Wenn ihr Hubwebsites nutzt, solltet ihr das beachten

Bereits in einer vergangenen Folge nuboradio haben wir einen Blick auf die Hubwebsites geworfen. Seitdem ist einiges passiert. In der heutigen Episode möchten wir euch nochmal „abholen“ – was gibt es an Vorausplanung zu bedenken und welche Funktionen stehen euch zur Verfügung?

Eine sogenannte „Über“-Seite oder wie wir es kennen HUBWEBSITE eignet sich wunderbar um z.B. von einer SharePoint Online Communication Site (Kommunikationswebsite) auf verschiedene unter Teams Sites zu verlinken. Dabei bildet dieser Hubkonstrukt eine Art Arbeitseinheit. Stelle dir einen Hafen vor, der als Hubsite fungiert und die einzelnen Schiffe, die von diesem Hafen aus navigiert und gesteuert werden sind deine Unterseiten.

Jedes Schiff ist zwar eigenständig, jedoch gehört es immer zum Hafen. So kann man z.B. über die Hub Einstellungen ein einheitliches Design vererben, News von den Unterseiten in die Hubsite aggregieren oder auch Besucherberechtigungen über alle Hubsites teilen. Dank der Zielgruppenadressierung in der Navigation, kann auch diese z.B. einen Führungskräfte-Bereich für „normale“ Mitarbeiter verstecken. Die Möglichkeiten sind unendlich groß und warten nur darauf entdeckt zu werden. Wenn ihr dabei Hilfe braucht, stehen wir euch natürlich gerne zur Verfügung!

Das solltest du wissen

Was bietet dir eine Hubwebsite:

• Gemeinsame Navigation
• Aggregation von Inhalten und Suche
• Zentrale Verwaltung von Personen mit Besucherberechtigung
• Zentraler Einstieg

 

7 Dinge, die du bei der Planung eines SharePoint Online Hubs beachten & bedenken solltest:

 

1. Sicherheit & Externe Zugriffe

Du hast die Möglichkeit komplett individuell Rechte anzupassen. Es gibt entweder die Möglichkeit all deinen Mitarbeitern für alle Seiten (Hafen und Schiffe) lesende Berechtigungen zu erteilen, oder nur für einzelne Seiten. Je nachdem, was gebraucht wird. Angenommen deine Mitarbeiter brauchen z.B. nur Zugriff auf das „Schiff“ Personalwesen, dann haben Sie auch nur die Möglichkeit auf dieses Schiff zuzugreifen. Das kann alles auf der Hubsite eingestellt werden. Das gilt natürlich auch für externe Mitarbeiter.

Zum Beispiel gibt es ein Projekt, in dem sie mitarbeiten und dafür wird ein neues Schiff erstellt. Dann kann man auch hier wieder festlegen, dass Externe nur auf dieses einzelne Schiff Zugriff haben. Dafür brauchen Sie nur ein Microsoft Konto und das Unternehmen kann per Link die Berechtigungen versenden. Das Schöne ist, dass in dieser Art von Intranet auch mitgestaltet und mitgearbeitet werden kann, um das Arbeiten interaktiver zu machen. Dafür müssen aber auch hier wieder Berechtigungen erteilt werden. Es läuft also nichts ohne Berechtigungen.

2. Aggregierte News

Informationsmanagement – welch ein schönes Wort. Es trifft es jedoch am Besten. Auf der Überseite (Hafen) werden alle News von den einzelnen Seiten angezeigt und sind für alle dort einsehbar. Somit weiß theoretisch jeder, was auch in anderen Bereichen gerade passiert und das Interesse und die Aufmerksamkeit kann darauf gelegt werden.

Das kann eine Verbundenheit im Unternehmen bei den Mitarbeitern auslösen, die nicht in dem besagten Bereich arbeiten, aber sich für diesen interessieren. Das schafft Transparenz und ein Vertrauen zwischen allen.

3. Branding

Jedes Unternehmen hat bestimmte Farben oder Designs, die es einfach unverkennbar machen. Demnach sollten alle Seiten auch einigermaßen zusammenpassen. Sollte z.B. ein Hub „Personalwesen“ mit den Unterseiten Formulare, Recruiting usw. heißen und die Farbe wäre blau, ist es hier auch möglich das Design auf alle Unterseiten zu vererben oder einzelne Farben aufzugreifen. Somit habt ihr ein einheitliches Bild und für den Nutzer ist es einfacher zu sehen, was alles zusammen gehört.

