In unserer letztwöchigen kleinen Zeitreise in die Vergangenheit von SharePoint haben wir Bezug auf die Historie genommen, die Vorgehensweise von Microsoft geklärt und die Gegebenheiten in Unternehmen beleuchtet. Hierbei ist aufgefallen, dass Unternehmen und deren Mitarbeiter den Mehrwert noch nicht erkannt haben und einige Lücken im Know-How bezüglich der Nutzung von Apps aufweisen.

Was muss bei der Entscheidung über die Nutzung von Tools berücksichtigt werden? Welche Vorgehensweise ist dabei empfehlenswert und was für eine Rolle spielen dabei die Wünsche und Bedürfnisse von Mitarbeitern? Heute klären wir die wichtigsten Fragen dazu und widmen uns der Wichtigkeit von Chaosmanagement. Wie versprochen bekommt ihr heute auch das passende Visual zur Folge. Klickt einfach auf das Bild, um den Download zu starten.

Müssen wir alles nutzen?

Diese Frage wird nicht selten gestellt und die Antwort ist ganz klar: Nein. Die Apps sind von Microsoft lediglich ein Vorschlag dafür, wie man einen Arbeitsalltag gestalten kann. Die Variationen richten sich nach den Gegebenheiten in Unternehmen, Abteilungen, Arbeitsstil, Anwender usw..

Wer sich gegen die Nutzung der ganz neuen Tools entscheidet, kann die Apps in Office365 deaktivieren. Allerdings sollte man das erst nach einer eingehenden Analyse tun. Es ist wichtig, sich zunächst einen strategischen Überblick über die Entwicklungen in Office365 zu verschaffen. Neben dem technologischen Verständnis sollten man vor allem die Konzepte hinter den Apps verstehen. Vieles hängt zusammen oder baut aufeinander auf. Das ist nicht ohne Grund so. Fehlt das Know-How für die Zusammenhänge, können wichtige Entscheidungen gar nicht oder erst zu spät getroffen werden. Eintägige Workshops schaffen schnell Abhilfe und sorgen für ein besseres Verständnis für die Zusammenhänge der Tools und Hintergründe zu Konzepten.

Hat man erst mal einen guten Überblick, geht es an die Prozesse.

  • Wie arbeiten wir heute?
  • Welcher Prozess muss auf den Prüfstand?
  • Was müssen wir verändern, um für die Veränderungen auf dem Wettbewerbsmarkt mithalten zu können?
  • Was können wir vereinfachen?
  • Was ist das Resultat und somit der Mehrwert für den Mitarbeiter?

Vorgehensweise

Versucht nicht das Ganze zu betrachten, sondern startet immer zunächst mit einem Prozess. Dabei ist es egal, ob es darum geht die Kommunikation, die Projektarbeit, den Informationsfluss oder tatsächliche Solutions auf den Prüfstand zu nehmen. Sich sofort auf alle Apps zu stürzen und alles einführen zu wollen ist nicht nur unrealistisch, sondern führt auch schnell zu Frust im Projektteam und den Fachbereichen.

Mitarbeiter einzubinden ist sehr wichtig. Bildet Arbeitsgruppen bzw. Pilotgruppen und nutzt die Tools für einen gemeinsam definierten Zweck über einen Zeitraum von ca. 12 Wochen.

  • Sammelt Feedback und die Erfahrungen aus diesen Gruppen.
  • Schult die Mitarbeiter in der Pilotgruppe.
  • Teilt und dokumentiert die Ergebnisse. Dieses sind die Grundlagen für die weitere Entscheidungsfindung.

Ja, das hat nichts mehr mit den großen Big-Bang Rollouts zu tun. Aber nur so kommt Nachhaltigkeit in den Prozess.

Fällt die Entscheidung zur Einführung einer App positiv aus, sollte schnell definiert werden, ob im Rahmen der Governance ein neuer Prozess etabliert werden muss und in welchen Abteilungen die App als erstes eingesetzt werden kann.

  • Bindet die Mitarbeiter frühzeitig über Kommunikation ein.
  • Bietet Schulungen an.
  • Schafft einen Raum für Feedback und Fragen. Wie wäre es zum Beispiel mit Yammer?

Leitplanken und Empfehlungen für die Anwender

Mitarbeiter und Anwender wünschen sich Leitplanken und möchten geführt sowie unterstützt werden. Es geht dabei nicht darum vorzugeben, wo, wann und wie geklickt werden muss sondern viel mehr welche App und welches Tool zu welchem Zweck genutzt werden soll. Ganz ehrlich, wenn sich schon viele IT’ler mit diesen Technologien schwer tun, warum sollten dann die Anwender den App-Jungel schneller durchblicken?

Habt ihr schon mal darüber nachgedacht, eure App Landschaft zu visualisieren und diese Informationen zum Beispiel im Intranet zur Verfügung zu stellen? Wir haben damit sehr gute Erfahrungen gemacht. Bei uns intern heißt diese Visualisierung nuboMap. Es ist quasi ein Kompass durch die App-Landschaft eines Unternehmens. Darin sollte festgehalten werden, welche Apps im Unternehmen zur Verfügung stehen und wann bzw. welche App für welchen Zweck genutzt werden soll. Warum eine Visualisierung? Weil die alt bekannten Handbücher für diesen Zweck denkbar ungeeignet sind. Diese können Vorgänge dokumentieren aber mit einem Visual (ihr könnt es natürlich auch anders nennen) kann das Gehirn die Informationen viel einfacher verarbeiten. 

