Immer mehr Unternehmen mit einer Microsoft Strategie setzen auch auf OneDrive. Microsoft stellt OneDrive sowohl für Privatanwender als auch für Unternehmen zur Verfügung. Bei der Entscheidung OneDrive unternehmensweit für alle Mitarbeiter auszurollen muss einiges beachtet werden. Um die Mitarbeiter optimal im Rollout zu unterstützen und während der Einführung ordentlich zu begleiten, empfehlen wir ein solches Vorhaben als eigenständiges Projekt einzuplanen. Wir haben in den letzten Jahren viele solcher Projekte begleitet und eine kleine Anwender FAQ zusammengestellt. Dieses gibt es auch in Form eines Visuals zum freien Download. Einfach HIER klicken :-).

Mitarbeiter abholen und Frust vermeiden

Für gewöhnlich wird OneDrive für die Selbstorganisation der Mitarbeiter eingeführt. In solchen Fällen löst OneDrive den klassischen, persönlichen Ordner der Mitarbeiter ab. Oft sind diese Ordner gut gefüllt, enthalten wichtige Informationen der vergangenen Jahre und der Mitarbeiter hat eine enge Bindung zu seiner Struktur aufgebaut. Und obwohl OneDrive unzählig viele Vorteile bietet und genauso wie ein Ordner funktioniert, tun sich viele Anwender sehr schwer mit einer solchen Umstellung.

Die Skepsis der Mitarbeiter ist eher emotionaler Natur und hängt nur in einigen Fällen mit der Technologie zusammen. Oft geraten Mitarbeiter in Stress, wenn man Ihnen sagt, dass der persönliche Ordner durch einen neuen ersetzt wird. Allein diese Aussage genügt, um eine Blockade aufzubauen.

Eine gute Vorbereitung ist das A und O

Um die Mitarbeiter nicht weiter zu beunruhigen, sollte die Vorbereitung für den Wechsel auf OneDrive nicht nur die technischen Aufgaben berücksichtigen sondern auch ausreichend Kapazität für Schulungen, How-To Material eine FAQ und Argumentationsketten vorbereitet werden. Ein gut informierter und geschulter Mitarbeiter fühlt sich dann gut aufgehoben und steht der geplanten Änderung nicht mehr ganz so skeptisch gegenüber.

Was die Mitarbeiter wirklich wissen wollen

Frage 1: Was ist OneDrive? Und warum wird es im Unternehmen eingeführt?

  • Mit OneDrive können Mitarbeiter persönliche Dokumente zentral speichern und von unterschiedlichen Geräten und Standorten abrufen, mit andren Teilen und editieren.
  • Solange der Mitarbeiter keine Freigabe-Links verschickt kann nur er oder sie auf die Inhalte zugreifen.

Frage 2: Was habe ich persönlich davon?

  • Mit OneDrive werden Dokumente automatisch in die Cloud synchronisiert und somit gesichert.
  • Die Versionierung ist fantastisch und funktioniert auch mit mehreren Anwendern.
  • Der Zugriff auf OneDrive erfordert keine VPN Verbindung.

Frage 3: Wann ist die Umstellung?

  • Das Datum der Umstellung sollte kurz vor dem Roll-Out kommuniziert werden.
  • Der Grund sowie die Notwendigkeit für die Umstellung sollte noch früher kommuniziert werden.

Tipp: Wir empfehlen hierfür einen Kommunikationsplan aufzuarbeiten. Zu diesem Thema haben wir euch unten die dazugehörige Podcast Episode verlinkt.

Frage 4: Muss ich selbst aktiv werden?

  • Informiert den Mitarbeiter was genau passieren wird und lasst den Mitarbeiter wissen, ob dieser vorher aufräumen sollte und welche Daten überhaupt in OneDrive sinnvollerweise übertragen werden sollten.
  • Es macht keinen Sinn, Daten die mehrere Jahre alt sind in OneDrive zu übertragen. Diese Frage sollte das Projektteam frühzeitig zum Projektbeginn klären.

Frage 5: Wer ist mein Ansprechpartner bei technischen Problemen?

