Best Practice: Der neue Planner

Der neue Planner ist jetzt schon ein paar Wochen am Start und wir konnten erste Erfahrungen damit sammeln. Wir möchten dich daran teilhaben lassen und dir diese vorstellen.

 

 

Hast du schon den neuen Planner getestet bzw. arbeitest du damit? Zur Erinnerung, der neue Planner & Planner Premium ist eine Kombination aus To Do, Planner und falls dein Unternehmen es freigegeben hat, Project for the web. Wir kümmern uns heute „nur“ um den normalen Planner, der für alle Microsoft 365 Nutzern zur Verfügung steht.

 

Start

Bist du im neuen Planner angekommen findest du links die Leiste mit den Kategorien: Mein Tag, Meine Aufgaben, Meine Pläne und den angehefteten Elementen, falls vorhanden.

 

Mein Tag

Mein Tag kannst du wie auf bei To Do für deine heutigen Aufgaben verwenden. Wenn du die Aufgabe erledigt hast, dann hake sie ab und feiere deinen Mini-Erfolg. Auch Microsoft feiert dich dafür und gratuliert dir, dass du eine Aufgabe erledigt hast. Denn das gibt ein gutes Gefühl und motiviert, weiter zu arbeiten.

Meine Aufgaben

Im Bereich Meine Aufgaben findest du alle deine Aufgaben, die dir zugewiesen wurden, die du dir als Aufgabe selbst erstellt hast und die gekennzeichneten E-Mails. In der kompletten Ansicht kannst du sehr schön erkennen, zu welchem Plan deine Aufgabe gehört bzw. ob es eine E-Mail ist oder eine private Aufgabe. Was wir persönlich auch super cool finden ist die letzte Spalte Überblick.

Hier siehst du ob Kommentare in der Aufgabe sind, ob Anhänge vorhanden sind, wie viele Punkte die Checkliste beinhaltet und ob im Notizenfeld Eintragungen sind oder nicht. Das Besondere an diesen Icons ist, dass du jeden einzelnen anklicken kannst und direkt zu diesem Punkt in deiner Aufgabe gelangst. Für uns einen absoluten Mehrwert, da man nicht jedes Mal in der Aufgabe direkt schauen muss, ob Infos etc. mit eingetragen wurden.

Natürlich kannst du deine Aufgaben auch alle filtern. Ob nach Fälligkeitsdatum, Priorität oder Fortschritt.

In diesem Bereich kannst du einzelne Aufgaben suchen oder eben nach privaten Aufgaben, mir zugewiesen und gekennzeichnete E-Mails kategorisieren.

 

Meine Pläne

Jetzt kommt noch ein spannender, neuer Part dazu. Unter meine Pläne siehst du alle Planner Pläne, in denen du Mitglied bist. Diese kannst du auch wieder in verschiedene Kategorien unterteilen und nach einem bestimmten Plan suchen.

In der Kategorie „Angeheftet“ kannst du dir die Pläne anpinnen, mit denen du häufig arbeitest bzw. auf die du ständig zugreifen musst. Die angehefteten Pläne werden dann auch ganz links in der Spalte mit angezeigt.

Das Besondere unter „Meine Pläne“ ist die Kategorie „Persönlich“. Warum? Weil du endlich einen persönlichen Plan erstellen kannst, ohne eine Microsoft 365 Gruppe zu hinterlegen und der nur für dich sichtbar ist. Teilen ist jederzeit möglich und aus einem persönlichen Plan einen Plan mit hinterlegter Microsoft Gruppe zu machen funktioniert auch.

Hast du also zum Beispiel ein Firmenevent, welches du planst, kannst du dir jetzt einen persönlichen Planner Plan erstellen und so deine Aufgaben und Besorgungen alle dort hinein schreiben. Das macht deine Durchführung um vieles einfacher und du hast alles schön strukturiert an einem Platz.

Wie du diesen Plan erstellen kannst, zeigen wir dir jetzt. Rechts oben unter deinem Profilbild kannst du in der Planner App unter „Meine Pläne“ auf „Neuen Plan“ klicken.

Da wir nuboworkers kein Project for the web bzw. Planner Premium nutzen, werden bei uns nur die Basic Plan Vorlagen angezeigt. Du hast hier die Möglichkeit eine Vorlage eines Plans zu verwenden oder einen komplett neuen Plan zu erstellen.

Die Vorlage sieht dann wie folgt aus und du musst nur noch auf „Vorlage verwenden“ klicken.

Als nächstes gelangst zu dem Namen deines Plans und ob du eine Microsoft 365 Gruppe hinterlegen möchtest oder nicht und ob dieser Plan angeheftet werden soll. In unserem Fall machen wir das nicht.

Sind die Daten eingegeben, wird der Plan erstellt und es kann auch schon losgehen mit dem Personalisieren. Du kannst hier nun jegliche Änderungen vornehmen, die du möchtest. Ebenso kannst du wie gewohnt die Anzeigenansicht wechseln von Board auf Raster, Zeitplan oder Diagramme. Hierbei hat sich nichts geändert.

Du erkennst an diesem Schloss, dass es ein privater Plan nur für dich ist. Du möchtest diesen Plan nun doch mit Kollegen teilen? Dann klicke auf den „Teilen“ Button und lade Mitglieder dazu ein.

Du kannst hier nun eine neue Microsoft 365 Gruppe erstellen oder du wählst eine bereits vorhandene Gruppe im Unternehmen aus.

 

Benachrichtigungseinstellungen

Was wäre eine App ohne Einstellungen? Natürlich nichts. Jetzt geht es allerdings nicht um die eigentlichen Planner Einstellungen, sondern um die Benachrichtigungen dazu. Wir kennen das alle, dauernd blobbt eine Benachrichtigung in Teams auf oder in Outlook und manchmal verliert man doch den Überblick dadurch. Schauen wir uns diese einmal genauer an.

Hinter den drei Punkten neben deinem Tenant Namen befinden sich die Einstellungen. Klicke hier einmal drauf, um zu den generellen Einstellungen zu gelangen

Als nächstes gehst du auf Benachrichtigungen und Aktivitäten und scrolle komplett nach unten.

Hier solltest du Folgendes sehen.  Der letzte Punkt heißt „Apps“. Hier siehst du schon das neue Planner Logo und die Möglichkeit die Benachrichtigungen ein und aus zu stellen.

Klappst du die Benachrichtigungen auf hast du viele Möglichkeiten Benachrichtigungen entweder auszuschalten oder in Aktivität und Banner anzeigen zu lassen oder nur in Aktivität anzuzeigen.

Mit Aktivität ist die Glocke in Teams gemeint, in der alle deine @-Mentions, Zuweisungen und restlichen Benachrichtigungen angezeigt werden.

Hier sind ein paar Beispiele von Benachrichtigungen, die du einstellen kannst. Zuweisungen einer Aufgabe, Zugewiesen Aufgabe wurde upgedatet, deine Aufgabe wird als dringend markiert, dein Aufgaben Status hat sich auf „Nicht begonnen“ geändert. Dringende Aufgabe wurde in deinem Team veröffentlicht.

Wie du also merkst kannst du hier sehr genau bestimmen, über welche Aktivität du benachrichtigt werden möchtest oder eben nicht. Schau es dir am besten mal genauer an.

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Der neue Planner. So viel schon mal dazu. Hast du schon damit gearbeitet?

Wir freuen uns wie immer von dir zu hören per E-Mail, Kontaktformular oder auf Social Media.

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