In unserer letzten Folge haben wir euch 10 Punkte vorgestellt, die ihr in einem Digitalisierungsprojekt möglichst vermeiden solltet. Heute geht es um 10 wichtige Punkte, die Euch bei diesem wichtigen Vorhaben unterstützen sollen.

Wir haben beide Folgen in einem Visual für euch zusammengefasst. Ihr könnt es gerne HIER herunterladen und für eure Zwecke verwenden.

#1 Planung & Organisation

Office 365 ist eine ganzheitliche Plattform und sollte deshalb auch ganzheitlich betrachtet werden. Die Einführung erfolgt über Projektstreams. Achtet bei der Planung und Organisation daher nicht nur auf das „Big Picture“ sondern auf kurz-, mittel- und langfristige Ziele. Die Interaktion zwischen den Projektstreams ist das A und O und wird leider oft unterschätzt.

#2: Mitarbeiter einbinden

Digitale Transformationsprojekte sind Organisationsprojekte. Neben den Keyplayern der IT-Abteilung sollten auch Mitarbeiter aus anderen Kreisen und Bereichen eingebunden werden. Sind die Key User noch passend aufgestellt? Motivierte, neue Mitarbeiter sollten ebenfalls angesprochen werden. Nur so kommt frischer Wind in die Organisation. Werden Entscheidungen immer wieder vom gleichen Projektteam beschlossen, wird es immer das gleiche Ergebnis geben. Die Key-User der Fachbereiche sollten von vorneherein in das Projekt eingebunden werden, sollten mitgestalten und mitreden dürfen.

#3: Kommunikation

Ihr plant einen Change? Super! Erstellt am besten so schnell wie möglich einen Kommunikationsplan. Derartige Strategieprojekte erfordern viel taktische Kommunikation zu bevorstehenden Neuerungen und dessen Mehrwert. Kommuniziert frühzeitig und kontinuierlich auf allen Kanälen. Die Umstellung bzw. ein Training sollten nicht zwei Tage vorher angekündigt werden.

Beispiele für die Kommunikation

  • Was soll erreicht werden?
  • Was habe ich als Anwender davon?
  • Wann geht es los?
  • Was passiert gerade?
  • Welche Erfolge konnten bereits erzielt werden?
  • Welcher Standort startet wann und wer ist bereits umgestellt?

Beispiele für sinnvolle Kanäle

  • Intranet
  • Infoscreens
  • Yammer
  • Newsfeeds
  • Wie wäre es mit einem internen Unternehmenspodcast?
  • And last but not least: Die gute, alte Mitarbeiterzeitung 🙂

#4: Schulungen

Warum versuchen wir einen Change mit alten Herangehensweisen, veralteten Methoden und längst hinfälligen Schulungskonzepten herbeizuführen? Ganz ehrlich, bei der Ankündigung einer Office 365 Schulung fragen sich die Mitarbeiter für gewöhnlich: „Was soll ich da? Ich arbeite daheim seit 2 Jahren mit Windows 10, OneNote und OneDrive. Excel und PowerPoint beherrsche ich sowieso…“. Mit Standardschulungen kommen wir längst nicht mehr weiter. Man darf also kreativ werden.

Sinnvolles Arbeiten mit OneNote ist in 3-4 Stunden erklärt.
Surface Hub? Erklärt die wichtigsten Abläufe und lasst die Mitarbeiter ausprobieren. Das dauert ca. 60 Minuten.
Was ist neu in WIN 10 und Office 365… Konzentriert euch bitte auf die Delta-Themen.
Usw.

Konzentriert euch bei den Schulungen auf die neuen Arbeitsabläufe, den Prozess und zeigt wie das Tool den Arbeitsalltag einfacher gestalten kann. Oder wollt ihr dass das Surface Hub in der Ecke verstaubt?

#5: Mehrwerte generieren

Die Fachbereiche fordern mobiles Arbeiten? Dann findet eine Lösung. Die Tools dafür sind schon lange verfügbar. OneNote, Outlook, SharePoint Online. Das Rad ist Rund, wir müssen es also nicht neu erfinden. Die Kunst liegt darin, den neuen Prozess zu definieren und die Teams auf das neue Arbeiten vorzubereiten.

#6: Vorleben – Geht als Beispiel voran

Wer heute versucht etwas einzuführen, kommt nicht drum herum die neue Technik vorzuleben. Immer und immer und immer wieder, zu wiederholen und zu zeigen, dass es geht! Das gilt für Entscheider, das Management, das Projektteam, die Key User und das IT-Team.

#7: Prozessanalyse

“When you digitise a shitty Process, you have a shitty, digital Process.“ – Thorsten Dirks CEO Telefónica Germany.

Damit euch dies nicht passiert empfehlen wir euch dringend Prozesse zu analysieren, zu überdenken und zeitgemäß anzupassen. Seid mutig und stellt die Sinnhaftigkeit der liebgewonnenen Prozesse in Frage und setzt euch gegen Äußerungen wie „Das haben wir schon immer so gemacht“ hinweg.

#8: Zwischenziele

Das große Ganze ist wichtig. Und seien wir ehrlich, jedes Transformationsprojekt hat ein Projektziel und auch Budgetvorgaben. Diese Ziele und Vorgaben sollten natürlich eingehalten werden. Mit der Veränderung selbst hat das jedoch wenig zu tun. Nach außen sollten die kleinen Erfolge in den Mittelpunkt gestellt werden:

Welcher Standort ist bereits online?
Welche Apps sind implementiert und werden genutzt.
Die ersten Postfächer in der Cloud oder die ersten Teams Sites in O365.

Macht Ergebnisse sichtbar. Bei den Anwendern (und das sollte eure Zielgruppe sein) am Ende mehr als eine Zahl in einem Projektdashboard.

#9: Machen

Was nützt euch ein fantastisches Konzept, Managementmeetings und Beschlüsse, wenn der wichtigste Punkt nicht zum Tragen komm? Jeder SPRICHT vom großen Change und der Notwendigkeit der digitalen Transformation. Aber nur die Wenigsten kommen ins MACHEN.

Action speaks louder than words!

Begeistert eure Miterbeiter in dem Ihr einfach mal MACHT. Viele erwarten gar nicht die 100%-Lösung, sie wollen den ersten Schritt und Fortschritte sehen. Muss man wirklich darauf warten, dass Marketing die Kachel im CI freigibt, oder kann die Funktion nicht schon früher freigegeben werden? Hauptsache ist, dass die Mitarbeiter die Anwendung testen und nutzen können.

#10: Dokumentation und Hilfestellung

Neben Schulungen sollte unbedingt ausreichend Dokumentation zur Verfügung stehen. Und weil wir mittlerweile im 21. Jahrhundert sind, darf diese sich nicht nur auf eine 100seitige Anleitung beschränken. Versucht den Inhalt und Support über unterschiedliche Formate zur Verfügung zu stellen:

  • Kurzvideos
  • One Pager und Visuals
  • Yammer Beiträge
  • Kurzanleitungen
  • FAQ’s
  • Tutorials

Wer im Standard bleibt, hat sogar den Vorteil, dass viele Inhalte von Microsoft und anderen Anbietern kostenfrei heruntergeladen und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden können.

Wir hoffen unser Visual und die zwei dazugehörigen Folgen motivieren euch, helfen euch bei der Planung für 2018 und geben ein wenig Inspiration. Teilt die Folge und das Visual gerne auch im Unternehmen und in euren Social-Media-Kanälen. Wir möchten unsere Botschaft für möglichst viele Cloud-Worker zugänglich machen und brauchen dafür eure Hilfe 🙂