Aufgaben differenzieren – Wer, wie, wo, was?
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Mehr InformationenHeute tauchen wir in die Welt der Aufgabenverwaltung innerhalb von Microsoft 365 ein und schauen uns die verschiedenen Tools an, die uns dabei unterstützen, unsere Aufgaben effizient zu organisieren und zu verwalten. Im Fokus stehen Microsoft To Do, Planner, Loop, Lists und Outlook.
Inhalt des Artikels
Microsoft To Do
Beginnen wir mit Microsoft To Do. Dieses Tool ist perfekt für die persönliche Aufgabenverwaltung geeignet. Es ermöglicht uns, Aufgabenlisten zu erstellen, Fälligkeitsdaten und Erinnerungen hinzuzufügen und unsere Aufgaben nach Priorität zu organisieren. Eine besonders nützliche Funktion ist „Mein Tag“, die uns hilft, uns auf die wichtigsten Aufgaben des Tages zu konzentrieren. To Do integriert sich nahtlos mit Outlook, sodass Aufgaben aus E-Mails direkt in To Do übernommen werden können. Dies erleichtert die Verwaltung von Aufgaben, die aus der täglichen E-Mail-Kommunikation entstehen.
Microsoft Planner
Weiter geht es mit Microsoft Planner, einem leistungsstarken Tool für die Teamaufgabenverwaltung. Planner ermöglicht es uns, Aufgaben in Buckets zu organisieren, sie an Teammitglieder zuzuweisen und den Fortschritt durch Statusanzeigen wie „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ zu verfolgen. Mit Planner können Teams ihre Arbeit visuell organisieren und den Fortschritt mit Diagrammen und Kalenderansichten im Blick behalten. Besonders praktisch ist die Integration von Planner in Microsoft Teams, die die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb von Teams erleichtert.
Microsoft Loop
Ein weiteres spannendes Tool ist Microsoft Loop. Loop bietet flexible, kollaborative Arbeitsbereiche, in denen Teams gemeinsam an Projekten arbeiten können. Loop-Komponenten können in verschiedenen Microsoft 365 Apps wie Teams und Outlook verwendet und synchronisiert werden. Dank der Echtzeit-Synchronisation sorgt Loop dafür, dass alle Beteiligten immer mit den neuesten Daten arbeiten. Zudem nutzt Loop AI, um kontextbezogene Vorschläge zu machen und die Zusammenarbeit zu verbessern.
Microsoft Outlook
Kommen wir nun zu Microsoft Outlook. In Outlook können Aufgaben direkt aus E-Mails erstellt werden, indem die Nachverfolgung aktiviert wird. Diese Aufgaben erscheinen dann auch in To Do, was eine zentrale Verwaltung von Aufgaben ermöglicht. Outlook bietet zudem Planungs- und Erinnerungsfunktionen, die in der Liste „Geplant“ und im Bereich „Mein Tag“ in Outlook für das Web angezeigt werden. Die Integration von Outlook-Aufgaben mit To Do erleichtert die zentrale Verwaltung von Aufgaben.
Microsoft Lists
Zu guter Letzt werfen wir einen Blick auf Microsoft Lists. Du kannst dieses Tool in die Aufgabenverwaltung integrieren, um Teams bei der Organisation und Verfolgung ihrer Aufgaben zu unterstützen. Mit Microsoft Lists kannst du benutzerdefinierte Listen erstellen, die Fälligkeitsdaten, Prioritäten, Status und Verantwortliche enthalten. Ebenso kannst du mit Vorlagen häufige Szenarien abbilden und dadurch die schnelle Erstellung strukturierter Aufgabenlisten vereinfachen.
Die nahtlose Integration in Microsoft Teams ermöglicht es, Listen als Registerkarten in Teams-Kanälen hinzuzufügen, sodass dein Team direkten Zugriff auf die Aufgabenlisten hat und in Echtzeit zusammenarbeiten kann. Zudem kann Microsoft Lists mit anderen Microsoft 365 Apps wie Planner und To Do verknüpft werden, was eine zentrale Verwaltung von Aufgaben ermöglicht.
