Meetings, E-Mails – Relikte der Vergangenheit?
Sind Meetings und E-Mails immer noch zeitgemäß oder Relikte der Vergangenheit? Dieser Frage gehen wir heute auf den Grund, denn wer möchte schon den ganzen Tag in Meetings hängen, die eigentlich mit einer E-Mail erledigt sein könnten? Allerdings gibt es da bestimmt bessere Wege, Kommunikation im Unternehmen nachhaltig anzugehen.
Inhalt des Artikels:
Meetings in Unternehmen
E-Mails – der Evergreen in Unternehmen
Unser Lösungsvorschlag – Microsoft Teams
NuboLinks
Meetings in Unternehmen
Sind Meetings notwendig? Das kann sowohl mit JA als auch mit NEIN beantwortet werden. Es spielen viele Faktoren mit hinein, die ein Meeting eben notwendig oder eher überflüssig machen.
VORAUSSETZUNGEN FÜR EIN GUTES UND ERFOLGREICHES MEETING:
- Gute Vorbereitung: Das beinhaltet die Themenauswahl, den Inhalt selber, das Equipment, die Einladung (hier kann im Vorfeld mit FindTime, dem Add-In für Outlook direkt eine Terminumfrage erstellt werden, um mehrere Möglichkeiten zur Auswahl zu haben, usw.
Eventuell macht es auch Sinn direkt zwei Meetings anzusetzen mit zwei unterschiedlichen Zielen (z. B. einmal ein Arbeitsmeeting, in dem eine Vorlage für das nächste Meeting erstellt wird mittels, PowerPoint, Whiteboard etc. und ein Entscheidungsmeeting)
In diesen 2 nuboRadio Folgen sprechen wir genau über diese Meeting Thematiken, da es einfach öfters erwähnt werden muss.
- Ein geeignetes Tool für die Umsetzung zu haben (wir empfehlen natürlich Microsoft Teams)
Unsere Tipps für mehr Effizienz in Web Meetings – nuboRadio (nuboworkers.com)
Unsere Pro und Contras zum Thema Meetings:
PRO:
- Kommunikation zum gewünschten Thema
- Persönlicher Austausch mit Kollegen
- Schnellere Absprachen im Team möglich
- Zeitsparend bei guter Vorbereitung (dieser Punkt ist wohl ausschlaggebend)
CONTRA:
- Zeitraubend
- Keine Pause zwischen den Meetings
- Keine gute Vorbereitung des Meetings
- Warten auf alle Teilnehmer, usw.
Fakt ist also, dass es durchaus Sinn macht, Meetings, Besprechungen und Zusammenkünfte zu veranstalten, es kommt eben auf die Art und Weise drauf an, wie mit dem Thema umgegangen wird. Zudem ist es durchaus auch möglich mal einen Termin auszulassen, wenn es für einen selber nicht allzu relevant ist.
E-Mail – der Evergreen in Unternehmen
Die gute, alte E-Mail. Schon seit 1965 begleitet sie uns und wird mittlerweile für alles Mögliche verwendet. Unter anderem als Kommunikationsmittel in Unternehmen.
In dieser Folge Yammer, Teams oder E-Mail? When to use what – nuboRadio (nuboworkers.com) sind wir darauf eingegangen, wann welches Kommunikationsmittel genutzt werden sollte und befinden uns hier an einem ähnlichen Punkt.
Statt eines z.B. 60-Minütigen Meetings, hätte es vielleicht auch eine E-Mail mit allen relevanten Themen getan. Ist die E-Mail also eine Alternative zu einem Meeting? Ja, vielleicht. Stelle dir vor, du bist in mehreren Teams unterwegs für verschiedene Projekte. Du bekommst einmal wöchentlich von jedem Team, statt eines Meetings, eine E-Mail.
Für den Anfang bestimmt nicht schlecht, nach einer gewissen Zeit allerdings wird dich vermutlich die E-Mail Flut so überfordern, weil du nichts mehr findest, dass der Frust schon vorprogrammiert ist.
Unser Lösungsvorschlag – Microsoft Teams
Bevor nur Frust entsteht, weil zu viele unproduktive Meetings stattfinden und die Übersicht einfach verloren geht, wähle lieber ein Kommunikationstool wie Microsoft Teams.
Hier besteht die Möglichkeit, Kanäle für ein Team zu erstellen, in dem alle Unterlagen, Termine, Absprachen (z.B. per Microsoft Forms) & Unterhaltungen gespeichert und gesammelt werden können. Es werden nur die Personen in das Team eingeladen, die relevant sind und es kann eine ordentliche & übersichtliche Struktur aufgebaut werden.
Für den Fall, dass du schon Teams benutzt und mittlerweile in gefühlt 100 Teams Mitglied bist und die Übersicht verlierst hier zwei Tipps von Markus.
Erstelle aus jeder, für dich relevanten @-Mention Nachricht eine Aufgabe in To Do. Gehe dafür in der Nachricht rechts auf die drei Punkte und wähle „Weitere Aktionen“ und dann auf „Aufgabe erstellen“.
Somit kannst du alle zu erledigenden Aufgaben nach und nach abarbeiten und verlierst den Überblick nicht.
Oder das @-Mention ist weiterhin als ungelesen markiert und du siehst es weiterhin in deinem Feed.
Ansonsten ist es bei uns z.B. so, dass wir im Team so gut wie alles über Microsoft Teams regeln und uns entweder selber Aufgaben in Task erstellen oder Aufgaben zugewiesen bekommen und so den Überblick behalten.
Durch diese Art von Hilfsmitteln werden die wöchentlichen Meetings vielleicht zu 2-wöchigen oder monatlichen Meetings, da alles Weitere in Teams geklärt werden kann und Keinem unnötige Zeit raubt.
Die Frage also, ob es sinnvoll ist den ganzen Arbeitstag mit Meetings zu verbringen, die nicht notwendig sind, können wir getrost mit NEIN beantworten. Es spielen einfach viele Faktoren mit hinein und wir als nuboworkers tun genau das, nämlich Firmen dabei zu unterstützen diese Meetings und Projektabläufe effizienter und besser gestalten zu können. Denn davon profitieren alle, die Arbeit macht mehr Spaß und ist zufriedenstellender.
Hand aufs Herz – wie viele Meetings hast du am Tag und wie viele E-Mails bekommst du, die besser in einem Kommunikationstool aufgehoben wären? Wir freuen uns wie immer von dir zu hören per E-Mail, Kontaktformular oder auf Social Media.
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NuboLinks
Unsere Tipps für mehr Effizienz in Web Meetings – nuboRadio (nuboworkers.com)
Meeting Knigge – Quatscht ihr noch oder meetet ihr schon? – nuboworkers | learn. communicate. collaborate.
Yammer, Teams oder E-Mail? When to use what – nuboRadio (nuboworkers.com)
App für Teamarbeit – Kostenlos registrieren | Microsoft Teams
