Wer suchet der findet heißt es immer, doch was wenn nicht? Mit dieser neuen Episode von nuboRadio möchten wir euch die neuen Suchmöglichkeiten von Microsoft vorstellen. Was heißt neu? So ganz neu ist sie natürlich nicht, jüngst gab oder gibt es ein Update was Optik und Funktion angeht. Die Suche selbst funktioniert für euch nach wie vor gleich, jedoch sind Ergebnisse besser und treffsicherer. Um die Brücke von der Gegenwart in die Zukunft zu schlagen, fangen wir mit einer kleinen Runde Suchsyntax an. Was jedoch neu ist bzw. gerade erst in der Preview verfügbar, ist Bing for Business. Heute in der Kurzvorstellung, ein umfangreicher Erfahrungsbericht folgt dann in ein paar Wochen.

Die Suchsyntax in SharePoint / Office365

Die Suchsyntax in SharePoint ist gar nicht so kompliziert wie viele immer denken. Auch auf google kann man mit gewissen syntaktischen Eingaben die Suche präzisieren. Stellt ihr z.B. etwas in Anführungszeichen („“) sucht ihr genau nach diesem Begriff, Satz oder Wort. Gebt ihr vorher z.B. noch ein Title:“SharePoint“ ein, werden alle Inhalte angezeigt in deren Titel das Wort SharePoint vorkommt. Das Ganze lässt sich mit AND und OR verknüpfen. Im Visual haben wir euch einmal ein kleines Beispiel zusammengepackt.

Nach diesem kleinen Ausflug in die Suche von SharePoint bzw. Office365 jetzt ein Blick in die Gegenwart und die Zukunft der Suche. Eins ist klar, die Suche ist und bleibt einer der mächtigsten Bestandteile in SharePoint und Office365 und ist mittlerweile überall allgegenwärtig und tief in Microsoft365 integriert.

Suchen und finden mit der intelligenten Suche von Microsoft 365

Mit dem Suchen und dem Finden ist es ja immer so eine Sache, auch wir kennen das aus unserem Alltag. Wo waren noch gleich die Präsentationen abgelegt? Im SharePoint, in Teams oder doch auf OneDrive? Die Suche hilft uns dabei schnell und treffsicher die richtigen Inhalte zu finden. Hierzu wird im Hintergrund Microsoft Graph genutzt. Unser digitaler Suchagent hilft uns, Personen und relevante Inhalte schneller in der ganzen Organisation zu finden. Dank der Einführung künstlicher Intelligenz (KI) in unserem Arbeitsalltag hat es die Suche einfacher, für uns personalisierte Ergebnisse und Suchresultate anzuzeigen, egal ob im Intranet oder Internet. KI ist mittlerweile überall gegenwärtig.

Immer schnell und besser findet ihr die richtigen Dokumentenversionen, die zuletzt bearbeitete Präsentation oder Excelkalkulation, Experten in eurem Standort oder der ganzen Firma um mit hilfreichen Tipps eure PowerQuery Abfrage fertig zu stellen. Dank Microsoft Graph und Microsoft 365 super einfach und schnell gemacht und was ist jetzt wirklich neu…

Der Mittelpunkt der Suche

Klare Antwort, du! Ich? Klar, die Ergebnisse sind auf dich angepasst und maßgeschneidert. Im Mai 2018 auf der SharePoint Virtual Summit wurde die personalisierte Suche für SharePoint in Office 365 vorgestellt. Stand Januar 2019 gibt es wieder Neuigkeiten, Microsoft Graph wurde noch tiefer integriert und die Suchergebnisse sind noch personalisierter auf Basis deiner letzten Suchen, Fähigkeiten, Berechtigungen, Kollegen etc.. Klingt kompliziert, ist es bestimmt auch 😉 Für dich im Vordergrund jedoch gar nicht. Läuft alles ganz schnell im Hintergrund ab, KI du weißt es ja schon.

Keine Sorge, Microsoft Graph zeigt dir neben den personalisierten natürlich auch weiterhin alle Ergebnisse auf denen du berechtigt bist zu deiner Suche an. Jedoch werden die persönlichen Treffer höher geratet und stehen daher weiter oben, da die KI hier einen höheren Treffer annimmt. In der ein oder anderen Gelegenheit wird man bestimmt auch mal auf Seite zwei oder drei schauen müssen. Wir sind schon neugierig auf eure Praxisberichte!

