Changemanagement Methoden

Changemanagement ist unser täglicher Begleiter. Wir haben schon öfter über das Thema bei nuboRadio gesprochen und bekommen einfach nicht genug davon, denn der Wandel ist immer da und wird auch immer da sein. Heute geben wir dir einen Einblick in verschiedene Changemanagement Methoden und den Nutzen davon. Viel Spaß beim Zuhören.

 

 

Changemanagement Methoden im Überblick

Gibst du „Changemanagement“ in die Suchmaschine ein, wirst du regelrecht zugeschüttet mit Websites und Infos darüber. Besonders, wenn du diverse Methoden zur Umsetzung suchst. Wie sollst du dich hier nur entscheiden können? Keine Sorge, denn im Normalfall werden externe Firmen, so wie wir, für dieses Thema ins Boot geholt.

Damit du trotzdem einen besseren Überblick über das ganze Thema bekommst, haben wir dir ein paar Methoden herausgesucht und aufgegliedert. Du wirst sehen, dass alle Methoden ähnlich aufgebaut sind und die Kerninhalte sich in vielen Teilen überschneiden. Zum Schluss stellen wir dir noch unsere eigene Methode vor mit der wir arbeiten.

Die Wahl der Methode

Bevor wir dir die Methoden vorstellen, sollte die Frage noch im Raum stehen, nach welchen Kriterien Unternehmen eine passende Methode heraussuchen und ob es diese eine ultimative Methode wirklich gibt.

Zu aller Erst ist zu sagen, dass ein Wandel bzw. Change niemals kurzfristig ist und auch nicht so nebenbei stattfinden kann. Dafür benötigt es schon ein bisschen mehr Aufmerksamkeit. Denn jedes Unternehmen ist einzigartig und hat besondere Schwerpunkte und Wünsche. Auf jeden Fall wird bei allen Methoden der Mensch mit einbezogen, was ein zentraler Aspekt bei einer erfolgreichen Durchführung eines Wandels ist.

Zu guter Letzt solltest du dir im Klaren darüber sein, dass ein Change – Projekt niemals ein starres Konstrukt mit festgelegten Grenzen und Abschlussdatum ist, sondern eher eine Art Transformation, die durchaus viel Flexibilität und Zeit benötigt.

Hier sind ein paar Punkte, die zu berücksichtigen sind.

Art der Veränderung
Soll bspw. Die Arbeitsweise geändert werden oder ein Teil der Unternehmenskultur

Größe des Unternehmens
Wie umfassend muss die Change Methode sein bzw. wie viele Mitarbeitenden hat das Unternehmen?

Kultur im Unternehmen
Was lebt dein Unternehmen? Wird bspw. eher zielorientiert gearbeitet oder autonom?

Unterstützung der Mitarbeitenden
Wie skeptisch sind deine Mitarbeitenden gegenüber Veränderungen?

 

Kotter’s 8 Stufen Modell

Fangen wir mit dem 8-Stufen Modell von John P. Kotter an, einem Harvard-Professor und Experten für Changemanagement. Hierbei geht es, wie der Name schon sagt, um 8 Schritte für einen erfolgreichen und nachhaltigen Wandel.

 

Ausführlich haben wir dir in diesen beiden nuboRadio Folgen dieses Modell inklusive Praxisbeispielen erklärt und vorgestellt.

8 Erfolgsfaktoren für einen erfolgreichen Change lt. Kotter – nuboworkers
Praxisbeispiel: 8 Erfolgsfaktoren für einen erfolgreichen Change (nuboworkers.com)

 

Schritt 1: Dringlichkeit schaffen (Create Urgency)
Hierbei geht es darum, das Bewusstsein für die Notwendigkeit von Veränderung zu wecken und dies klar zu kommunizieren.

Schritt 2: Führungskoalition aufbauen (Building a Guiding Coalition)
Bei jedem Wandel muss es eine Gruppe von Menschen geben, die diesen anleiten und die Verantwortung dafür tragen, dass der Wandel korrekt durchgeführt wird.