Gegenüberstellung der Tools und Aufgabenmanagement-Methoden
Hast du dir schon einmal Gedanken darüber gemacht, welche Aufgabenmanagement-Methoden so existieren und welches Tool welcher Methode entspricht? Hier findest du eine kurze Zusammenfassung darüber.
Microsoft To Do
Getting Things Done (GTD): Unterstützt das Erfassen und Organisieren von Aufgaben in Listen, ermöglicht das Setzen von Fälligkeiten und Erinnerungen.
Eisenhower-Matrix: Priorisierung durch Markierung von Aufgaben als wichtig oder dringend.
Kanban: Grundlegende Listenansicht, weniger visuell als traditionelle Kanban-Boards.
Microsoft Planner
Kanban: Bietet visuelle Boards mit Karten für Aufgaben, ermöglicht das Verschieben von Aufgaben zwischen Spalten.
Scrum: Unterstützt Sprint-Planung und Aufgabenverfolgung, jedoch weniger detailliert als spezialisierte Scrum-Tools.
Eisenhower-Matrix: Kann durch benutzerdefinierte Labels und Prioritäten simuliert werden.
Microsoft Lists
Getting Things Done (GTD): Ermöglicht das Erfassen und Organisieren von Aufgaben in Listen, mit benutzerdefinierten Feldern und Ansichten.
Kanban: Kann durch benutzerdefinierte Ansichten und Gruppierungen nach Status oder Priorität simuliert werden.
Scrum: Unterstützt die Erstellung von Backlogs und Aufgabenverfolgung, jedoch weniger visuell als spezialisierte Scrum-Tools.
Microsoft Outlook
Getting Things Done (GTD): Integration von Aufgaben und Kalender, ermöglicht das Erfassen und Verwalten von Aufgaben direkt aus E-Mails.
Eisenhower-Matrix: Priorisierung durch Markierung von Aufgaben als wichtig oder dringend.
Kanban: Grundlegende Aufgabenliste, weniger visuell als traditionelle Kanban-Boards.
Microsoft Loop
Kanban: Visuelle Darstellung von Aufgaben und Projekten, ermöglicht das Verschieben von Komponenten zwischen Abschnitten.
Scrum: Unterstützt die Zusammenarbeit in Echtzeit und die Verfolgung von Aufgaben, jedoch weniger detailliert als spezialisierte Scrum-Tools.
Getting Things Done (GTD): Flexibles Erfassen und Organisieren von Aufgaben und Informationen in einem kollaborativen Raum.
Verwaltung in Microsoft Teams
Neben den einzelnen Apps gibt es da noch Microsoft Teams, welches als kollaborative Plattform dient und alles zusammenhält. Die Frage ist jetzt, wie du hier die einzelnen Apps integrieren kannst, ohne den Überblick zu verlieren.
Jeder handhabt das etwas anders, deswegen muss unsere Variante nicht die Ultimative darstellen. Wir haben beispielsweise für unsere nuboRadio Vorbereitung einen eigenen Kanal und in diesem eine Planner Registerkarte mit dem Namen „nuboRadio Planung“ hinzugefügt. In diesem Planner stehen alle Planungspunkte in Bezug auf den Podcast und die Aufgaben sind klar definiert und beschriftet.
Das bedeutet, dass wir innerhalb unseres Teams Aufgaben hauptsächlich in Microsoft Planner bearbeiten und verteilen. Hier haben wir einfach den besten Überblick.
Microsoft To Do nutzen wir einzeln für unsere persönliche Selbstorganisation, wie oben schon beschrieben. Outlook ist gut, um die E-Mails zu kennzeichnen, die wir bearbeiten müssen, was auch zum Thema Selbstorganisation gehört und weniger zur Aufgabenverwaltung in einem Team. Mit Microsoft Loop und deren Arbeitsbereichen arbeiten wir bei den nubos eher weniger, weil uns die anderen Tools reichen. Solltest du Microsoft Loop kennen lernen wollen, kannst du gerne mal in diese Folge nuboRadio Microsoft Loop – nuboRadio by nuboworkers einschalten.
Wir freuen uns wie immer von dir zu hören per E-Mail, Kontaktformular oder auf Social Media.
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