Aufgabemanagement mit Microsoft Office 365

Microsoft Office Tools für dein Aufgabenmanagement

Zunächst möchten wir betonen, dass es kein richtig oder falsch gibt, wenn es darum geht, welche Tools du verwendest. Wir zeigen dir an dieser Stelle gerne, welche Tools Microsoft für das Aufgabenmanagement zur Verfügung stellt und wie du diese am besten für dich und dein Team nutzen kannst. Wenn du eine persönliche Beratung wünschst, haben wir unten unser Buchungstool verlinkt, das ist dein direkter Draht zu uns! Jetzt geht’s los, wir beginnen mit dem Klassiker unter den Aufgabenmanagement-Tools:

Microsoft To Do – Deine praktische Aufgabenliste

Ähnlich wie das Hausaufgabenheft in der Schule, funktioniert auch Microsoft To Do – nur eben digital. Die App kannst du sowohl auf dem Desktop als auch auf allen anderen Devices verwenden. Nutzt du auf allen Endgeräten den gleichen Account, werden deine angelegten Aufgaben natürlich synchronisiert. Das tolle an To Do: Die App ist wahnsinnig intuitiv und schlicht gehalten, bietet dabei aber trotzdem alle nötigen Funktionen für eine schnelle und unkomplizierte Aufgabenplanung.

In der App werden verschiedene Listen angelegt, z.B. “Heute erledigen”, “Reminder”, “Zu besprechen” etc. Die erstellten Listen können für andere Benutzer freigegeben werden, sodass ihr gemeinsam Tasks anlegen und bearbeiten könnt. Weist einzelne Aufgaben direkt einem Teilnehmer der Liste zu, das dient der besseren Organisation. Wenn nötig, füge dem Task noch eine Beschreibung oder eine Datei hinzu. Soweit schon sehr hilfreich. Das kannst du in To Do noch machen:

• Benachrichtigungen aktivieren
• Fälligkeit des Tasks eintragen
• Wichtige Tasks über den Stern markieren und nach oben setzen
• Erledigte Aufgaben ein- und ausblenden
• Liste ausdrucken
• Listen nach Wichtigkeit sortieren

Wer auf Individualisierung Wert legt, kann über die drei Punkte oben rechts auch auf “Design ändern” klicken und eine andere Farbe oder ein Hintergrundbild auswählen.

Microsoft Planner – Übersichtliche Kanban-Aufgabenplanung

Besonders beliebt für Aufgabenmanagement ist Microsoft Planner. Das liegt vor allem an der wahnsinnig übersichtlichen Oberfläche des Kanban-Projektmanagement-Tools. Kanban-Boards untergliedert man in verschiedene Spalten, die sogenannten Buckets, z.B. “zu besprechen”, “in Arbeit” “Warte auf Feedback” und “Abgeschlossen”. Darunter sind in kleinen Boards die Aufgaben einsortiert, die man je nach Projekt-Stand einfach hin- und herschieben kann. So sieht man alle Aufgaben auf einen Blick. Planner lässt sich wunderbar als gemeinsames Aufgabenmanagement-Tool für Teams verwenden. Auch hier könnt ihr den Bearbeiter eintragen und mit einem Fälligkeits-Datum arbeiten. Probiert es einfach mal aus, die Einarbeitungszeit ist sehr kurz, da Planner sehr logisch aufgebaut ist.

Microsoft Lists – die große Welt des Aufgabenmanagements

Was unterscheidet Planner und Lists? Ohne Frage sind beide Tools hervorragend für die Organisation der Aufgaben auf Team-Ebene hilfreich. Anders als bei Planner, ist die Darstellung bei Lists, wie der Name schon sagt, wie eine Liste. Lists bietet deutlich mehr Möglichkeiten und lässt uns damit noch tiefer in das Projektmanagement tauchen. Hör dir für mehr Expertenwissen gleich mal die nuboRadio Folge dazu an: Microsoft Lists

Microsoft Teams – Die Aufgaben-Zentrale

Wer bei der Überschrift erstmal kritisch war, hatte Recht. Microsoft Teams ist an sich kein ideales Aufgabenmanagement-Tool. Bekannt ist Teams als praktisches Kommunikationsmittel. Praktischerweise lassen sich nun die oben genannten Microsoft Tools mit Teams verknüpfen, womit man wieder alle wichtigen Informationen auf einem Fleck hat. Wenn du mehr darüber wissen möchtest, empfehlen wir dir diese Folge nuboRadio News aus Planner.

Wann benutze ich welches Aufgabenmanagement-Tool von Microsoft?

Während To Do sich besser als Selbstmanagement-Hilfe eignet, sind Planner, Lists und Teams die Go-To-Tools für gemeinsames Aufgabenmanagement in Unternehmen. Wir haben dir in dieser Grafik nochmal übersichtlich aufgezeigt, welches Tool für welche Aufgabe am besten geeignet ist.

Wie Anfangs schon erwähnt, gibt es bei der Auswahl kein Falsch. Solltest du dir nun immer noch Zweifel haben oder dich unsicher in der Auswahl oder Konfiguration für dein Team fühlen, darfst du dich jederzeit an uns wenden, wir helfen dir selbstverständlich!