Projektmanagement in SharePoint online
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Mehr InformationenIn dieser Episode von nuboRadio spricht Markus mit Ivonne Atzler, Leiterin Digital Information Management bei Hevert Arzneimittel, über die erfolgreiche Einführung von SharePoint Online und die Ablösung eines externen Projektmanagement-Tools. Das Gespräch zeigt praxisnah, wie Unternehmen den Wandel zu modernen Kollaborationslösungen meistern können.
Inhalt des Artikels
Ivonne Atzler
Ausgangssituation und Herausforderungen
Zu Beginn beschreibt Ivonne die Ausgangslage: Hevert arbeitete mit veralteten SharePoint-Versionen (2010/2013) und einem externen Projektmanagement-Tool, das neben Projektsteuerung auch Ticketsysteme und operative Aufgaben abbildete. Die größte Herausforderung war der Change-Prozess – weg von offenen Zugriffsrechten hin zu klar strukturierten Zusammenarbeitsräumen mit definierten Berechtigungen. Dieser Schritt erforderte ein Umdenken in der Organisation, da nicht mehr „alle alles sehen“ konnten.
Umsetzung: SharePoint Online & Intranet
Die Lösung bestand in einem Intranet auf Basis von SharePoint Online, ergänzt durch zielgruppenbasierte Navigation und die Integration von Projekträumen. Berechtigungen wurden vereinfacht und auf Site-Ebene geregelt, wodurch der Admin-Aufwand sank und die Verantwortung an Site Owner überging. So konnten Fachbereiche selbst entscheiden, wer Zugriff erhält.
Projektmanagement-Revolution mit Microsoft 365
Ein weiterer Meilenstein war die Ablösung des Projektmanagement-Tools. Statt einer teuren externen Lösung setzt Hevert nun auf SharePoint, Teams und Planner. Die Projektsteuerung erfolgt über drei Bausteine:
- eine zentrale Projektliste im Intranet mit Prioritäten und Ansprechpartnern,
- eine Steuerungsliste für das Projektmanagement-Team,
- sowie eine Übersicht für den Führungskreis zur Priorisierung.
Technisch wurde dies mit Power Automate, Standardlösungen und JSON-Formatierungen umgesetzt. Die geplante Projektlaufzeit von sechs bis neun Monaten konnte auf zwei bis drei Monate reduziert werden – ein großer Erfolg für das kleine Projektteam.
Neues Ticketsystem in SharePoint
Auch das Ticketsystem wurde neu gedacht: Jede Abteilung kann nun eigene Ticketlisten in SharePoint nutzen, während eine zentrale Übersicht alle Tickets zusammenführt. Features wie Beobachterfunktion, Status-Dashboard und E-Mail-Benachrichtigungen sorgen für Transparenz und Effizienz. Die Entscheidung gegen Planner für Tickets fiel aufgrund individueller Anforderungen.
Ergebnisse, Mehrwert und Erfolgsfaktoren
Das Ergebnis: Mehr Transparenz, Kostenersparnis durch Wegfall externer Lizenzen und eine moderne, integrierte Lösung für Zusammenarbeit und Projektmanagement. Die Akzeptanz ist unterschiedlich – agile Teams arbeiten bereits sehr gut mit den neuen Tools, während Produktionsbereiche noch Unterstützung benötigen. Schulungen und Change Management bleiben daher zentrale Erfolgsfaktoren.
Zum Abschluss betont Ivonne, dass der größte Stolz auf dem Projektteam liegt: Mit hoher Priorität und Unterstützung der Geschäftsführung konnte das Projekt ein Jahr früher als geplant abgeschlossen werden. Der Ausblick zeigt, dass die Reise noch nicht vorbei ist – insbesondere die Migration der validierten Bereiche steht bevor.
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