Teams Summit mit Marion Kleiss und ihr Projekt bei TRUMPF
Aus der Praxis für die Praxis. Zusammen mit Marion Kleiss (Ext. Projektleiter bei der Fa. TRUMPF) war Markus bei einer Teams Summit und beide haben über ihren Projektalltag und den Rollout von Microsoft 365 bei der Fa. TRUMPF erzählt.
Da das Projekt immer noch brandaktuell ist, ist es umso spannender den direkten Austausch mit Marion zu haben. Dieses Best Practice wird euch in den kommenden Wochen bzw. Monaten begleiten, da wir immer mal wieder einen Part davon vertiefen und in Form einer nuboradio Folge veröffentlichen werden.
Ihr dürft also gespannt sein, was für geniale Ideen und Tipps Marion für euch hat! Solltet ihr vorab mehr Fragen dazu haben oder neugierig geworden sein, bucht gerne eine kostenfreie Erstberatung auf www.nuboworkers.com/bookings
Heute folgt ein grober Überblick, was bist jetzt in diesem Projekt alles gelaufen ist und wie das funktioniert hat.
Inhalt des Artikels:
Roadmap/User Change nach dem Projektende
Auf der Teams Summit erzählt Marion, dass sie für den User Change von Microsoft Office 365 zuständig ist. Sie ist nicht nur für das Planen verantwortlich sondern auch als Change Consultant unterwegs und somit auch teilweise für die Durchführung. Natürlich mit Unterstützung von den nuboworkers.
Die Firma TRUMPF im Süden Deutschlands hat 14.000 Mitarbeiter weltweit mit insgesamt 80 Tochtergesellschaften in 34 Ländern.
Rollout Übersicht
Es wurden folgende Tools ausgerollt.
- Aktuelle Outlook Postfächer wurden komplett in die Cloud verfrachtet mit einer Komplettmigration.
- Skype deaktiviert
- Mehr als 10 neue Tools eingeführt. Als zentrales Tool Microsoft Teams, für interne Unternehmenskommunikation weltweit Yammer eingeführt, To Do & Planner, OneNote Online, OneDrive, SharePoint Online, Stream, Forms, sowie Whiteboard in Teams. Später kam dann noch FindTime dazu & Microsoft Lists.
Aktuell findet der Rollout der Microsoft PowerApps statt.
Die Herausforderung bestand darin nicht nur die Tools zur Verfügung zu stellen, sondern auch neue Arbeitsprozesse damit zu finden und zu implementieren, um die Arbeitsabläufe schneller, digitaler & effizienter zu gestalten.
Das private Mobilgerät durfte dafür unter anderem genutzt werden und so war auch ein kultureller Wandel, der begleitet wurde, von Nöten, um standortunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen und zu manifestieren. Dies hat einige Zeit im Projekt in Anspruch genommen.
Außerdem war es wichtig den richtigen Formatmix für alle zu finden. Der Eine liest gerne, der Nächste hört gerne und ein Anderer benötigt Bilder fürs Lernen und Verstehen.
Vorbereitung
Ein großes Projekt benötigt große Vorbereitung, wie auch dieses hier. Mit 1,5 Jahren Vorbereitung konnte die eigentliche Durchführung mit einem fertigen und ausgearbeiteten Konzept starten, was wirklich wichtig war.
Es konnte auch mit einem Piloten getestet und noch bevor dem eigentlichen Beginn verbessert werden. Durch die Pandemie wurde ein Teil des Konzeptes über den Haufen geworfen, da es geplant war viele vor Ort Veranstaltungen abzuhalten, was im Nachhinein aber keinerlei Nachteile mit sich brachte. Eher im Gegenteil. Die Workshops wurden dann einfach auf digital umgerüstet und online durchgeführt.
Marion würde bei einem erneuten weltweiten Rollout definitiv mehr digitale Veranstaltungen mit einplanen, da mit den vorhandenen Tools es einfach immer besser und reibungsloser funktioniert. Nichts desto Trotz ist bei dem Thema User Change der Mensch im Vordergrund und somit der „Live“-Aspekt nicht zu unterschätzen und wegzudenken.
