Dokumentengenehmigung in SharePoint für Starter

Wie sieht der Genehmigungsprozess von Dokumenten und Dateien bei dir im Unternehmen aus? Hast du schonmal einen Prozess erstellt oder möchtest gerne wissen, wie das geht auf eine relativ einfache Art und Weise? Dann solltest du bei dieser Folge nuboRadio dabei bleiben und genau zuhören. Wir helfen dir gerne weiter, wenn es wo klemmt.

 

 

 

 

Der Weg zur Genehmigung

Du möchtest einen Genehmigungsprozess für Dateien Mithilfe von SharePoint ins Leben rufen und bist Anfänger? Dann zeigen wir dir jetzt Schritt-für-Schritt den Weg dorthin. Zu aller Erst benötigst du eine SharePoint Dokumentenbibliothek für die du Berechtigungen hast. Ansonsten funktioniert das Ganze leider nicht. Diese findest du z.B. hinter jedem Team in Teams in der Registerkarte Dateien.

 

Sobald du eine Dokumentenbibliothek mit den benötigten Berechtigungen hast kann es auch schon losgehen. Oberhalb der Liste findest du verschiedene Aktionen. Eine davon nennt sich „Automatisieren“. Klickst du darauf öffnet sich ein Feld mit weiteren Optionen. Klicke nun auf „Konfigurieren von Genehmigungen“ an.

Nun erscheint ein Pop-Up Feld in dem du gefragt wirst, ob du Genehmigungen aktivieren möchtest. Das möchtest du natürlich und klickst auf das Feld und gehst auf „Anwenden“.

Sobald das Fenster geschlossen ist wird eine neue Spalte mit dem Namen „Genehmigungsstatus“ angezeigt.

Direkt daneben kannst du per Klick auf den Pfeil nach unten weitere Optionen öffnen. Dann wählst du „Spalteneinstellungen“ aus und gehst auf „Spalte hinzufügen“.

Wieder erscheint ein Pop-Up Fenster und du klickst auf das Einstellungsrädchen „Spalten ein-/ausblenden“.

Rechts vom Bildschirm öffnet sich nun ein Fenster in dem du die Spaltenansicht anpassen kannst. Wähle Genehmigungsstatus, Genehmigende Personen, Antworten und Genehmigungsersteller aus. Bei Bedarf kannst du auch noch mehr auswählen. Danach gehst du auf Anwenden und die gelangst wieder zur Liste zurück.

Du kannst die Spalten noch hin und her schieben, damit sie die richtige Reihenfolge haben und es einen Sinn ergibt. Danach lädst du das zu genehmigenden Dokument hoch und öffnest es.

Sobald das Dokument oder die Datei geöffnet ist und du links oben auf das Info-Zeichen gehst öffnet sich rechts wieder ein Fenster mit den Eigenschaften. Hier kannst du Anpassungen vornehmen, wie den Titel und siehst welchen Status der Genehmigungsprozess bereits hat.

Gehst du auf den Genehmigungsstatus öffnet sich wieder ein Fenster und du kannst eine Anfrage an die Genehmiger stellen. Dieser Vorgang kann auch noch anders gestartet werden, dazu kommen wir später. Im Feld des Genehmigers fügst du alle Personen hinzu, die dieses Datei genehmigen sollen. Es kann entweder eine einzelne Person sein oder mehrere Personen. Hier hast du auch die Möglichkeit „Antwort von allen Genehmigern verlangen“ einzustellen oder eben nicht. Das bedeutet, dass erst alle Personen diese Datei genehmigt haben müssen, bevor sich der Status komplett ändert.

Die zweite Variante den Genehmigungsprozess zu starten ist in der Liste direkt. In der Spalte „Genehmigungsstatus“ klickst du auf „Nicht eigenrichtet“.

Jetzt öffnet sich das selbe Fenster wie in der Dateiansicht. Auch hier kannst du die Genehmiger einfügen und die Anfrage absenden.

Sobald du auf absenden klickst aktualisiert sich der Status in der Liste auf „Angefordert“.

Möchtest du den aktuellen Status sehen und hast beispielsweise mehrere Genehmiger kannst du auf „Angefordert“ klicken und siehst detailliert, wer die Datei schon genehmigt oder abgelehnt hat und wer noch nicht.

Um die Liste etwas persönlicher zu gestalten, kannst du über die „Spalteneinstellungen“ und „Bearbeiten“ bestimmen, ob ein Profilbild angezeigt wird oder nicht.

Sobald du die Änderung vorgenommen hast (für jede Spalte musst du das separat tun) erscheint dann in der Spalte, neben deinem Namen das passende Profilbild, sofern ein Bild im Microsoft Konto hinterlegt wurde.

Um die Benachrichtigungen auch in Microsoft Teams zu sehen, benötigst du die App „Genehmigungen“. Um zu dieser zu gelangen gehst du links in der Leiste auf die drei Punkte und wählst die App „Genehmigungen“ aus. Hast du diese vorher noch nicht hinzugefügt klicke auf das „Plus-Zeichen“ und Apps, um diese hinzuzufügen.

BILD

Über die Suchleiste findest du die App und kannst auf „hinzufügen“ klicken.

Hat das funktioniert wirst du zu der App weitergeleitet und kannst hier nun alle Genehmigungen und Anfragen anzeigen lassen.

Sobald nun eine Genehmigung ansteht erhältst du eine Benachrichtigung über die „Aktivitäten“ und kannst die Genehmigung bearbeiten.

Ist die Anfrage von den Genehmigern bearbeitet worden, kannst du das in deiner SharePoint Liste sehen.

Sollte nun der Fall sein, dass du das zu genehmigende Dokument namentlich ändern möchtest, aus welchen Gründen auch immer und die Genehmigung schon abgeschlossen sein, wird dir ein Warnhinweis angezeigt, dass du die Genehmigung erneut versenden musst.

 

Genehmigungsflow einrichten in Power Automate

Möchtest du jetzt, dass zusätzlich zu der Microsoft Teams Benachrichtigung eine E-Mail versendet wird, sobald eine neue Genehmigungsanfrage erstellt wird, kannst du das per Workflow einrichten. Das funktioniert wie folgt.

 

Power Automate öffnen:

Gehen zu Power Automate und melde dich an.

Neuen Flow erstellen:

Klicke auf Erstellen und wähle Automatisierter Cloud-Flow.

Trigger hinzufügen:

Wähle einen Trigger aus, z.B. Wenn ein Element erstellt wird in einer SharePoint-Liste.

Genehmigungsaktion hinzufügen:

Füge die Aktion Genehmigungen – Starten und auf eine Genehmigung warten hinzu.

Konfiguriere die Details der Genehmigung, wie Genehmiger und Nachricht.

Benachrichtigungen und Updates:

Füge Aktionen hinzu, um Benachrichtigungen per E-Mail zu senden und die SharePoint-Liste zu aktualisieren

Flow testen:

Teste den Flow, indem du ein neues Element in der SharePoint-Liste erstellst und den Genehmigungsprozess durchlaufen lässt.

Dieser Workflow kann dann wie folgt aussehen:

Beachte hierbei, dass manche Elemente eine Premium Lizenz benötigen.

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Wie sieht es bei dir aus? Hast du schon mal eine Dokumentengenehmigung erstellt?

Wir freuen uns wie immer von dir zu hören per E-Mail, Kontaktformular oder auf Social Media.

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EASY Document Approvals in SharePoint | Step-by-Step Tutorial