Der Lack war ab, wie man so schön sagt. Daher gab es auch optisch gleich noch eine kleine Frischzellenkur und die Suche samt Ergebnissen glänzt im neuen Layout. Es ist nun einfach Ergebnisse zu filtern. Hinzu kommt das ab sofort jeglicher Inhalt in den SharePoint Online Seiten gefunden wird.
Quelle – Microsoft – Schneller Suchen und Finden mit der neuen Suchergebnisseite

Wie bereits schon gesagt, wurde die Suchperformance nochmals deutlich verbessert. Das Interface ist schneller und die Anfrage wird schneller bearbeitet. Doch wann kommt der Zauber zu euch? Stand Januar sollte die neue Suche über die SharePoint Homepage bereits verfügbar sein. Der globale Rollout war für Ende 2018 angekündigt.

Quelle – Microsoft – Wieder mit am Start, eine kleine Livepreview der Inhalte. Ab sofort deutlich prominenter als bislang

Bing – jetzt auch im Geschäft

Ganz neu am Start und aktuell nur als Preview verfügbar: Bing Business! Wir haben uns die Preview einmal angeschaut und sind noch im Test. Sobald wir mehr Erfahrungen gesammelt haben, werden wir diese natürlich mit euch teilen :).

Bing for Business ist die neue intelligente Suchfunktion von Microsoft 365 und verwendet natürlich neben KI auch den Microsoft Graph. Diese neue Intelligenz soll euch helfen Zeit zu sparen um relevante Inhalte schneller und einfacher zu finden. Neben Berechtigungen zu Konfiguration kann man auch Locations einrichten um noch besser Ergebnisse für Zielgruppen oder einzelne Standorte zu definieren. Wie mittlerweile bei Microsoft üblich kann Bing for Business auf allen Endgeräten und Browsern genutzt werden. Angezeigt wird eine Kombination aus Arbeits- und Webergebnissen, so hat man neben einer allgemeinen Definition von Reisekosten auf Wikipedia auch die aktuelle Vorlage griffbereit.

Die eingegebenen Daten werden natürlich konform geschützt! Alle Suchanfragen werden anonymisiert, über alle Unternehmen aggregiert und vom öffentlichen Suchverkehr auf bing.com getrennt! Es wird auch keine zielgerichtete Werbung wie bei der Suche üblich eingeblendet. Im Umkehrschluss können Werbetreibende nicht eure Unternehmensidentität oder andere Profilinformationen sehen! Was benötigt die Suche um richtig zu funktionieren, eine Azure Active Directory-Authentifizierung um Zugriff zu der entsprechenden Ablage zu erhalten? Ergänzend gibt es auch noch zwei Browser Add-ins, auch diese testen wir für euch einmal durch und geben euch hierzu Feedback.

Wir haben den Test gerade erst gestartet, die Konfiguration ist sehr einfach. Wenn ihr es selbst einmal testen wollt, wendet euch an euren Administrator und geht gemeinsam in einen kleinen Piloten. Hier der Link zum Test der Preview – http://aka.ms/b4bprivatepreview – wer Lust hat über seine Erfahrungen zu berichten. Wir freuen uns über einen Interviewpartner zu dem Thema!
Quelle – Microsoft – Bing for Business Suchergebnisse

Office365 und die Taskbar, mehr als gute Freunde

Schon eine ganze Weile haben wir darauf gewartet. Offline- und Onlinewelten wachsen noch näher zusammen. Was bringt euch das jetzt? Mit Microsoft 365 erhaltet ihr innerhalb von der Windows 10 Suchleiste in Zukunft neben den Ergebnissen aus verknüpften OneDrive Speichern, E-Mails und Lokalen Ergebnissen auch alle Ergebnisse aus SharePoint Online bzw. Office 365. Neben Dokumenten findet die Suche auch Personen innerhalb eures Office 365 oder eures Outlook Adressbuches per Name, Skill oder einem anderen Attribut. Wir finden das ist ein richtig gutes Feature.
Quelle – Microsoft – Die integrierte Personensuche in der Windows Taskbar

Schneller relevante Informationen, Seiten oder Apps finden

www.office.com kennt ihr bestimmt schon als den zentralen Einstiegspunkt – ihr müsst euch hier einloggen. Auch hier wird immer wieder weiter gearbeitet und gefeilt. Ihr bekommt im Portalzugriff in Zukunft neben den Apps auch die zuletzt bearbeiteten und hochgeladenen Dokumente. Natürlich mit einer Preview des Dokuments, auch relevante Websites in Office365 und SharePoint, gepinnte Dokumente, oder euer OneDrive haben sich in den Schnellzugriff eingefunden. Die Seite bringt euch hoch personalisierte Ergebnisse. Probiert sie am besten gleich mal aus 🙂
Quelle – Microsoft – Der neue Office 365 Startbildschirm

Darfs noch etwas mehr sein?

