Best Practice OneNote
Im März haben wir euch bereits unsere Best Practice Beispiele für Planner vorgestellt und haben uns gedacht, dass wir daraus gleich eine kleine Serie machen. Daher gibt es heute die Best Practice aus unserem persönlichen und aus unserem Projektalltag mit OneNote.
Allgemeine Tipps für die Nutzung von OneNote
Bevor wir mit unseren Best Practices loslegen möchten wir noch kurz allgemeine Hinweise zur Nutzung von Notizbücher ansprechen.
OneNote Versionen
OneNote könnt ihr aktuell noch in vier verschiedenen Versionen nutzen: OneNote 2016, OneNote App für Windows 10, OneNote Web-Anwendung und die App für eure mobilen Endgeräte. Dabei solltet ihr beachten, dass es zwischen der Desktopversion 2016 und der App für Windows 10 einige Unterschiede gibt, bspw. könnt ihr in der App keine Aufgaben mehr für Outlook definieren oder Vorlagen verwenden.
Ablageort und Zugriff
Möchtet ihr eure Notizbuch auf allen Geräten nutzten und synchronisiert haben, speichert dieses in OneDrive ab. Neue Notizbücher die ihr über die Web-Anwendung erstellt, werden automatisch in OneDrive gespeichert. Zugriff habt erst einmal nur ihr selbst. Möchtet ihr das Notizbuch mit einer bestimmten Person teilen, dann könnt ihr dieses jederzeit freigeben. Der Speicherort bleibt aber immer euer OneDrive und ihr könnt den Zugriff auch wieder entziehen.
Möchtet ihr ein Notizbuch im Team oder sogar in Verbindung mit Microsoft Teams verwenden, ist es am einfachsten das Notizbuch als Registerkarte direkt neu anzulegen, dann wird dieses auf dem SharePoint hinter dem Team abgelegt und jeder hat direkt darauf Zugriff.
Wie nutzen wir nubos OneNote?
Wir selbst haben sehr viele Notizbücher im Einsatz. Sowohl jeder für sich persönlich, als auch gemeinsam im Team und da reichen die Einsätze von internen Notizen bis zur Planung von Kundenprojekten oder der gemeinsamen Nutzung mit externen Partnern :).
Unser nuboRadio OneNote
Unser nuboRadio Notizbuch dient uns als Brainstorming und Ideenboard und gleichzeitig zur Planung der Folgen. Dafür haben wir uns folgende Struktur überlegt. Jeder Monat hat einen eigenen Abschnitt und jede Folge in dem Monat eine eigene Seite. Wichtig dabei, wir behalten immer die gleiche Benennung der Seiten, für eine bessere Übersicht, bei. So beginnt jede Seite mit der Kalenderwoche in der die Folge veröffentlicht werden soll und dann kommt der Name.
Abgeschlossene Monate werden dann in Abschnittsgruppen nach Jahren archiviert. So behalten wir immer den Überblick und wissen genau, für welche Woche noch eine Folge gebraucht wird.
Unser nuboTeam OneNote
Ein weiters stark genutztes Notizbuch ist unser nuboTeam Notizbuch. Hier gibt es Abschnitte für unsere Strategieplanung, unsere Marketingideen, Messen usw., also alles was uns als gesamtes Team betrifft.
Weiter Einsatzmöglichkeiten
Auch unsere Kunden sind große Fans von OneNote und in unseren Projekten haben wir schon die verschiedensten Einsatzmöglichkeiten vorgestellt.
Handbücher
Bei einem Kunden werden in der Produktion und im Service die Mitarbeiter mit iPhones ausgestattet und nutzten darüber unter anderem Teams zur Kommunikation und Dateiablage. Auch Notizbücher sind in diesen Teams erstellt und zwar für jede Maschine die betreut wird ein eigenes. In diesem Notizbuch werden in verschiedenen Abschnitten Lösungswege für Fehler definiert, direkt Bilder angehängt und Neuerungen zu Updates festgehalten. Dank der mobilen App haben die Techniker diese auch beim Kunden direkt Vorort dabei und können nachschauen oder Lösungen eintragen.
Planung Community Inhalte
Für die Planung einer Yammer Kampagne haben wir auch schon OneNote verwendet. Hier werden die wöchentlichen Posts vorbereitet und abgestimmt, die Links, Videos oder Bilder die dazugehören hinzugefügt und die Veröffentlichung selbst ist kein großer Aufwand mehr. Das Notizbuch war hier wieder in die Abschnitte nach Monate und die Seiten nach Wochen eingeteilt. Außerdem haben wir eine Seite als Vorlage erstellt, die eine Tabelle für alle wichtigen Inhalte hat, welche einfach nur kopiert werden muss.
Projektdokumentation
Ein neues Projekt steht an und von Anfang an werden Informationen ausgetauscht. Doch wie alles an einem Ort festhalten? Bei einem Kunden wurden Worddokumente dafür verwendet, doch diese wurden schnell unübersichtlich und haben je nach Länge auch sehr lange geladen. Die Neustrukturierung mit OneNote brachte einen großen Mehrwert. Ein Notizbuch wird für jedes Projekt angelegt und enthält Abschnitte zu Allgemeinen Informationen, Besprechungen, Planungen und Entscheidungen. E-Mails werden zur Dokumentation in das Notizbuch gedruckt und wichtige Dokumente verlinkt
Tagesmappe für Führungskräfte
Ausgedruckte Dokumente und blaue Mappen die jeden Tage gefüllt werden? Diese gehören der Vergangenheit an. Mit OneNote können Tagesmappen digitalisiert werden. Strukturiert werden die Abschnitte und Seiten wieder nach Monaten und Tagen und Unterseiten können für wichtige Termine für eine besser Übersicht verwendet werden. Termininformation werden direkt über die Besprechungsdetails eingefügt, Aufgaben mit den Kategorien markiert und wichtige E-Mails oder Dokumente verlinkt oder in OneNote gedruckt. Änderungen können direkt von der Assistenz oder dem Sekretariat bearbeitet und eingefügt werden, was ein hohes Maß an Flexibilität bietet.
Unser Best Practice aus verschiedenen Projekte und die eigene Nutzung von OneNote macht uns zu großen Fans!
Wie nutzt ihr OneNote? Seid ihr auch so große Fans? Wir freuen uns auf euer Feedback!
