Wir hören es oft und können es natürlich auch gut nach vollziehen: So viele Tools? Wie soll ich da den Überblick behalten? Was ist eigentlich der Unterschied zwischen OneDrive und SharePoint? Wo liegen Daten wenn diese in Teams gespeichert sind und wie ist das mit dem Teams-SharePoint?

 

Datenablage ist kein einfaches Thema, egal ob auf einem eigenen Server oder in der Cloud. Denn egal wo, unterschiedliche Speicherorte machen eine strukturierte Ablage immer schwierig. Auch wir haben in unseren Projekten immer wieder diese Thematik und empfehlen grade beim Umzug in die Cloud eine Richtlinie/Governance zur Datenablage zu erstellen – also ganz klar zu regeln: Was liegt wo!

 

Allgemeine Einsatzgebiete der Tools bei der Datenablage

Die Tools haben alle ihren Zweck und die bestimmten Einsatzgebiete, diese werden wir euch hier einmal generell vorstellen, beachtet dabei jedoch bitte, dass in eurem Unternehmen andere Regelungen oder Richtlinien gelten könnten.

OneDrive

OneDrive for Business ist die persönliche Dokumentenablage für dich. Hier können Dateien organisiert und verwaltet werden. Egal wo, egal welches Gerät: Die Inhalte können 24/7 von einem Gerät abgerufen werden.

SharePoint

SharePoint ist die Kollaborationsplattform für Unternehmen. Dokumente, Daten und Informationen sowie Organisationsstrukturen und Prozesse lassen sich optimal abbilden. Der Fokus liegt in der Regel auf dem Dokumentenmanagement.

Teams

Teams ist die Hub-Variante einer Gruppe und kann als Web-App oder Desktop-Anwendung genutzt werden. Das anwenderfreundliche, moderne Design erfreut sich großer Beliebtheit. Du hast hier neben der Datenablage auch die Kommunikation mit dem Team im Fokus.

 

Projektablage und alltägliche Ablagen

Natürlich unterscheiden sich die Dokumente, welche wir ablegen und gerade die Dateitypen spielen hier eine entscheidende Rolle. Nicht jeder Dateityp kann in der Cloud einfach geöffnet werden und je nach Größe gibt es Limitierungen die du einfach kennen solltest. Daher sollte man immer genau schauen welche Dateien wo abgelegt werden. Gerade in Entwicklungsprojekten, wenn mit sehr speziellen Dateitypen gearbeitet wird, kann es ggfs.  Schwierigkeiten geben.

Durch diese Gegebenheiten hat sich in der Vergangenheit gezeigt, in vielen Bereichen ist es einfacher die alltäglichen Ablagen als erstes umzuziehen, da hier regelmäßig an den Dateien gemeinsam gearbeitet wird (ganz klassisches Beispiel ist hier die Urlaubsexcelliste) und die Dateitypen meist Standard sind. Außerdem fällt hier auch das nächste Thema: was wenn Dateien aus versehen gelöscht werden? Oftmals nicht ganz so stark ins Gewicht, da die Standardaufbewahrung von 90 Tagen ausreicht.

Trotzdem muss natürlich auch dieser Umzug geplant und mit gewissen Richtlinien verbunden werden. Daher empfehlen wir euch auch hier mit einer Checkliste vorzugehen um Richtlinien zu entwickeln. Wir haben einige Punkte für euch zusammen gestellt.

 

Checkliste zur Erarbeitung der Governance für Datenablage

  • Welche Ablageorte gibt es im Moment?
  • Welche Personen müssen auf welche Bereiche zugreifen und mitarbeiten?
  • Welche Richtlinien gibt es bereits im Unternehmen?
  • Wie kritisch sind die Dateien?
  • Wie lange müssen die Dateien aufbewahrt werden?
  • Ist es kritisch wenn Dateien aus versehen gelöscht werden?

 

Umzugsplanung

Sobald ihr die zukünftige Governance erstellt habt, geht es an die Planung des Umzugs und auch hier haben wir einige Tipps für euch:

  1. Achtet auf die Datenmenge und schaut bei besonders vielen Daten bzw. großen Daten ob ihr ggfs. Unterstützung durch ein Migrationstool erhaltet.
  2. Kommuniziert rechtzeitig und ausführlich darüber was ihr vorhabt. Stellt Schulungsmaterialien bereit, wenn die neuen Ablageorte nicht für jeden zum Alltag gehören.
  3. Wichtig: legt das Migrationsdatum fest und kommuniziert dieses. Stellt dabei auch klar, dass direkt danach der Zugriff nur noch von der neuen Ablage aus möglich ist.

Wir haben in letzter Zeit einige Umzüge begleitet und auch Richtlinien zur Ablagestruktur mit erarbeitet und finden das Thema wirklich wichtig. Denn die Akzeptanz der Mitarbeiter für die neuen Arbeitsweisen und Tools ist natürlich dann am Größten, wenn keine Verwirrung sondern Klarheit herrscht :).

Seid ihr also bereit für die richtige Ablage? Solltet ihr hierbei noch Probleme haben, dann schreibt uns einfach. Die nuboworkers wünschen euch schon mal viel Spaß beim richtigen Ablegen :-).

Links

SharePoint Strukturen – verstehen und anwenden – nuboRadio (nuboworkers.com)

OneDrive-Funktionen effizient nutzten – nuboworkers

SharePoint-Beschränkungen – Service Descriptions | Microsoft Docs

Einschränkungen bei OneDrive und SharePoint – Office-­Support (microsoft.com)

Dominique

Die Anwendungen aus Microsoft Office 365 bieten uns viele Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Kommunikation in der digitalen Welt. Wie diese eingesetzt werden können stellt euch Dominique mit Best Practice aus dem Projektalltag vor und informiert über neu Funktionen der Tools.