Co-Authoring in Lists & Libraries

Heute widmen wir uns dem Thema der Zusammenarbeit in Listen, Bibliotheken & Dokumenten in SharePoint bzw. der Microsoft 365 Welt. Welche Vorteile hat das Co-Authoring, welche Herausforderungen gibt es und wie wichtig sind die Metadaten dabei? Markus liefert euch heute die Antworten.

 

 

Co-Authoring in Listen und Bibliotheken

Das gemeinsame Bearbeiten in Microsoft Lists ermöglicht es mehreren Benutzern, in Echtzeit an Listen zusammenzuarbeiten, was die Zusammenarbeit und Produktivität verbessern kann. Hierzu gehören folgende Punkte:

 

• Echtzeit-Zusammenarbeit: Mehrere Benutzer können Listen gleichzeitig bearbeiten, und Änderungen werden in Echtzeit angezeigt. Das funktioniert ähnlich, wie das gemeinsame Bearbeiten in anderen Microsoft 365-Apps wie zum Beispiel Word und Excel.
• Integration mit Microsoft 365: Microsoft Lists integriert sich nahtlos mit anderen Microsoft 365-Diensten wie SharePoint, Teams und OneDrive, was das Teilen und Zusammenarbeiten an Listen erleichtert.
• Berechtigungen und Freigabe: Um eine Liste gemeinsam zu bearbeiten, benötigen Benutzer die entsprechenden Berechtigungen. Listen können mit bestimmten Personen oder Gruppen geteilt werden, und die Berechtigungen können verwaltet werden, um zu steuern, wer die Liste anzeigen oder bearbeiten kann.
• Versionsverlauf: Microsoft Lists führt einen Versionsverlauf, der es Benutzern ermöglicht, Änderungen nachzuverfolgen und bei Bedarf zu früheren Versionen zurückzukehren.
• Mobiler Zugriff: Benutzer können von mobilen Geräten aus auf Listen zugreifen und diese bearbeiten, sodass die Zusammenarbeit auch unterwegs fortgesetzt werden kann.
• Metadatenverwaltung: Metadaten helfen dabei, Dokumente besser zu organisieren und zu durchsuchen. In SharePoint können benutzerdefinierte Spalten hinzugefügt werden, um spezifische Informationen zu erfassen.
• Integration in Microsoft Teams: Die Integration von SharePoint-Dokumentenbibliotheken in Microsoft Teams ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit direkt in der Teams Umgebung.

 

 

Herausforderungen beim Co-Authoring

Beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten können verschiedene Herausforderungen auftreten:

 

• Konflikte bei gleichzeitigen Änderungen: Wenn mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument bzw. einer Liste arbeiten, können Konflikte entstehen oder wenn Änderungen überschneiden oder widersprüchlich sind.
• Versionierung und Nachverfolgung: Es kann schwierig sein, den Überblick über verschiedene Versionen und Änderungen zu behalten, insbesondere wenn viele Personen beteiligt sind.
• Zugriffsrechte und Sicherheit: Sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Teile davon haben, kann komplex sein.
• Kommunikation: Effektive Kommunikation ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
• Technische Probleme: Netzwerkprobleme, Softwarefehler oder Kompatibilitätsprobleme können die Zusammenarbeit behindern.
• Metadatenkonsistenz: Bei der Verwendung von Metadaten ist es wichtig, dass alle Beteiligten konsistent und korrekt arbeiten, um die Such- und Organisationsfunktionen optimal zu nutzen.

 

 

Arbeitsweisen die beim Co-Authoring helfen können

Es gibt mehrere bewährte Praktiken, die die Zusammenarbeit an Dokumenten und Listen effizienter und reibungsloser gestalten lässt:

 

• Klare Rollen und Verantwortlichkeiten: Definiere, wer für welche Teile des Dokuments, der Liste verantwortlich ist, um Überschneidungen und Verwirrung zu vermeiden.
• Regelmäßige Kommunikation: Nutze Kommunikationswerkzeuge wie Microsoft Teams, um regelmäßig Updates zu teilen und Fragen zu klären.
• Versionierung nutzen: Verwende die Versionierungskontrolle, um Änderungen nachzuverfolgen und bei Bedarf zu früheren Versionen zurückzukehren.
• Metadaten konsistent verwenden: Stelle sicher, dass alle Beteiligten die gleichen Metadaten verwenden, um die Organisation und Suche zu erleichtern.
• Dokumentvorlagen: Nutze Vorlagen, um Konsistenz in Format und Struktur zu gewährleisten.
• Regelmäßige Überprüfungen: Plane regelmäßige Überprüfungen und Feedback-Runden ein, um sicherzustellen, dass das Dokument auf dem richtigen Weg ist.
• Zugriffsrechte verwalten: Stelle sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf das Dokument haben, um die Sicherheit zu gewährleisten.
• Automatische Speichern-Funktion: Nutze die automatische Speichern-Funktion, um Datenverlust zu vermeiden.
• Schulungen und Richtlinien: Biete Schulungen an und erstelle Richtlinien für die Zusammenarbeit, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die besten Praktiken kennen und anwenden.

 

Metadatenverwaltung

Ja, es gibt mehrere bewährte Praktiken zur Metadatenverwaltung in SharePoint, die dir helfen können, deine Dokumente effizient zu organisieren und zu verwalten:

 

• Verwaltete Metadaten verwenden: Nutze verwaltete Metadaten, um eine konsistente und zentrale Verwaltung von Begriffen und Taxonomien zu gewährleisten.
• Klar definierte Taxonomien: Erstelle klare und strukturierte Taxonomien, um die Klassifizierung und Suche nach Dokumenten zu erleichtern.
• Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung: Überprüfe und aktualisiere regelmäßig die Metadaten und Taxonomien, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Geschäftsanforderungen entsprechen.
• Benutzerfreundliche Metadatenfelder: Gestalte die Metadatenfelder benutzerfreundlich und intuitiv, damit die Benutzer sie leicht verstehen und anwenden können.
• Schulungen und Richtlinien: Biete Schulungen an und erstelle Richtlinien zur Verwendung von Metadaten, um sicherzustellen, dass alle Benutzer die besten Praktiken kennen und anwenden.
• Automatisierung nutzen: Verwende Automatisierungstools und Workflows, um die Metadatenverwaltung zu vereinfachen und Fehler zu minimieren.
• Konsistente Benennungskonventionen: Implementiere konsistente Benennungskonventionen für Dokumente und Metadaten, um die Organisation und Suche zu verbessern.

 

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