Storytelling
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und braucht Sicherheit. Das wissen alle und so ist es auch nicht verwunderlich, dass für dieses Projekt eine komplett neue Welt erschaffen wurde, die immer präsent war und ist und die Menschen darin begleitet hat und weiterhin begleitet. Die Mitarbeiter konnten sich so an die neue Welt gewöhnen und die neuen Arbeitsprozesse und Abläufe besser und einfacher umsetzen.
In der Geschichte von TRUMPF wurde der „Future Workplace“ erschaffen. Das Ziel war es, etwas Neues, Futuristisches zu entwerfen, das auf den Arbeitsplatz der TRUMPF-Zukunft hinwies. Mit einem Raketenstart ins All startete das Ganze und wurde von verschiedenen Guardians begleitet, die unterschiedlicher nicht sein könnten in ihren Eigenschaften und Arbeitsweisen.
Der Fokus hierbei lag auf dem Thema
– Mach mal etwas Anderes
– Probiere etwas Neues aus
– Lasse alte Arbeitsmuster los.
Grafisch könnt ihr das Thema sehr schön in unserem Visual sehen, das auch auf der Teams Summit gezeigt wurde.
Teams Summit Visual
Multiplikatoren
Die sogenannten Guardians wurden so gewählt, da ein andere Key-Aspekt des Projektes die Zusammenarbeit der Mitarbeiter und untereinander war. Im Team lässt es sich einfach besser arbeiten und so unterschiedlich wir Menschen auch sind, sind es auch die Guardians.
Jeder hat unterschiedliche Eigenschaften und Verhaltensweisen, die für eine gemeinsame Mission allerdings extrem wichtig und zielführend sind. Keiner sollte sich ausgeschlossen oder im Stich gelassen fühlen.
Durch diese Herangehensweise konnten die Teilnehmer in den Workshops abgeholt werden und haben verstanden, dass es völlig ok ist, sich selber zu sein und sich treu zu bleiben. In Kombination mit den verschiedenen Lerntypen wurde daraus ein interaktives Teilnehmer Erlebnis, das nachhaltig im Gedächtnis blieb und umgesetzt werden konnte.
Ein anderer Aspekt beim Thema Multiplikatoren war auch, einzelne Personen zu finden, die als tatsächlicher Multiplikator fungieren und andere nicht nur in der Zeit des Rollouts unterstützen, sondern auch begeistern und mitreisen, am Ball zu bleiben und die „neue Welt“ anzunehmen.
Angelehnt wurden diese an die Serie „Guardians of the Galaxy“.
Roadmap/User Change nach dem Projektende
Gerne wird mit Ende des Projektes davon ausgegangen, dass jetzt alles funktioniert und die „Lernphase“ soweit abgeschlossen ist und danach der neue Alltag seinen Lauf nimmt.
Die Praxis sieht da oft anders aus, da die Übergangsphase von dem Projektende bis hin zum neuen Alltag nicht mehr begleitet und unterstützt wird. Ein nachhaltiger User Change kann nur dann erfolgen, wenn genau dies in der Übergangsphase passiert.
Das bedeutet, dass auf der Roadmap des Projektes das Thema User Change mehr Zeit eingeplant werden sollte.
Die Teams Summit hat beiden sehr gut gefallen und so entstand die Idee ausführlicher über das TRUMPF Projekt zu berichten. Der erste ausführliche Teil dieser Serie mit dem Thema „Kommunikations- & Redaktionsplanung“ folgt in ein paar Wochen. Solltet ihr in der Anfangsphase einer Umstrukturierung sein und Hilfe benötigen, bucht gerne einen Termin oder schreibt uns eine Nachricht. Wir freuen uns auf weitere nuboradio Folgen mit Marion Kleiss.
Links:
Teams Summit – 05. Oktober 2021 – M365 Summits (m365-summits.de)
