SharePoint Modern Search

SharePoint Modern Search oder doch Microsoft Search? Wie funktioniert die Suchumgebung in SharePoint? Markus spricht heute mal wieder über sein Lieblingsthema SharePoint 😁.

Inhalt des Artikels:
Was ist die moderne Suchumgebung in SharePoint?
Die moderne Erfahrung für Listen und Bibliotheken
Suchen auf Seiten – Erweiterung mit PNP
Webpart „Hervorgehobene Inhalte“
nuboLinks

Was ist die moderne Suchumgebung in SharePoint?

Wie du ja weißt, besteht SharePoint aus mehreren „Websites/Sitecollections“ und in einem Unternehmen kann es schnell mal sehr viele davon geben. Dafür gibt es die Suchfunktion. Du findest diese ganz oben in der Mitte (Siehe Bild).

In der modernen Suchumgebung, auch Microsoft Search genannt, werden dir „persönliche“ Ergebnisse angezeigt auf der Basis deiner Aktivitäten in Microsoft365. Diese Art der Suche gilt für deine SharePoint Startseite, den Kommunikationswebsites, auf modernen Teamwebsites und in deinem Account auf office.com.

Der Unterschied zu der „klassischen Suchumgebung“ in SharePoint liegt darin, dass Nutzern diese auf Veröffentlichungsseiten, klassischen Teamwebsites und im Suchcenter angezeigt wird. Beide Suchvarianten sind standartmäßig aktiviert und können auch nicht beeinflusst werden. Für den Nutzer ist es also kaum ersichtlich, welche Art der Suche angeboten wird.

Du gibst beispielsweise den Suchbegriff „Struktur“ ein und die Ergebnisse werden anders aussehen, als bei einer anderen Person.

SharePoint Screenshot Homesite

Wie du auch auf dem Bild sehen kannst werden sogar, bevor du deinen Suchbegriff eingibst, deine letzten Aktivitäten in Microsoft 365 angezeigt und je nach Suchwort, gefiltert.

Sollte bei der Eingabe des Suchbegriffes nicht das Gewünschte erscheinen, kannst du auf „weitere Ergebnisse“ klicken und dir werden alle Ergebnisse in deinem SharePoint angezeigt. Du kannst weiterhin Filtern, welchen Dateityp du suchst oder nach Dateien, Sites, Personen, Neuigkeiten und Bildern.

SharePoint Screenshot Suchergebnisse

In den Einstellungen kannst du deinen Suchverlauf löschen oder herunterladen.

Screenshot SharePoint Einstellungen und Datenschutz

Die moderne Erfahrung für Listen und Bibliotheken

Auch für Listen und Bibliotheken gibt es mittlerweile zwei Versionen. Einmal die klassische und einmal die moderne Erfahrung.

Der Unterschied besteht darin, dass die neue Erfahrung besser auf mobilen Endgeräten dargestellt wird, sind einfacher zu verwenden und laden schneller im Browser, als die klassische Variante. Mal davon abgesehen sieht sie auch einfach besser aus.

Zusätzlich hast du bei der modernen Erfahrung die Möglichkeit über die neue Befehlsleiste moderne Ordner, sowie Upload-Ordner zu erstellen – ähnlich wie in OneDrive. Noch weitere Möglichkeiten findest du hier bei Microsoft (Unterschiede zwischen modernen und klassischen Erfahrungen für Listen und Bibliotheken (microsoft.com).

SharePoint Screenshot Bibliothek

Hier siehst du die moderne Ansicht.

Wenn du noch die klassische Erfahrung eingestellt hast, kannst du diese ganz einfach unter folgender Anleitung ändern.

SharePoint Seite auswählen und auf „Websiteeinstellungen“ klicken. Dann „erweiterte Einstellungen“ wählen und ganz runter scrollen. Unter dem Punkt „Listenerfahrung“ die gewünschte Variante auswählen.

Einstellungen auf die „neue Erfahrung“ ändern:

Einstellungen für die moderne Ansicht in SharePoint

Hier unser Tipp für deine Suche auf SharePoint

SharePoint Suchtipp

Suchen auf Seiten – Erweiterung mit PNP

Nicht nur mit den Microsoftkomponenten lassen sich Suchergebnisse finden, sondern auch durch die PNP Framework Erweiterungen. Hier hast du die Möglichkeit beispielsweise eine Suchbox in Seiten einzubinden, in denen nach wie vor keine vorhanden ist. Hier findest du noch ein Video zum Thema.

Webpart „Hervorgehobene Inhalte“

Das Webpart „Hervorgehobene Inhalte“ zeigt Inhalte (Seiten, Dokumente, Bilder, Videos, News usw.) dynamisch an, sofern welche verfügbar sind. In der Standardeinstellung zeigt es die Inhalte an, die du zuletzt verwendet hast. Das kannst du beim Einfügen des Webparts allerdings noch anpassen. Du kannst festlegen, von welchen Quellen, die Inhalte (von einer Dokumentenbibliothek, einer Websitesammlung usw.) bezogen werden sollen.

In diesem Webpart kannst du dann verschiedene Filter und Suchparameter eingeben und hast dir somit eine „kleinere“ Suchvariante in deine SharePoint Seite eingebaut.


 

Wie du also sehen kannst gibt es unzählige Möglichkeiten, die Art und Weise der Suche in SharePoint anzugehen. Fakt ist, je besser du im Vorfeld deine Inhalte benannt und strukturiert hast, desto einfacher wirst du sie im Nachhinein finden!

Wie kommst du mit der Suche in SharePoint klar?

Wir freuen uns wie immer von dir zu hören per E-Mail, Kontaktformular oder auf Social Media.

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Klassische und moderne SharePoint-Benutzeroberfläche (microsoft.com)
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Markus

Aus der Praxis für die Praxis stellt Markus euch regelmäßig alleine oder mit Gästen Neuigkeiten zum Thema digital collaboration mit Microsoft Office 365 oder allgemeine Themen aus der agilen digitalen Welt vor.

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