Anfang des Jahres 2018 haben wir das Thema „Metadaten“ im Interview mit Sophie von Brühl schon kurz angeschnitten. Da es sich unserer Meinung nach aber um ein sehr wichtiges und spannendes Thema handelt, widmen wir diesem heute eine ganze Folge nuboRadio.

Außerdem gibt es einen aktuellen Anlass sich mit dem Thema Metadaten zu beschäftigen, denn wir werden diese in Kürze auch in den Dateien in Microsoft Teams verwenden können.

Was sind Metadaten?

Was sagt den eigentlich der Duden über Metadaten?

„Daten, die anderen Daten übergeordnet sind“

Also sind Metadaten Informationen über Daten. Das heißt, sie beschreiben die eigentlichen Daten auf eine Art und Weise. Jeder von Euch ist Metadaten schon begegnet, denn dafür müsst Ihr nur den Explorer öffnen und Euch eine Liste Eurer Dokumente oder Bilder anzeigen lassen. Hier seht ihr dann schon Metadaten: Geändert am, Erstellt am, Größe, Dateiendung und so weiter. All dies sind Metadaten von Dateien. Zur bildlichen Erklärung greifen wir gerne noch einmal den schönen Vergleich aus dem Interview mit Sophie auf: Bei Menschen wäre das z. B. die Augen- oder Haarfarbe. Ob blau oder braun, ob blond oder rothaarig.

Bestimmte Metadaten werden automatisch hinterlegt, so wie die zuvor genannten. Wir können aber auch mit Metadaten arbeiten, diese selbst festlegen und uns so zu Nutzen machen. Dies bringt uns schon zu unserer zweiten Frage:

Wofür benötigt Ihr diese Metadaten?

Wir wissen jetzt was Metadaten sind, aber welchen Zweck haben Metadaten eigentlich? Mit Metadaten könnt ihr die Suche nach Dokumenten vereinfachen, ihr könnt Filtern und so offene Strukturen nutzen. Nehmen wir als Beispiel eine SharePoint Dokumentenbibliothek. Um eine Struktur zu schaffen, werden immer noch häufig Ordner angelegt – der eine enthält Angebote, der andere Rechnungen und so weiter. Die Dokumente werden in den Ordnern nach ihrer Art abgelegt. Mit Metadaten ist diese Verschachtelung nicht mehr notwendig. In dem wir beim hochladen eines Dokumentes diesem bestimmte Informationen mitgeben, also die Metadaten hinterlegen, können wir anschließend danach filtern. Das coole daran, die Möglichkeit des Filterns beschränkt sich nicht auf eine Information, sondern wir können nach allen Informationen, die wir zuvor hinterlegt haben, filtern. Keine fixe Ordnerstruktur mehr, sondern eine Ablage an einem Ort und trotzdem ist eine übersichtliche Darstellung der Dokumente möglich.

Jeder Mitarbeiter kann sich in einer Dokumentenbibliothek die für Ihn wichtigen Filter setzten und mit der Struktur, die für Ihn am besten passt, arbeiten.

Damit Euren Mitarbeitern der Zweck von Metadaten deutlich wird, ist es wichtig am Anfang verständlich zu erklären, was Metadaten sind und warum Ihr Euch erst einmal die Arbeit machen müsst die richtigen Metadaten zu finden und zu hinterlegen. Hier kommen wir auch schon zum dritten Schritt:

Welche Metadaten sind für Euch wichtig?

Die Metadaten sind im Bewusstsein der Mitarbeiter angekommen, jetzt geht es darum die richtigen Metadaten für Euch zu finden. Denn nicht für jeden Bereich sind dieselben Metadaten die Richtigen.

Bevor wir Metadaten zum Einsatz bringen, müssen wir uns Gedanken machen, welche Informationen über die Daten wichtig sind und uns bei der Suche helfen. Daher möchten wir Euch ein paar hilfreiche Stichpunkt mitgeben, die Euch bei der Planung Eurer Metadaten helfen sollen:

  1. Fangt damit an Euch Gedanken zu machen, nach welchen Begriffen Ihr suchen würdet – und notiert diese auch!
  2. Fragt Eure Kolleginnen und Kollegen nach Schreibeweisen und Abkürzungen – hier sollten einheitliche Bezeichnungen gefunden werden.
  3. Klassifiziert die Informationen und überlegt Euch eine Struktur – z. B. Dokumentenart = Rechnung, Angebot, Dokumentation….
  4. Übertreibt es nicht, denn die Daten sollen auch gepflegt werden. Wenn für jedes Dokument 10 Spalten gefüllt werden müssen, gerät der Mehrwert wieder in den Hintergrund

Metadaten könnt ihr in SharePoint in Websitespalten hinterlegen. Hier bieten sich verschiedene Spaltenarten an, um diese zu pflegen.

  • Spalte mit Textfeld, die der Benutzer ausfüllt – Nachteil: es können Tippfehler passieren oder jeder verwendet wieder eigene und damit unterschiedliche Begriffen
  • Spalte mit Auswahlmenü, der Nutzer kann vorgefertigte Begriffe wählen
  • Verwaltete Metadaten im TermStore – das schauen wir uns jetzt noch einmal genauer an

Verwaltete Metadaten im Terminologiespeicher

Im Terminologiespeicher könnt Ihr Eure Metadaten einpflegen und als Baumstruktur abbilden. Dieser ist auch mit einer Berechtigungsregelung ausgestattet, sodass nicht jeder Mitarbeiter den Terminologiespeicher bearbeiten kann. Beachtet hier, dass nur Terminologiespeicheradministratoren den Termstore bearbeiten können. Diese werden vom Farmadministrator berechtigt.

Im Terminologiespeicher könnt Ihr verschiedene Gruppen anlegen. Diesen können eine Beschreibung und Gruppenleiter hinzugefügt werden, welche dann die Gruppe auch bearbeiten kann.

Der Gruppe werden dann Ausdruckssätze hinzugefügt, das sind die Überbegriffe z.B. Abteilungen, Standorte. Darunter wiederum werden die Begriffe gesammelt. In unserem Beispiel verschiedenen Abteilungen – Personal, IT, Controlling. Der Vorteil an dieser Metadatenstruktur ist, ihr könnt Synonyme oder andere Sprachen hinterlegen. Nehmen wir das Beispiel Personal. Hier hinterlegen wir noch die Bezeichnungen HR und Human Ressource. Sucht jetzt jemand nach diesen beiden Begriffen, findet er die Inhalte, bei denen Personal als Abteilung angegeben wurde.

SharePoint biete Euch mit dem Terminologiespeicher die Möglichkeit professionelle Metadatenstrukturen anzulegen. Allerdings solltet Ihr auch hier aufpassen, Eure Struktur nicht zu komplex und zu kompliziert werden zulassen.

Ihr habt noch Fragen rund um das Thema Metadaten und Terminologiespeicher? Wir helfen Euch gerne!