Datenklassifizierung im Unternehmen

Sind deine Daten im Unternehmen auch kategorisiert bzw. klassifiziert? Weißt du überhaupt was das ist und warum es im Unternehmen sinnvoll sein könnte? Markus bringt Licht ins Dunkle und hat für dich die wichtigsten Infos zum Thema.

 

 

 

 

Datenklassifizierung – Was ist das eigentlich?

Datenklassifizierung ist ein Verfahren, bei dem strukturierte oder unstrukturierte Daten analysiert und aufgrund ihres Dateityps und Inhalts in Kategorien eingeteilt werden. Dieser Prozess ermöglicht es, sensible Daten zu identifizieren und entsprechende Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen. Daten können beispielsweise nach Vertraulichkeit oder Art klassifiziert werden.

 

Wieso ist die Datenklassifizierung wichtig für Unternehmen?

Datensicherheit

• Sensible Informationen identifizieren und entsprechende Sicherheitsmaßnahmen einleiten
• Zugriff auf vertrauliche Daten beschränken
• Unbefugte Offenlegung verhindern

Compliance

• Hilft Unternehmen die Datenschutzgesetze und -vorschriften von vielen Branchen und Ländern einzuhalten, indem sie sicherstellen, dass personenbezogene Daten gemäß den gesetzlichen Anforderungen geschützt werden

Effizienz

• Unternehmen können ihre Daten effizienter verwalten
• Wissen welche Daten wertvoll sind und welche weniger wichtig
  • Ressourcen gezielter einsetzen

Risikomanagement

• Unternehmen können Risiken bewerten und geeignete Maßnahmen ergreifen

Insgesamt trägt die Datenklassifizierung dazu bei, die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit von Unternehmensdaten zu gewährleisten

Wie erfolgt die Datenklassifizierung?

Die Datenklassifizierung erfolgt in der Regel in einem mehrstufigen Prozess, der sich je nach den spezifischen Anforderungen einer Organisation unterscheiden kann. Hier ist eine allgemeine Übersicht über die Schritte, die bei der Datenklassifizierung typischerweise durchgeführt werden:

 

1. Festlegung von Klassifizierungsrichtlinien: Zunächst werden Richtlinien definiert, die festlegen, welche Arten von Daten klassifiziert werden sollen und wie die Klassifizierungskriterien aussehen.
2. Identifizierung und Lokalisierung sensibler Daten: Es wird ermittelt, welche Daten sensibel sind und wo sie gespeichert sind. Dies kann durch den Einsatz von Datei-Parsers (PC Programm, welches Daten ausliest und diese in eine Struktur umwandelt, die besser zur Weiterverarbeitung geeignet ist) und systematischen Zeichenfolgenanalysen erfolgen.
3. Kategorisierung der Daten: Die identifizierten Daten werden auf Basis ihres Typs und Inhalts in vordefinierte Kategorien eingeordnet. Dies kann beispielsweise nach Sensibilität, Vertraulichkeit oder Compliance-Anforderungen geschehen.
4. Anwendung von Schutzmaßnahmen: Entsprechend der Klassifizierung werden Schutzmaßnahmen angewendet, um die Daten gemäß ihrer Sensibilität und den festgelegten Richtlinien zu sichern.
5. Überwachung und Überprüfung: Die klassifizierten Daten werden regelmäßig überwacht und überprüft, um sicherzustellen, dass die Klassifizierung und die Schutzmaßnahmen weiterhin angemessen sind.

 

 

Was für Stufen gibt es?

1. Öffentliche Daten: Sind für jedermann öffentlich einsehbar, z.B. Adresse des Unternehmens
2. Interne Daten: „eingeschränkt zugängliche“ Informationen, die nur den Mitarbeitern im Unternehmen vorbehalten sind
3. Vertrauliche Daten: Sensible Informationen, die besonderen Schutz erfordern, wie personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse oder finanzielle Daten
4. Geheime Daten: Hochsensible Informationen, die nur für begrenzten Personenkreis zugänglich sein sollten, z.B. geheime Forschungsergebnisse #

Einteilung in Stufen hilft Unternehmen, geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen und Schutz der Daten angemessen zu gewährleisten.

