#031 – Microsoft Flow & To-Do – Hand in Hand zur Selbstorganisation
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Ihr kennt schon Microsoft Flow und Microsoft To-Do? Habt diese jedoch noch nie kombiniert? Bereits in den zwei Folgen:
- Folge Flow – Bist du im Flow
- Folge To-Do – Stressfreies Aufgabenmanagement mit To-Do
berichteten wir über die beiden Tools, Ihre Funktion, Ihre Vor- und Nachteile sowie praktische Anwendungsfälle für beide. Doch was passiert wenn man diese beiden super Hero Tools miteinander kombiniert? Entsteht dann womöglich ein unbesiegbarer Selbstorganisationsriese? Werfen wir einmal einen Blick auf diese spannende Kombination von Automatisierung mit Microsoft Flow und Organisation mit Microsoft To-Do.
Use case 1 – Das E-Mail Helferlein
Herrn Bit den Leiter des Application Supports eines Konzerns kennen wir bereits aus anderen Folgen. Herr Bit möchte seine persönliche Organisation straffen und optimieren. Schon seit einiger Zeit nutzt er in einem Selbstversucht Microsoft To-Do zur Organisation seiner persönlichen Tagesaufgabencheckliste. Er selbst hat für sich definiert, hier nur die wichtigsten Punkte und zeitkritische Aufgaben abzulegen und mit Fälligkeiten zu tracken. Unwichtigere Themen oder Themen ohne Kritikalität erfasst er manchmal auch hier, jedoch in einer separierten Liste. Vor kurzem hat er herausgefunden, dass er Listen jetzt auch Teilen kann. Sofort hat er eine Einkaufsliste mit Frau Bit geteilt, auch diese sehr kritischen Aufgaben sind jetzt getrackt und entspannen das Familienleben. Einen wichtigen Punkt jedoch hat Herr Bit immer noch nicht organisiert bekommen, sein Postfach. Damit ist Herr Bit keine Ausnahme. In seinem Fall kommt es häufig vor, dass er als wichtig gekennzeichnete E-Mails bekommt und diese entsprechend abgehackt werden müssen. Bislang legte er immer händische Aufgaben in To-Do an. Im über Microsoft Planner koordinierten Meeting, erzählte ihm sein Teamkollege, dass er solche E-Mails jetzt mit Flow direkt in automatisch nach Microsoft To-Do überträgt. „Das ist ja praktisch“, denkt sich Herr Bit und setzt sich in einer ruhigen Minute an diese Aufgabe. Hierzu öffnet er Flow über https://flow.microsoft.com. Über die Vorlagen wählt er das entsprechende Template, welches noch auf Wunderlist basiert. Im nächsten Schritt wird er zur Authentifizierung in beiden Apps aufgefordert und sieht bereits den Flow. Den Wunderlist Schritt löscht Herr Bit, da er ja nicht mit der alten Wunderlist-App sondern mit dem moderneren To-Do arbeiten möchte. Hierzu erstellt er einen Schritt für To-Do. Im To-Do Schritt wählt Herr Bit im Folgenden noch die Liste aus, auf welcher der Flow die entsprechende Aufgabe anlegen soll. Auch den Betreff, sowie Inhalt und Fälligkeitsdatum kann Herr Bit hier festlegen. Jetzt noch speichern und fertig! Mit diesem einfachen Schritt hat Herr Bit auch den letzten grauen Fleck seiner Manuellen To-Do Erstellung eliminiert.
Use case 2 – Planner Hilfe
Wie die meisten Kollegen hat Herr Bit viele verschiedene Teams, Projekte und Aufgabenpakete unter sich. Auch die Anzahl der Apps auf seinem Smartphone und seinem Windows Computer wächst stetig an. Zur Selbstorganisation, hat Herr Bit entschlossen sich vollständig auf Microsoft To-Do zu verlassen. Die drei alten SharePoint Listen hat er hierzu schon mit Flow umgestellt, so dass bei ihm zugewiesenen Aufgaben direkt ein To-Do Task angelegt wird. Nun fehlt Ihm nur noch eine App um seine vollständige Selbstorganisation mit Microsoft To-Do sicherzustellen: Microsoft Planner! Herr Bit weiß, dass Planner auch eine App und Benachrichtigungsfunktion anbietet. Für Ihn ist es jedoch wichtig nur eine App mit seinen Tagesaufgaben zu haben, analog sein Notizbuch, welches er vor einigen Jahren noch für die Aufgabenorganisation nutze. So öffnet er erneut Flow über die Weboberfläche. Schnell hat er eine Vorlage mit dem entsprechenden Trigger „When a task is assigend to me – Planner“ gefunden. Im Anschluss fügt er nur die entsprechende Aktion zum Erstellen eines Microsoft To-Do Tasks hinzu. Herr Bit ist sich im Klaren darüber, dass er, auch wenn er den To-Do Task erledigt hat, dennoch in Planner die Aufgabe schließen muss. Hierzu gibt er die wichtigsten Informationen in den Text seiner To-Do Aufgabe mit an. Er hofft und wünscht sich hier noch eine weitere Aktivität, mit welcher man rückwärts die Aufgabe im Microsoft Planner als erledigt kennzeichnen kann. Herr Bit kann es kaum erwarten die zukünftigen Entwicklungen von Microsoft To-Do im Zusammenspiel mit Microsoft Flow in seinem Alltag zu etablieren und fügt direkt zwei seiner neuen Ideen für Aktionen auf der offiziellen Microsoft Seite hinzu.
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