Wisst ihr wieviel Zeit ihr in wöchentlichen Meetings verbringt, wieviel Zeit ihr tatsächlich fokussiert, ohne Unterbrechung, arbeitet? Der MyAnalytics Service von Microsoft kann euch dies sagen und bietet gleichzeitig die Möglichkeiten Einstellungen vorzunehmen, eure Zeit in Zukunft anders einzuplanen.

Kurz gesagt bietet euch MyAnalytics eine Analyse eures Arbeitsalltages, wie viel Zeit ihr mit was verbringt. Dieser Service ist vielleicht nicht jedem bekannt oder läuft auch eher im Hintergrund mit und darf deshalb heute in den Fokus rücken und erhält unsere volle Aufmerksamkeit.  Beginnen wir mit der Startseite.

Startseite/Dashboard

Auf www.office.com könnt ihr auf das myAnalytics-Dashboard zugreifen und direkt alle Statistiken über eure Arbeitsmuster einsehen. Außer dem fokussierten Arbeiten, wird auch die Zeit des Zusammenarbeitens, sowie das Trennen von Privatleben und Arbeit, usw. errechnet.

Fokus

Im Abschnitt Fokus wird die geblockte Zeit angezeigt, in der ihr wirklich fokussiert gearbeitet habt. Anhand eures Kalenders und den darin stehenden Terminen werden die einzelnen Muster errechnet.

Aus diesem Grund haben wir für euch noch einen super Tipp.

Ihr habt die Möglichkeit einen „Fokusplan“ zu erstellen, um regelmäßige Fokuszeiten in eurem Outlook-Kalender zu setzen. Das ist dann so ähnlich wie einen Serientermin zu erstellen. Die empfohlene Dauer pro Tag liegt bei ca. 2 Stunden und kann natürlich beliebig am Vor- oder Nachmittag eingeplant werden. Ihr erhaltet dann eine Benachrichtigung über diese Termine und ob es eventuell sich mit einem eurer Termine überschneidet.

Unter folgendem Link erhaltet ihr eine genaue Anleitung, wie das funktioniert, was ihr beachten solltet und während eurer Fokuszeit werden in Microsoft Teams und Skype for Business die Chats automatisch auf stumm geschaltet, damit ihr auch wirklich ungestört arbeiten könnt. MyAnalytics-Fokusplan.

Wohlbefinden

Bei dem Thema Wohlbefinden geht es darum, wie viel Tage es ohne Unterbrechungen wie Chats, Telefonate, Meetings zur Verfügung standen und das auch im privaten Bereich. Zudem erhält man Tipps, wie man z.B. Stress verringern oder die Work-Life Balance besser beibehalten kann.

Natürlich geht aus den vorhandenen Office 365 Daten hervor, ob ihr in den „Ruhetagen“ an einem Dokument gearbeitet habt, oder tatsächlich „Ruhe“ hattet. Das hilft einem vor Augen zu führen, was man denn „mal schnell“ noch nebenbei so alles erledigt.

Zusammenarbeit

Wie viel wurde zusammen gearbeitet? Hier wird eine Liste mit den „aktiv zusammenarbeitenden Kollegen“ angezeigt, die wöchentlich aktualisiert wird. Unter anderem könnt ihr auch eure Besprechungsgewohnheiten anschauen. Wie viel Zeit habt ihr z.B. in Besprechungen verbracht und wie viel Prozent sind das von der wöchentlichen Arbeitszeit? Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie viele Stunden es tatsächlich sind, ist das eine tolle Funktion. Zudem wird angezeigt, wie viele Besprechungen bzw. geblockte Termine in letzter Minute abgesagt wurden.

Netzwerk

Im Abschnitt „Netzwerk“ werden die Kontakte angezeigt, mit denen ihr kommuniziert habt. Sind es bestehende oder neue Kontakte? Dieses Ergebnis basiert aus den Arbeitsaktivitäten des letzten Monats aus den Kategorien E-Mails, Anrufe, Benachrichtigungen und Chats. Ihr habt auch hier die Möglichkeit, Kollegen als „Favoriten“ zu speichern und eine kleine Auswertung der Zusammenarbeit mit verschiedenen Filtern vorzunehmen.

 

Soviel zu den Funktionen von myAnalytics. Nun habt ihr noch weitere Möglichkeiten diesen Service innerhalb von Outlook zu nutzen. Wie in der nuboradio Folge Microsoft Viva – Eine Revolution? schon erwähnt, gibt es hier statt myAnalytics das Add-In Insights für Outlook. In der Desktopversion sowie im Web ist es schon verfügbar. Die mobile Version muss leider noch ein wenig Geduld üben.

Über die Einstellungen -> E-Mails -> Aktionen gelangt ihr zu dem Add-In Insights, das dann aktiviert werden kann. Sobald dann eine E-Mail geöffnet wurde und ihr auf den Punkt Insights klickt, wird folgendes angezeigt.

 

Wie auch bei myAnalytics werden alle Resultate aus vorhandenen Daten ausgewertet. Nun kommt bei Insights noch die Funktion der „Aufgabenerkennung“ dazu. Das bedeutet, wenn ihr mit einem Kollegen eine Unterhaltung per E-Mail führt aus der Insights eine Aufgabe erkennt, z.B. bis nächsten Freitag werde ich Dokument xy überprüft haben, schlägt Insights daraus eine Aufgabe vor. Diese kann dann direkt von Insights zu ToDo hinzugefügt bzw. erstellt werden.

Nun liegt es mal wieder an euch :-). Markus sagt immer so schön, Zeit hat man nicht, man muss sie sich nehmen. Da hat er vollkommen recht! Nutzt ihr myAnalytics bzw. Insights und habt ihr euch schonmal die von Outlook wöchentlichen E-Mails dazu angeschaut und analysiert? Wie immer freuen wir uns von euch zu hören und dazu Feedback zu erhalten.

 

Links:

Microsoft Viva – Eine Revolution?

MyAnalytics – Fokusplan

 

 

Dominique

Die Anwendungen aus Microsoft Office 365 bieten uns viele Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Kommunikation in der digitalen Welt. Wie diese eingesetzt werden können stellt euch Dominique mit Best Practice aus dem Projektalltag vor und informiert über neu Funktionen der Tools.