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Ein gemeinsamer und gepflegter Kalender ist für viele in der Zusammenarbeit das A und O. Wer ist wann verfügbar, wann können Termin eingestellt werden und und und. Auch in unserem Tagesgeschäft ist ein gepflegter Kalender sehr wichtig, denn grade wenn wir bei unterschiedlichen Kunden unterwegs sind, ist ein korrekter Kalender essenziell.

Doch welche Kalender haben wir in Office365, was kann von wem eingesehen werden und welche Kalender können gemeinsam gepflegt oder in weitere Office365 Tools eingebunden werden.

Outlook Kalender

The Place to be 😉 Der Outlook-Kalender ist schon lange eine Institution und immer noch der Kalender schlechthin! Der eigene Kalender kann mit verschiedenen Kategorien versehen werden, für Personen freigegeben werden und mit den Add-Ins für Teams & Skype können neben normalen Termine auch direkt Online-Meetings geplant werden.

Kalender die für euch freigegeben wurden, könnt ihr euch neben oder übereinander anzeigen lassen und so schnell und einfach einen Überblick über freie Zeiten bekommen. Für die Terminfindung hört gerne auch in unsere Folge FindTime rein.

Teams-Kalender

Auch in Teams gibt es einen Kalender. dieser zeigt dir deinen persönlichen Outlook-Kalender bzw. die Termine darin an. Daher ist dieser Kalender für euch nur verfügbar, wenn auch euer Postfach in der Cloud ist. Ihr könnt auch hier Termine erstellen, diese werden dann automatisch mit dem Teams-Einladungslink erstellt und erscheinen auch wieder in eurem Outlook-Kalender. Bei der Terminerstellung, stehen euch mittlerweile auch Funktionen wie der Terminplanungsassistent zur Verfügung.

Möglichkeiten die euch nur in dem Teams-Kalender zur Verfügung stehen:
Ihr könnt bspw. einen Kanal zu einem Termin einladen, dann wir der Termin direkt in dem Kanal anzeigt.
Auch ein Live-Event könnt ihr nur über den Kalender direkt in Teams erstellen.

Auch ich nutzte immer mal wieder den Teams-Kalender, trotz der vielen hinzugefügten Funktionalitäten ist mein Kalender weiterhin in Outlook. Einfach dadurch, dass ich mir andere Kalender daneben oder darüber anzeigen lassen kann.

SharePoint Kalender

Den SharePoint Kalender gibt es auch schon ein einige Tage länger, doch trotz seines Alters ist er immer noch in Gebrauch. Auch wir nutzen ihn in unserem kleinen Intranet für die Urlaubsplanung. Mit der URL kann man ihn als Registerkarte in ein Team mit einfügen und hat damit auch einen Teamkalender in dem digitalen Arbeitsraum.

Besonderst beliebt sind die verschiedenen Ansichten, die übereinander gelegt werden können. Damit erhält bspw. jeder Mitarbeiter seine eigenen Farbe und auch verschiedene Terminkategorien können auf einen Blick voneinander unterschieden werden.

Außerdem ist es auch möglich, den SharePoint Kalender in Outlook anzeigen zu lassen (allerdings kann kein Kalender darüber gelegt werden) oder mit dem Ereignisswebpart auf einer SharePoint-Seite die nächsten Termine für alle übersichtlich anzuzeigen (hier werden leider keine Serientermine unterstützt!).

Office365-Gruppenkalender:

Mit dem Office365 Gruppenkalender habt ihr das ultimative Outlook-Kalender-Erlebnis für euer Team. Anders als der SharePoint-Kalender, der wirklich in SharePoint liegt, handelt es sich hierbei um einen Outlook-Kalender, der über Outlook (Exchange-Online) läuft. Ein Gruppenkalender wurde früher auch für jedes Team automatisch mit angelegt, wird aber seit einiger Zeit ausgeblendet, sodass ihr diese nicht direkt nutzten könnt. Für jede Office Gruppe könnt ihr eine Kalender erstellen oder ihr erstellt auch direkt in Outlook die neue Gruppe.

Outlook Kalender

Was super ist, ihr könnt den Gruppenkalender wieder als Webpart auf der SharePoint-Seite einbauen oder als Kalender in eurem Kalender anzeigen lassen.

Und ganz zum Schluss: Natürlich gibt es auch noch ganz klassisch den Kalender an der Wand im Büro. Auch ich habe einen kleinen A4 Kalender hinter mir hängen, damit ich schnell und auf einen Blick die Kalenderwochen im Überblick habe 🙂

Welchen Kalender nutzt ihr persönlich und im Team? Tragt ihr eure Urlaube digital ein oder noch auf einem Wandkalender im Büro?

 

Links

Sharepoint und Office 365 Kalender Optionen
Microsoft 365 Kalender