4. Navigation & Nutzerführung

Es gibt einmal eine übergeordnete Hub-Navigation in der mittlerweile auch eine Zielgruppenadressierung zur Verfügung steht. Die komplette Navigation des Hubs findet man ganz oben links über dem Websitesammlungslogo. Diese Navigation selbst hat zwei Level, was bedeutet, dass es einmal eine sofort sichtbare Navigation gibt und eine ausgeblendete, die angezeigt wird, wenn man mit der Maus drüber fährt. Dieses Verhalten kennt ihr von normalen Internetseiten.

Hier kann man weitere Seiten mit einbinden, Absprünge zu anderen Portalen oder einen geschützten internen Bereich einfügen in dem nur bestimmte Personen Zugriff haben. Dank der Möglichkeit der Zielgruppenadressierung kann dieser Navigationspunkt für nicht autorisierte Nutzer auch ausgeblendet werden. Da sich die Navigation automatisch auf alle Seiten, die diesem Hub zugehörig sind, vererbt, sollte man im Vorfeld schauen und sich Gedanken darüber machen, welche Benutzerführung verwendet werden soll und welche Aufteilung Sinn macht.

5. Suche im Hub

Stellt euch vor ihr habt diverse Formulare und Anträge in eurem Hub und sucht ein Bestimmtes. Nun müsst ihr nicht Stunden damit verbringen, es auf den einzelnen Hubsites zu suchen. Durch die übergeordnete Suche auf der Hauptseite werden automatisch die Hubsites mit durchsucht und durch die Möglichkeit zum Filtern behaltet Ihr den Überblick.

Alternativ könnt ihr natürlich direkt in der Unterseite suchen. Apropos Suchen, den Hub selbst findet Ihr auf eurer SharePoint Übersichtseite. Folgt Ihr einer Hubsite habt Ihr diese noch schneller über die Rubrik „Ich folge“ im Zugriff. Dies funktioniert auch wunderbar in der mobilen SharePoint-App. Ermutigt eure Kollegen:innen den Hubsites zu folgen, um ein schnelleres Finden zu ermöglichen.

6. Namenskonventionen

Wusstet ihr, dass ein Unternehmen bis zu 2.000 Hubsites haben kann? Das sind ganz schön viele. Jetzt kann man sich vorstellen, wie schwierig es ist und wie lange es dauert sich zurecht zu finden, wenn die Namen der Hubsites unlogisch, verwirrend usw. sind. Umso wichtiger ist es sich Gedanken zu machen, wie nenne ich meine Hubsites.

Verwendet eine Sprache (Deutsch, Englisch etc.), verwendet Wörter die eindeutig sind wie z.B. Hub Personalwesen, Hub Marketing etc. Wichtig ist die Definition eines vorangestellten Präfixes oder eines nachstehenden Suffixes. Habt ihr firmeneigene Bezeichnungen, die nicht unserem Beispiel entsprechen? Dann gebt uns gern mal Input. Wir sind gespannt, was ihr euch so einfallen lasst.

7. Change & User Adoption

Dieser Punkt liegt uns, wie ihr vielleicht wisst, sehr am Herzen, denn es sind ja die Benutzer, die ihr erreichen wollt und die mit Hubsites und den Tools arbeiten sollen. Also spart weder an Zeit noch Mühe, um eure Benutzer abzuholen. Je besser ein Mitarbeiter und somit ein Benutzer vorbereitet ist, desto einfacher und effektiver, kann er damit arbeiten und nutzen für sich und das Unternehmen daraus generieren.

Publiziert frühzeitig, dass eine Umstellung kommen wird und bindet die Benutzer im Vorfeld schon ein. Je mehr Werbung und Kommunikation vorher stattfinden, desto einfacher wird es im Nachhinein. Bietet eventuelle Online-Kurse, -Seminare, -Workshops an, holt euch die nuboworkers mit ins Boot :-), die euch unterstützen und mit euch eine Strategie entwickeln, wie das Onboarding einfach und nachhaltig gelingt. Jeder muss erstmal seinen Weg finden, wenn etwas Neues dazukommt. Wird es geführt und begleitet aufgezogen, ist die Zufriedenheit der Benutzer wesentlich besser und ein Win-Win gegeben.

Über dieses Thema könnte ich noch Stunden berichten, denn es ist einfach unendlich vielseitig und umfangreich. Wenn ihr Fragen habt, ein kostenloses Erstgespräch haben möchtet und/oder uns einfach Feedback dalassen wollt, meldet euch bei uns über unser Kontaktformular, Facebook, E-Mail usw. Wir freuen uns schon auf die nächste Folge nuboradio und denkt immer daran Collaboration beginnt im Kopf und nicht mit Technik.

Links zur Folge

nuboradio – Hub Sites – Der Landesteg für deine Teamsites

Planung von Hubwebsites

Erstellen einer Hubwebsite

Einrichten des Websitedesigns

SharePointMaven