 

Vorteile für Unternehmen bei Nutzung der Datenklassifizierung

Verbesserte IT-Sicherheit: Verschiedene Sicherheitsstufen können sensible Informationen identifizieren und gezielter schützen

Bessere Compliance: Sie hilft, gesetzliche Vorschriften im Zusammenhang mit Datenschutz und Datensicherheit einzuhalten

Effizientere Datenverwaltung: Mit einer durchdachten Strategie zur Datenklassifizierung lassen sich unstrukturierte Daten sortieren und bewerten. Dadurch wird der Überblick über Informationen erleichtert und die Suche nach relevanten Daten beschleunigt.

Optimale Nutzung von Daten: Daten gezielt für geschäftliche Zwecke nutzen und effektiver darauf zugreifen

 

Sensitivity Labels in Microsoft

Auch Microsoft trägt seinen Teil zur Datenklassifizierung bei mit den Sensitivity Labels (Sensivitätslabel). Diese sind digitale Stempel, die auf Geschäftsdokumenten (DOCX- oder XLSX-Dateien) oder E-Mails angebracht werden, um die Sicherheit zu erhöhen. Diese Labels ermöglichen es dir, Daten in deiner Organisation basierend auf ihrer Sensitivität zu klassifizieren und zu schützen.

 

Welche gibt es?

• Öffentlich = allgemeine, nicht vertrauliche Inhalte
• Vertraulich = Für sensible Informationen, die innerhalb der Organisation bleiben sollten
• Hoch vertraulich = streng vertrauliche Daten

 

In welchen Tools sind diese verfügbar?

1. SharePoint und OneDrive
   • Sensitivitätsbezeichnungen mit Schutz für Office-Dateien sind in SharePoint und OneDrive allgemein verfügbar
   • Benutzer können Sie nicht nur in Office-Apps auf Windows, Mac, iOS und Android, sondern auch in Office im Web anwenden

 

2. Teams, SharePoint-Sites und Microsoft 365-Gruppen
   • auch für Teams, SharePoint-Sites und Microsoft 365-Gruppen verfügbar
   • Richtlinien in Bezug auf Datenschutz, externe Benutzermitgliedschaft und Zugriff auf nicht verwaltete Geräte verknüpfen

 

3. Office-Apps
   • Office für Windows: Word, PowerPoint, Excel und Outlook
   • Office für Mac: Word, PowerPoint, Excel und Outlook
   • Office-Apps für iOS: Word, PowerPoint und Excel
   • Office Apps für Android: Word, PowerPoint und Excel

Hinweis: Auch für Files welche auf dem Fileshare / Netzlaufwerk gespeichert werden. Sofern Office mit dem M365 Account verbunden ist.

Word in Windows:

 

Word für Mac:

 

Welche Lizenzen werden dafür benötigt?*

• Microsoft 365 Business Premium kannst du sie in Office-Apps wie Word, PowerPoint, Excel und Outlook verwenden

• Microsoft 365 E3 und E5 bieten erweiterte Funktionen. Benutzer können Richtlinien für den Schutz von sensiblen Inhalten festlegen und Sensitivitätsbezeichnungen in Teams, SharePoint-Sites und OneDrive verwenden
• Microsoft 365 F1 Nutzer können Sensitivitätsbezeichnungen in Office-Apps verwenden, jedoch ohne erweiterte Funktionen.
• Office 365 Apps for Enterprise (E3, E5) Nutzer können Sensitivitätsbezeichnungen in Office-Apps verwenden

Stand: 06/2024

 

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Einführung in die Datenklassifizierung und den Datenschutz von Microsoft – Training | Microsoft Learn
Konzepte – Klassifizierungsbezeichnungen | Microsoft Learn
Kennzeichnung und Schutz – Microsoft Information Protection SDK | Microsoft Learn
Anwenden von Vertraulichkeitsbezeichnungen auf Ihre Dateien und E-Mails – Microsoft-Support