Wenn sich die Landschaft verändert, muss natürlich auch die Map angepasst werden. Neue Mitarbeiter sind für solche Informationen in der Einarbeitungsphase unendlich dankbar und die alten Hasen des Unternehmens können endlich nachvollziehen, zu welchem Zweck eine Anwendung eingeführt worden ist. Die rechts abgebildete Grafik ist unsere beliebte nuboMap. Diese bildet eine Musterlandschaft für die Office365 Umgebung ab. Auch diese Map stellen wir gerne kostenlos zur Verfügung. Der Download erfolgt per Mausklick. Die Map gefällt dir, passt jedoch nicht zu deiner Cloud-Umgebung? Kein Problem. Melde dich einfach per E-Mail bei uns. Wir machen gerne eine angepasste Version fertig.

 

Warum Chaosmanagement?

Eines unserer Lieblingswörter der letzten Monate. Ganz wichtig: Chaos ist ein Zustand. Dieser sollte neutral betrachtet werden. Es liegt leider in unserer Natur, diesen Zustand negativ zu betrachten.

Gründe: Wir haben das Gefühl die Kontrolle zu verlieren, unsere Komfortzone ist bedroht, viele Veränderungen und Situationen zwingen uns geradezu zu handeln. Dabei wäre es uns lieber, alles so lassen zu können wie es ist.

Aus Chaos kann etwas Neues, Gutes entstehen. Um aus Chaos etwas Neues entstehen zu lassen, ggf. auch eine Ordnung, neue Prozesse usw. braucht es nur einen kleinen Anstoß. Was ist der Anstoß? Der Anstoß ist immer der kleinste mögliche Schritt, den ihr im Team gehen könnt. Niemand erwartet, dass das Unternehmen in 24 Stunden neu strukturiert ist, aber Veränderung passiert in Schritten. Manchmal sind diese groß und manchmal klein. Ist der erste Schritt erst mal getan, kommt Bewegung ins Spiel. Damit muss man natürlich umgehen. Für uns alle bedeutet das in der Zukunft, dass wir lernen müssen mit dem aktuell gefühltem Chaoszustand umgehen zu können.

Folgende Tipps können euch dabei helfen:

  • Es hilft schon mal das einfach zu akzeptieren und alles neutral zu betrachten.
  • Versucht die Dinge aus der s.g. Metaebene zu betrachten. Das heißt, geht gedanklich raus aus den ganzen Detailinformationen, betrachtet Eure Prozesse und konzentriert Euch auf die allgemeinen Fakten.
  • Im Chaosmanagement geht es darum sich einen Überblick über die aktuelle Situation zu verschaffen, die Aufgaben zu priorisieren und zu verteilen.
  • Bevor ich mich morgens also ins Chaos stürze und versuche den Kopf über dem Wasser zu halten, wäre es sinnvoller ein kurzes Meeting im Team einzuplanen. Die zu klärenden Themen lassen sich in 15 Minuten besprechen.
    • Wo stehen wir aktuell?
    • Was ist gestern passiert und was haben wir erreicht?
    • Welche Aufgaben sind für den heutigen Tage geplant?
    • Was lief gestern weniger gut und wie können wir das heute anders machen?
    • Gibt es ein Problem, dass schnell gelöst werden muss?
      • Gibt es bereits Lösungsvorschläge?
      • Wer kümmert sich darum?
    • Priorisierung der Aufgaben und Problemlösungen.

Kommunikation ist dabei besonders wichtig:

  • Statusupdates, Ankündigungen, Zusatzinformationen und Co. müssen regelmäßig kommuniziert werden.
  • Das schafft Transparenz bei allen Mitarbeitern und steigert die Akzeptanz der jeweiligen Situation.
  • Versucht dabei möglichst viele Kanäle in der Kommunikation zu bedienen. Die klassische Infomail wird oft nicht mehr von allen Mitarbeitern gelesen oder erreicht diese erst gar nicht.
    • Intranet Ankündigungen
    • Yammer
    • Plakate
    • Infoscreens
    • Usw…. Helfen Euch dabei, die für die Mitarbeiter wichtigen Informationen zu verbreiten.

Und so schließen wir die Rundreise durch die Evolution von SharePoint ab. Haben die zwei Folgen auch bei dir viele Erinnerungen an früher geweckt? Bei uns war es auf jeden Fall so. SharePoint hat eine gigantische Entwicklung hingelegt und ein Ende ist definitiv nicht in Sicht. Und das ist auch gut so. Wichtig: Lasst euch von den Veränderungen nicht treiben, sondern versucht immer den Fokus auf den Menschen und die Prozesse zu richten. Das wird die Wahl der richtigen Apps leichter machen. Rom ist schließlich auch nicht an einem Tag erbaut worden. Und denkt immer daran: Collabroation beginnt im Kopf und nicht mit Technik!