Microsoft Flow – mal Freund mal Feind. Der liebe Flow kann wirklich schon vieles, aber grade bei komplexeren Workflows stößt er an seine Grenzen oder auch Nutzer verlieren einige ihrer Nerven. Bereits im letzten Jahr haben wir euch in einer Folge nuboRadio Microsoft Flow vorgestellt. In der Zwischenzeit haben wir immer wieder verschiedene Lösungen mit Microsoft Flow für einige unserer Kunden, aber auch für uns intern erstellt. Wir berichten euch in dieser Folge von diesen Use Cases. Kleine aber hilfreiche Flows, die euren Arbeitsalltag erleichtern.

Reiseanträge – Verschicken, genehmigen und im Kalender eintragen

Alle, die viel unterwegs sind, kennen die Thematik: Hotels buchen, Flugticket buchen und dann wird am Flughafen auch noch ein Parkplatz benötigt… Die Informationen gehen oft per E-Mail an die Assistenzstelle oder in die Verwaltung. Diese schreiben dann wieder eine E-Mail um sich evtl. vergessene Informationen einzuholen. E-Mail Ping – Pong! Wir haben für uns intern, obwohl wir noch klein sind, einen Prozess mit SharePoint Liste und Flow evaluiert und eingeführt. Grundlage dafür ist eine SharePoint-Liste mit einer dazu erstellten Power App. Über die App wird ein Formular ausgefüllt, in dem alle wichtigen Information, die für die Reisebuchung benötigt werden, als Pflichtfelder gekennzeichnet. Ein speichern ist also nur möglich, wenn alle notwendigen Felder ausgefüllt sind. Erste Erleichterung für die Buchung.

Jetzt kommt der Flow ins Spiel. Wird ein neuer Antrag gespeichert, läuft der Flow los und schickt dem Vorgesetzten eine Genehmigungsanfrage. Dieser kann direkt in der E-Mail der Reise zustimmen, oder diese ablehnen. Wird die Reise abgelehnt, erhält der Antragsteller eine E-Mail mit der Information und kann sich mit seinem Vorgesetzten in Verbindung setzten.

Wird der Antrag genehmigt, setzt der Flow die Spalte „Status“ von „offen“ auf „genehmigt“. Sobald der Status „genehmigt“ gesetzt ist, bekommt die Verwaltung (in unserem Fall unser BackOffice) eine E-Mail mit allen Informationen, die zur Buchung der Reise notwendig sind und kann die Buchung vornehmen. Sobald diese erfolgt ist können die Buchungsunterlagen dem Listenelement hinzugefügt werden und die Verwaltung den Status von „genehmigt“ auf „gebucht“ setzten. Jetzt schickt der Flow eine E-Mail an den Antragsteller mit den Buchungsunterlagen und erstellt in dessen Kalender einen Termin mit den Reiseinformationen.

Mit diesem Flow wird unnötiges E-Mail Ping-Pong vermieden und jeder erhält automatisch die für ihn wichtigen Informationen.

Aktualität von Dokumenten prüfen

Da gibt es extra schon ein Wiki und dann sind die Einträge nicht aktuell. Kennt ihr das? Leider kommt es doch ab und an vor, dass Artikel für Wikis geschrieben und veröffentlicht werden, aber die Aktualität nicht geprüft wird. Oft geraten die Artikel bei dem Ersteller in Vergessenheit, sobald diese einmal veröffentlicht wurden. Um eure Wiki oder auch andere Dokumentenbibliotheken auf dem aktuellen Stand zu halten, kann dieser kleine Flow nützlich sein. Er prüft einmal die Woche, wann die Dokumente in der Bibliothek zuletzt geändert wurde und schickt eine E-Mail an den Verantwortlichen, sollte ein festgelegter Zeitraum seit der letzten Änderung überschritten worden sein.

Yammer #joined Nachrichten löschen

Nutzt ihr bereits Yammer in eurem Unternehmen? Egal ob ja oder nein, in unserer Yammer Miniserie erfahrt ihr alles mögliche rund um Yammer und erhaltet viele Tipps & Tricks für eure Community :). Passend dazu haben wir auch im letzten Jahr bei Kunden einen Flow erstellt, der gezielt die in Yammer automatisch generierten Posts „has #joined“ löscht. Dieser Post wird jedes Mal von Yammer erstellt, wenn ein neues Mitglied in die Community eintritt. Aber grade wenn ihr ein Yammer Webpart auf eurer Intranet Startseite eingebunden habt, können diese stören und die wichtigen Nachrichten verdrängen. Mit diesem Trick, könnt ihr die Nachrichten mit Hilfe von Flow löschen, sodass sie nicht mehr erscheinen.

Termine in Gruppenkalender übernehmen

Der Outlook-Kalender ist und bleibt auch bei uns im Team eines der wichtigsten Tools für die Selbstorganisation. Alle Termine an einem Ort, Besprechungen von MS Teams werden übernommen, meine Planner Aufgaben kann ich einblenden und meine Besprechungen und Termine einfach planen. Wie Nadja euch in der ersten Folge nuboRadio dieses Jahr berichtet hat, ist auch die Outlook App mittlerweile zum festen Bestandteil unserer App Bibliothek geworden. Doch Termine doppelt oder dreifach pflegen nervt, egal wie toll das Tool ist. Neben dem privaten Kalender gibt es dann oft noch den Urlaubskalender und den Teamkalender Nr. 1 und Nr. 2 usw…. Klar, es können die Teamkalender als Teilnehmer für den Termin hinzugefügt werden, doch wie schnell ist auch das in der Hektik vergessen. Mit Flow könnt ihr euch hier eine Hilfe bauen.

Der Flow erstellt einen Termin in dem Gruppenkalender, wenn ihr einen Termin in eurem Kalender erstellt. Damit nicht jeder Termin auch im Gruppenkalender erstellt wird, könnt ihr zum Beispiel über die Kategorien filtern. So könnt ihr Termine die in der Kategorie „Privat“ sind ausschließen oder nur Termine die die Kategorie „Urlaub“ haben in den gemeinsamen Urlaubskalender übernehmen.

Wichtig ist hier, dieser Flow kann nicht von einem für alle erstellt werden. Wir sind der Meinung, dass es einen Flow User für das Unternehmen geben soll, über den wichtige Workflowprozesse erstellt werden. Diesen kleine Hilfsflow für euch muss aber jeder selbst erstellen, es geht ja auch um die eigenen Kalendereinträge und Kategorien. Außerdem, solltet ihr wegen Krankheit ausfallen oder im Urlaub sein, muss an diesen Flow ja auch niemand ran, er ist ja zur Selbstorganisation. Bitte beachtet aber, dass es sich dabei um eine Ausnahme handelt.

Microsoft Flow kann für viele kleine Prozesse ein wirklicher Quick Win sein. Die vielen Trigger-Möglichkeiten bieten verschiedenste Einsatzszenarien und können euch so lästige Arbeitsschritte abnehmen. Wenn ihr Flow schon im Einsatz habt, berichtet uns gerne von euren Erfahrungen und Einsatzmöglichkeiten. Wir werden euch immer mal wieder von unseren neuen Flows und Prozessen berichten. Inspiration für den Einsatz von Flow findet ihr auch in der PowerUser Community von Microsoft. Den Link findet ihr in den Shownotes.

Links zum Thema:

Microsoft Flow Community

Flow Dokumentation