Ganz klar, JA! Microsoft wird den Konnektivitätsumfang von Bing for Business noch deutlich ausweiten. Hierzu ist Bing for Business mit eigenen Lernalgorithmen ausgestattet um euch auch bei Fragen direkt das richtige Dokument oder allgemeiner den richtigen Inhalt aufzeigen zu können. Hierzu werden neben den für euch freigegebenen Dokumenten dann auch die Internetabfragen wieder mitgenutzt. Neben SharePoint und Office 365 finden auch Inhalte wie Genehmigungen des ERP Systems den Weg nach Bing for Business. Die Kombination aus Intranet und Internet Inhalten soll uns ein einmaliges Erlebnis aus für uns relevanten Inhalten liefern, wir sind wirklich sehr neugierig was die KI zusammen mit dem Microsoft Graph in dieser ersten Runde alles für uns mit bringt und wo die Reise noch hingeht.
Quelle – Microsoft

Möglichkeiten für Multi-Geo Umgebungen 

Bei all den neuen Möglichkeiten sollen auch weiterhin die hohen Standards zur Sicherung eurer Privatsphäre gelten und aufrecht bleiben. Das Thema Multi-Geo haben wir bereits in einer Podcastfolge (https://nuboworkers.com/050-multikulti-multi-geo/) beleuchtet. Nach wie vor ein super Thema für international aufgestellte Unternehmen. Jetzt gibt es auch mehr Möglichkeiten in der Suche. Die Daten und der Index der Multi-Geo-Suche werden hierbei lokal in der Region gespeichert, die Suchergebnisse umfassen und vereinheitlichen dabei diesen Index, basierend auf deinem Standort. Die Suchfunktion steht in Microsoft 365 im Enterprise Suchcenter für OneDrive, SharePoint und Delve zur Verfügung. Über ein Suchparameter kann die Suche auch auf globalen Inhalte ausgeweitet werden.

Pinnwand Fotos finden

Vollkommen automatisch werden ab sofort auch Bildinhalte abgelegt. Bildinhalte können hoch informativ sein, vielleicht denkst du auch gerade an die Bilddokumentation des letzten Meetings. OneNote kann Bildinhalte bereits seit längerem indizieren. Das kann Office365 jetzt noch viel besser und schneller. Mögliche Inhalte können auch Visitenkarten, Whiteboards, eine Quittung oder der Screenshot mit den Notizen oder Fragen zum neuen Homepage-Layout sein. Sollte es einem von euch möglich sein, auch eine Röntgenaufnahme zu testen, bitte teilt uns das Ergebnis mit, denn auch das soll in Zukunft funktionieren.


Quelle – Microsoft

Suchen ist schön und gut, nur was tut man dann mit den Inhalten oder wie kommt man daran? Auch für das Szenario hat Microsoft eine Antwort für euch. Texte in Bildern können egal ob gescannt oder digital erzeugt über Hintergrunddienste extrahiert werden.

OneDrive for Business kann bereits seit einiger Zeit als Bildspeicher für eure Bilder vom Smartphone hinterlegt und genutzt werden. Diese werden natürlich auch indiziert und erkannt. Wohin führen uns diese ganzen Informationen? Einer der nächsten Schritte wird das Auslösen und Bearbeiten von Informationen via Flow sein, hier sind viele Szenarien möglich, stell dir vor du bist in einem Meeting zum Projekt „Future Workplace“. Am Whiteboard wurden viele Informationen erfasst. Nach dem Meeting machst du ein Bild mit deinem Handy, automatisch wird dieses in OneDrive for Business gespeichert. Weil du einen Flow konfiguriert hast der von neuen Bildern getriggert wird, läuft dieser los und sucht nach dem Projektnamen und findet „Future Workplace“ um die Projektdokumentation zu komplettieren, wird das Foto jetzt in den Projektraum kopiert. Noch ist das Zukunftsmusik, schauen wir mal wie lange noch. Denn Kollaboration beginnt im Kopf und nicht mit Technik.

Links:

Microsoft Techcommunity
Nuboradio – Multi-Geo Folge
Bing for Business
Bing for Business Preview Anmeldung
Das Visual zur Folge