Schritt 3: Vision und Strategie entwickeln (Form a Strategic Vision and Initiatives)
Eine klare Vision für die Zukunft muss entwickelt werden, um den Wandel in die richtige Richtung zu führen.

Schritt 4: Vision kommunizieren (Communicate the Change Vision)
Die Vision und die damit verbundenen Initiativen müssen konsequent und überzeugend kommuniziert werden, denn
es ist wichtig, dass alle im Unternehmen die Vision verstehen und akzeptieren.

Schritt 5: Bereitschaft zur Umsetzung schaffen (Empower Broad-Based-Action)
Mitarbeitende sollten ermächtigt werden, aktiv zur Umsetzung der Veränderung beizutragen. Denn nur gemeinsam kann dieser umgesetzt werden.

Schritt 6: Kurzfristige Erfolge erzielen (Generate Short-Term Wins)
Um das Vertrauen aller Beteiligten langfristig zu gewinnen, sind positive Ergebnisse in Form von „schnellen“ Erfolgen sehr wichtig. Diese fördern die Akzeptanz und Motivation für die weiteren Schritte.

Schritt 7: Veränderungen konsolidieren und weitere planen (Consolidate Gains und Produce More Change)
Die erzielten Erfolge sollten gefestigt werden und als Basis für weitere Veränderungen genutzt werden. Wie bei einem Hausbau. Erst kommt das Fundament und darauf kommen die Wände, dann die Decke usw.

Schritt 8: Neue Ansätze verankern (Anchor New Approaches in the Culture)
Zu guter Letzt müssen die Veränderungen in die Unternehmenskultur verankert werden, um einen nachhaltigen und langfristigen Erfolg zu erzielen.

 

Hier die Kurzfassung

Das Projekt „Future Workplace“ und die Rolle der Key-User: Das Projekt soll die Datenmigration in die Cloud und die Einführung von zwölf neuen Tools für die Unterstützung täglicher Arbeitsabläufe ermöglichen. Die Key-User sind interne Multiplikatoren, die die Mitarbeiter bei der Anpassung an die neuen Tools und Prozesse unterstützen. Sie werden von uns als sinnvoll und erforderlich für einen erfolgreichen Change angesehen.

Der Projektlenkungsausschuss ist von der Einführung eines Key-User-Konzeptes nicht überzeugt, da er hohe Kosten befürchtet. Er lässt sich jedoch auf einen Termin ein, in dem das Projektteam die Dringlichkeit für die Key-User aufzeigen soll. Wir verwenden verschiedene Methoden, wie vergleichbare Beispiele, ein Worst-Case-Szenario und Expertenmeinungen, um die Vorteile eines Key-User-Konzeptes zu veranschaulichen. Sie zeigen, dass die Key-User zu einer Effizienzsteigerung, einer Kostenreduktion und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.

Der Projektlenkungsausschuss kann von der Dringlichkeit für ein Key-User-Konzept überzeugt werden, sodass dieser sich am Ende für die Einführung entscheidet.

Im nächsten Schritt wird ein Kernteam für die Key-User Betreuung gebildet, das aus Projektleiter, uns als Beratern und einem internen Mitarbeiter besteht.

Das Kernteam ist von der Key-User Rolle überzeugt und weiß, um was es dabei alles geht. Nun kann die Vision in einem Konzept festgehallten und die Planung von Webcast, Lernpfaden und Veranstaltungen gestartet werden.

Des Weiteren ist es nun an der Zeit die Vision im Unternehmen zu verbreiten und alle von dem Projekt in Kenntnis zu setzen. Außerdem wird auf diesem Wege für jede Abteilung ein Key-User gesucht. Dies passiert über das soziale Netzwerk des Unternehmens, sowie über andere Maßnahmen.