  • Sollte es Key User geben, sollten diese auch informiert und eingebunden werden.
  • Ist der Support informiert und geschult?

Frage 6: Wie viel Speicherplatz habe ich in OneDrive?

  • Das ist eine der am häufigsten gestellten Fragen.
  • Jeder Projektbeteiligte sollte diese Frage zu jeder Zeit beantworten können.
  • Im Standard werden 1 TB pro Anwender zur Verfügung gestellt. Wir kennen Firmen die den Speicherplatz z.B. auf 10 GB, 50 GB oder 250 GB reduzieren.

Frage 7: Soll bevorzugt lokal oder online gearbeitet werden?

  • Ist man am Arbeitsplatz, kann auch ruhig lokal gearbeitet werden. Dafür ist dann auch keine Internetverbindung erforderlich.
  • Die Onlinebearbeitung setzt eine Internetverbindung voraus. Dafür kann dann aber auch geräte-, und standortunabhängig gearbeitet werden.

Frage 8: Was passiert, wenn jemand über Outlook einen Freigabelink weiterleitet? Kann die Person dann auf mein Dokument zugreifen?Wenn bei der Outlook Freigabe „Kann bearbeiten“ ausgewählt wurde und ein Empfänger die Nachricht weiterleitet, kann jeder, der die Nachricht empfängt, das freigegebenen Element ebenfalls bearbeiten. Benutzer mit Berechtigungen zum Bearbeiten können auch andere Personen einladen, um ihnen Berechtigungen zum Bearbeiten des Elements zu erteilen.

Frage 9: Was gehört denn eigentlich in den OneDrive?

  • Dieses Frage sollte frühzeitig im Projektteam bearbeitet werden.

Frage 10: Was passiert, wenn mein PC eine kleine Festplatte hat?

  • Das ist der Grund, weshalb einige Firmen den Speicher von 1 TB auf z.B. 250 GB reduzieren.
  • Ist die Festplatte voll können nicht mehr alle Daten aus der Cloud als lokale Kopie auf der Festplatte zur Verfügung gestellt werden.

Frage 11: Was passiert mit der Synchronisation, wenn sich mehrere Mitarbeiter an einem Pool-Rechner anmelden?

  • Alle Daten werden lokal und in der Cloud gespeichert.

Frage 12: Wie sehe ich, wer in einer Datei was geändert hat?

  • In den Office Anwendungen können sowohl die eigenen als auch die Änderungen der Kollegen über die Funktionen „Aktivitäten“ eingesehen werden.
  • Mithilfe der Versionierung können auch unterschiedliche Versionsstände verglichen werden.
  • Die letzten Änderungen können aber auch in der Weboberfläche von OneDrive angezeigt werden. In der Spalte „Geändert von“ ist zu sehen, wer das Dokument zuletzt bearbeitet hat.

Frage 13: Kann ich auch vom Smartphone auf meine Dateien in OneDrive zugreifen?

  • Ja, die OneDrive App kann für iOS und Android Systeme über den App Store heruntergeladen werden.
  • Es bietet sich an, die App über das Mobile Device Management des Unternehmens zum Rollout zu verteilen.

Frage 14: Wofür brauche ich die Online-Oberfläche?

  • In der Online-Oberfläche kann man sehen, für welche Ordner man von einem Kollegen Zugriff erhalten hat.
  • Der Papierkorb ist nur online verfügbar.
  • Sollte man nicht mehr wissen, für welche Ordner oder Dokumente man Zugriffe vergeben hat, genügt ein Blick in die Spalte „Freigegeben“.

Frage 15: Kann ich vom Rechner eines Kollegen auf meinen OneDrive zugreifen?

  • Ja, dazu muss man sich nur am PC des Kollegen mit dem eigenen User in der Web-Oberfläche anmelden. Auf diese Weise können Dokumente eingesehen und geöffnet werden, ohne das diese lokal auf dem Rechner des Kollegen synchronisiert werden.
  • Man kann sich auch am PC des Kollegen direkt anmelden und dann OneDrive starten. Allerdings werden die Daten auch lokal synchronisiert und das ist in den meisten Fällen nicht gewünscht und sollte beachtet werden.

Wichtige Links