Goodbye Project for the web – Hello smarter Planner

Project for the web verschwindet, Roadmaps werden zu Portfolios und Planner bekommt ein ordentliches Upgrade – inklusive KI, Dashboards und neuen Lizenzmodellen. Was das für eure Projekte bedeutet, wie ihr den Überblick behaltet und welche Lizenz wirklich zu eurem Team passt, erfahrt ihr heute in dieser neuen Folge von nuboRadio.

 

 

 

 

Project for the web wird zu Planner – was sich 2025 ändert und was das für euch bedeutet

Ab August 2025 steht eine große Veränderung in der Microsoft-Welt an: Project for the web wird eingestellt und vollständig in den neuen Microsoft Planner überführt. Auch die Project- und Roadmap-Apps in Microsoft Teams verschwinden – stattdessen landen alle automatisch im neuen Planner-Erlebnis. Klingt erstmal nach einem Rebranding, ist allerdings deutlich mehr als das.

Microsoft verfolgt mit dieser Umstellung ein klares Ziel: To Do, Planner und Project sollen zu einer einheitlichen Plattform zusammenwachsen. Das reduziert nicht nur die Tool-Vielfalt, sondern bringt auch neue Funktionen mit sich. Der neue Planner kombiniert die einfache Bedienung von Planner mit den leistungsstarken Features aus Project for the web – darunter Ziele, Sprints, Aufgabenverlauf, Abhängigkeiten mit Vor- und Nachlaufzeiten, Baselines und sogar Portfoliomanagement.

Besonders spannend: Mit an Bord ist auch Copilot, der euch bei der Planung unterstützt, Aufgaben automatisch erstellt, Risiken erkennt und Empfehlungen gibt. Achtung Spoiler: Anfang Juli gibt es zu diesem Thema ein Interview mit unserem Microsoft Project Experten Torben Blankertz.

Für alle, die mit Power Apps arbeiten: Die bisherige Project Power App wird künftig als „Planner Power App“ weitergeführt – das Look & Feel bleibt also erhalten, nur der Name ändert sich.

Was bedeutet das für Unternehmen? Auch wenn keine Migration notwendig ist und alle bestehenden Projekte erhalten bleiben, gibt es ein paar Dinge zu beachten. Zum Beispiel funktionieren bestehende Project- oder Roadmap-Tabs in Teams ab August nicht mehr – die müssen durch Planner-Tabs ersetzt werden. Außerdem lohnt es sich, die Mitarbeitenden frühzeitig auf die neue Umgebung vorzubereiten.

 

 

 

Von Roadmap zu Portfolios – wie ihr eure Projektübersicht im neuen Planner behaltet

Mit der Umstellung von Project for the web auf den neuen Microsoft Planner verschwindet nicht nur die Project-App aus Teams, sondern auch die Roadmap-App. Für viele stellt sich da die Frage: „Wie behalte ich jetzt den Überblick über mehrere Projekte gleichzeitig?“ Die Antwort heißt: Portfolios.

Portfolios sind die neue zentrale Anlaufstelle für alle, die mehrere Projekte gleichzeitig steuern, priorisieren und im Blick behalten wollen. Sie ersetzen die bisherige Roadmap-Funktion und bieten dabei sogar noch mehr Möglichkeiten. Statt nur Zeitachsen zu vergleichen, könnt ihr in Portfolios auch Projektfortschritte, Prioritäten, Ressourcen und Risiken auf einen Blick sehen – alles in einer modernen, übersichtlichen Oberfläche.

 

Besonders praktisch: Portfolios lassen sich direkt in Microsoft Teams einbinden. So habt ihr eure wichtigsten Projekte immer dort, wo ihr sowieso schon zusammenarbeitet und auch hier unterstützt euch Copilot – zum Beispiel mit automatischen Zusammenfassungen, Statusberichten oder Handlungsempfehlungen, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft.

Für Unternehmen bedeutet das, wer bisher mit Roadmaps gearbeitet hat, sollte sich frühzeitig mit den neuen Portfolios vertraut machen. Die Umstellung ist zwar nicht kompliziert, allerdings lohnt es sich, die Teams gezielt darauf vorzubereiten – etwa mit kurzen Schulungen oder einer internen Anleitung, wie man Portfolios sinnvoll aufbaut und nutzt.

 

 

Planner für alle – aber nicht alles für jeden: Welche Lizenz braucht was?

Mit dem neuen Microsoft Planner wird vieles einfacher – nur nicht unbedingt übersichtlicher, wenn es um Lizenzen geht, denn Planner ist zwar grundsätzlich in Microsoft 365 enthalten, allerdings stehen nicht alle Funktionen jedem zur Verfügung. Deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf die Lizenzmodelle.

Compare All Planner Options and Prices | Microsoft Planner

Wer eine Microsoft 365 E3- oder E5-Lizenz hat, kann direkt loslegen – allerdings nur mit den sogenannten Basic-Plänen. Die bieten alles, was man für die tägliche Aufgabenverwaltung braucht: Aufgaben erstellen, Dateien anhängen, Checklisten nutzen, Boards und Zeitachsen anzeigen – alles drin. Auch die Integration in Microsoft Teams ist natürlich dabei.

Wer mehr will – zum Beispiel Projektziele, Backlogs, Sprints, Abhängigkeiten, Dashboards oder Gantt-Diagramme – braucht eine Planner Plan 1-Lizenz. Die kostet aktuell rund 9,40 € pro Nutzer und Monat.

Damit bekommt man Zugriff auf viele der Funktionen, die bisher nur in Project for the web verfügbar waren.

Noch eine Stufe höher liegt Planner und Project Plan 3 – hier kommen dann Features wie Aufgabenverlauf, Roadmaps, Baselines, Ressourcenanforderungen, Portfolios und Budgetplanung dazu. Diese Lizenz kostet etwa 28,10 € pro Nutzer und Monat.

Wer wirklich alles will – inklusive erweiterter Portfolioverwaltung, Ressourcenmanagement auf Unternehmensebene und Project Online-Desktopclient – greift zu Planner und Project Plan 5 für rund 51,50 € monatlich.

Für Unternehmen stellt sich also die Frage: Wer braucht was? Unser Tipp: Schaut euch an, wie eure Teams arbeiten.

 

• Für klassische Aufgabenverwaltung reicht oft die E3/E5-Lizenz.
• Wer komplexere Projekte steuert oder mehrere Projekte gleichzeitig managen muss, ist mit Plan 1 oder Plan 3 besser beraten.
• Es muss nicht jeder alles haben – oft reicht es, wenn Projektleiter oder PMOs mit den erweiterten Funktionen arbeiten.

 

Fazit: Planner ist flexibel – auch bei den Lizenzen. Wer gezielt plant, spart nicht nur Geld, sondern holt auch das Beste aus dem Tool raus.

---

Wir freuen uns wie immer von dir zu hören per E-Mail, Kontaktformular oder auf Social Media.

Wusstest du, dass du diese Folge ganz einfach mit deinen Freunden teilen kannst? Klicke hier auf den gewünschten Kanal und fertig. Probiere es gleich mal aus.

nuboLinks

Transitioning to Microsoft Planner and retiring Microsoft Project for the web | Microsoft Community Hub
Manage multiple plans with portfolios in Microsoft Planner – Microsoft Support
Advanced capabilities with premium plans in Planner – Microsoft Support