Sobald die Key-User gefunden wurden, wird es Zeit diese in ihre Rolle einzuarbeiten und Ihnen das nötige Wissen zu vermitteln. Das Kernteam erarbeitet hierfür verschiedene Formate: Schulung & Prüfung, Testumgebungen, Infomaterial und Plattformen, sowie Ansprechpartner (das Kernteam).

Als Key-User ist man automatisch in der Vorbildfunktion und wird immer von den anderen Mitarbeitenden begutachtet. Hier entsteht die Chance für den Key-User selbst die kleinsten Erfolge in der Abteilung zu feiern, um zu zeigen, dass die Veränderung Wirkung zeigt.

Im vorletzten Schritt wird der Veränderungsprozess weiter vorangetrieben und neue Tools werden eingeführt anhand von Use Cases. Diese zeigen den Nutzern, welche Vorteile die neue Arbeitsweise für jeden einzelnen hat. Durch die Fokussierung auf den Menschen und den Arbeitsalltag, wächst das Verständnis für die Einführung und zeigt immer mehr die Vorteile auf. Denn jeder überzeugte Mitarbeiter trägt diese Botschaft weiter und ist ein Befürworter.

Sobald die Key-User im Alltag und in der Unternehmenskultur verankert sind, ist das Projekt so gut wie abgeschlossen und das nächste Projekt kann darauf aufgebaut werden, denn die Key-User sollten weiterhin vorhanden sein als Ansprechpartner für die Mitarbeitenden.

 

ADKAR-Modell

Bei dem ADKAR-Modell geht es um 5 Elemente des Change Prozesses und wie Menschen individuell Veränderungen durchlaufen und akzeptieren.

 

Awareness ( Bewusstsein)
Hierbei geht es darum den Mitarbeitenden bewusst zu machen, warum eine Veränderung notwendig ist und was das für sie persönlich an Auswirkungen hat.

Desire (Wunsch)
Nun sollte der Wunsch und die Motivation in jedem einzelnen geweckt werden, diese Veränderung voran zu bringen. Das gemeinsame Ziel dahinter sehen.

Knowledge (Wissen)
Ist der Wunsch und die Motivation da, benötigen die Mitarbeitenden das Wissen, um die Veränderung umzusetzen.

Ability (Fähigkeit)
Sind wirklich alle benötigten Fähigkeiten vorhanden und wissen die Mitarbeitenden, wie sie diese einsetzen müssen? Thema Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen.

Reinforcement (Verstärkung)
Im letzten Schritt geht es darum, die Mitarbeitenden zu unterstützen bzw. zu bestätigen, dass der Wandel gut ist und war. Anerkennung, Belohnungen und Verstärkungsmethoden können positive Erlebnisse bei Verhaltensweisen schaffen.

 

Lewin’s 3-Stufen Modell

Einer der ersten Modelle zum Thema Wandel kam 1947 von Kurt Lewin. Er befasste sich mit der Frage, wie die Kultur in Deutschland sich nach Kriegsende zu einer Demokratie hin verändern könnte. Für ihn war es unmöglich zu erwarten, dass der Mensch freiwillig und eigeninitiativ ein Wandel anregen würde. Bei der Durchführung bevorzugte er eine Gruppe an Menschen (statt Einzelpersonen), da er die Dynamik darin als effektiver ansah. Als Resultat seiner Untersuchung kam das 3-Phasen-Modell heraus.

 

Phase 1: Unfreeze – Auftauen
In der ersten Phase wird das Vorhaben der Veränderung den beteiligten Personen mitgeteilt und alles dafür vorbereitet. Unterstützung entwickelt und eine grobe Zeitplanung erstellt.

Phase 2: Change – Verändern
Hierbei wird die Veränderung eingeführt, Trainings durchgeführt (wenn nötig) und der Prozess überwacht.

Phase 3: Refreeze – Einfrieren
Der letzte Schritt dient zur Verfestigung der Veränderung. Die Veränderung sollte hier in die täglichen Gewohnheiten mit integriert worden sein. Weiterhin wird der Prozess der Veränderung überwacht, um sicherzustellen, dass diese auch nachhaltig angewandt wird.

