVA, JS, JSON, JSP, JSX, L, LESS, LHS, LISP, LOG, LST, LTX, LUA, M, MAKE, MARKDN, MARKDOWN, MD, MDOWN, MKDN, ML, MLI, MLL, MLY, MM, MUD, NFO, OPML, OSASCRIPT, OUT, P, PAS, PATCH, PHP, PHP2, PHP3, PHP4, PHP5, PL, PLIST, PM, POD, PP, PROFILE, PROPERTIES, PS, PS1, PT, PY, PYW, R, RAKE, RB, RBX, RC, RE, README, REG, REST, RESW, RESX, RHTML, RJS, RPROFILE, RPY, RSS, RST, RXML, S, SASS, SCALA, SCM, SCONSCRIPT, SCONSTRUCT, SCRIPT, SCSS, SGML, SH, SHTML, SML, SQL, STY, TCL, TEX, TEXT, TEXTILE, TLD, TLI, TMPL, TPL, TXT, VB, VI, VIM, WSDL, XAML, XHTML, XOML, XML, XSD, XSL, XSLT, YAML, YAWS, YML, ZSH

Web/Hypertext: HTM, HTML, Markdown, MD, URL

 

Dateiwiederherstellung leicht gemacht

Gleich vorne weg, diese Funktion gibt es nur im OneDrive for Business und nicht in der freien OneDrive Version! Mit dieser Funktion könnt ihr die Datei zu jedem beliebigen Zeitpunkt innerhalb der letzten 30 Tage wiederherstellen und ggf. mit der aktuellen Version vergleichen. Warum solltet ihr dies tun wollen? Eure Datei könnte gelöscht, beschädigt oder verändert worden sein. Eventuell habt ihr auch nur vergessen beim Spielen mit den neusten PowerPoint Funktionen die automatische Speicherfunktion zu deaktivieren. Schwamm drüber, ab sofort wählt ihr in den Einstellungen eures OneDrives einfach „wiederherstellen“, danach könnt ihr einen Zeitpunkt angeben und die entsprechende Datei wählen. Wir finden dies ist ein super Feature. Die einfache Bedienung schafft Akzeptanz und Transparenz gleichzeitig und im Gegensatz zum Papierkorb greift diese Funktion auch bei Veränderungen.

 

OneDrive on Demand – Spart Speicherplatz und Zeit

Eines der besten neueren Features ist OneDrive OnDemand. Die Funktion erkennt ihr an dem blauen Wölkchen hinter eurer Datei im OneDrive Client. Sobald ihr die Datei öffnet, wird diese heruntergeladen. Zuvor verbraucht sie kaum Speicherplatz auf eurem Computer. Das ist schon ziemlich cool, birgt leider das Risiko, das man auch mal offline arbeiten muss oder möchte und hat zuvor vergessen die Datei herunterzuladen. Du kannst ganze Verzeichnisse je nach Bedarf markieren und diese offline verfügbar machen. So nimmst du die Dateien zum Beispiel mit in den Flieger. Der Sync danach funktioniert wie gewohnt. Fertig bearbeitet Verzeichnisse oder Dateien könnt ihr mit einem Klick der rechten Maustaste auch umstellen auf den OnDemand Modus. Hierzu einfach „Speicherplatz freigeben“ wählen. Die lokale Kopie der Datei wird gelöscht. Die Version in der Cloud bleibt natürlich erhalten. In der anderen Richtung klappt dies natürlich genauso, hierzu einfach „Immer behalten auf diesem Gerät“ auswählen.

 

Bei Fragen und Ergänzungen zu diesem Thema oder Ideen für eine neue Folge nuboRadio freuen wir uns von euch zu hören!