 

Um dir das Modell in der Praxis näher zu bringen hier ein Beispiel. Du möchtest einen neuen Workflow für Genehmigungen in SharePoint einführen, damit jeder der involviert ist, einen klaren Überblick hat, wo die Datei liegt und wer als nächstes in dem Genehmigungsprozess an der Reihe ist.

Zu Beginn stellst du den bisherigen Genehmigungsprozess dar und stellst fest, wie ineffizient dieser ist. Danach kommt die Erkenntnis, dass es mit einem Workflow wesentlich einfacher sein wird und übersichtlicher.

Nun führst du den neuen Workflow ein und gibst Schulungen zum Thema und begleitest den Mitarbeitenden, damit dieser sich danach perfekt auskennt und genau weiß, wie der neue Ablauf funktioniert.

Zum Schluss ist es wichtig, dass der neue Arbeitsablauf akzeptiert und routinemäßig ausgeführt wird.

Unsere Methode: DISCOVER I USE I CHANGE

Wir als nuboworkers arbeiten mit unserer eigenen 3 Schritte Methode: DISCOVER I USE I CHANGE.

DISCOVER-Phase:

• Erkundung neuer Möglichkeiten zur Identifikation eigener Vorteile.
• Strategieworkshops analysieren wichtige Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe.
• Ziel ist es, zu prüfen, ob diese zeitgemäß sind, und Lösungen aufzuzeigen, wie sie effizient überführt werden können. In unserem Fall betrifft dies das Thema Microsoft 365.
• Einladung zu einer Entdeckungsreise in die moderne Welt des Arbeitens.
• Fokus auf Effizienzsteigerung durch die Anpassung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen.

 

USE-Phase:

• Dieser Schritt betont die Notwendigkeit des aktiven Handelns für eine erfolgreiche Veränderung und die der praktischen Anwendungen.
• Fokus liegt auf Entlastung, Fortschritt im Fachbereich und Optimierung von Prozessen.
• Unterstützung von Cloudworkern bei der Umstellung von Arbeitsprozessen

 

CHANGE-Phase:

• Erfolgreiche Veränderung erfordert eine weitreichende Akzeptanz.
• Ziel ist die umfassende Nutzung neuer Plattformen und Apps und die eigenen Gewohnheiten zu überdenken und im Optimalfall anzupassen.
• Neue Erfahrungen und Erkenntnisse werden präsentiert.
• Überzeugung erfolgt durch die Darstellung von Use-Cases aus einem anderen Blickwinkel.

 

Sobald die passende Methode gefunden wurde und im Gange ist, geht es darum die Mitarbeitenden mit ins Boot zu holen. Hierzu haben wir dir letzte Woche mehrere Wege aufgezeigt, wie das gehen kann. Zur Unterstützung im Bereich Microsoft 365 kann dir unser neues nuboPlaybook helfen. Schau es dir gerne mal und schreib uns, wenn du Fragen dazu hast.

 

Das nuboPlaybook

Im nuboPlaybook haben wir verschiedene Tipps & Tricks, die Gamechanger zu verschiedenen Tools zur Zusammenarbeit in Microsoft 365 erarbeitet und möchten dir diese gerne bereitstellen. Mit dem direkten Praxisbezug und einem kurzen Video-Nugget sind sie garantiert für jeden verständlich und können so direkt umgesetzt werden.

Spare dir also den Aufwand der Ausarbeitung und halte deine Mitarbeiter immer up-to-date in Sachen digitaler Zusammenarbeit und Microsoft 365. Klick dich direkt rein unter www.nuboplaybook.com.

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nuboLinks

Change Management anhand der Kübler-Ross Change Kurve – nuboRadio (nuboworkers.com)
8 Erfolgsfaktoren für einen erfolgreichen Change lt. Kotter – nuboworkers
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