OneDrive & Oversharing- Wenn Teilen zu viel wird

Heute geht’s um ein Thema, das viele von uns betrifft, ohne dass wir es merken: Oversharing in OneDrive. Also: Wann wird Teilen eigentlich zu viel des Guten? Wie behält man den Überblick? Und was ist Microsoft Purview?

 

 

 

Was ist Oversharing überhaupt?

OneDrive ist super praktisch – Dateien speichern, teilen, gemeinsam bearbeiten. Aber genau da kann’s auch schnell passieren: Man teilt mehr, als man eigentlich wollte. Das nennt man Oversharing. Zum Beispiel, wenn du einen Link erstellst, der für „Jeder“ zugänglich ist – und plötzlich haben auch Leute Zugriff, die du gar nicht auf dem Schirm hattest.

Microsoft bietet Tools, um genau das zu verhindern. In der SharePoint- und OneDrive-Verwaltung kannst du genau sehen, wer Zugriff auf welche Dateien hat. Für einen Admin lassen sich mit Microsoft Purview und dem SharePoint Admin Center Freigaben analysieren und einschränken – besonders wichtig für Unternehmen, die mit sensiblen Daten arbeiten. Für dich persönlich gibt es im OneDrive die „geteilt mit Ihnen“ und „geteilt von Ihnen“ Ansicht

 

Was ist Microsoft Purview?

Microsoft Purview ist eine Plattform, mit der Unternehmen ihre Daten besser im Griff haben. Egal ob in OneDrive, SharePoint, Teams oder Outlook – Purview hilft dabei, sensible Infos zu erkennen, zu schützen und im Blick zu behalten.

Dafür bringt es gleich mehrere Funktionen mit:

• Sensitivity Labels: Dateien und E-Mails lassen sich als „vertraulich“ oder „nur intern“ kennzeichnen.
• Data Loss Prevention (DLP): Erkennt automatisch, wenn sensible Daten geteilt werden sollen – und warnt oder blockiert
• Insider Risk Management: Unterstützt dabei, Risiken durch unabsichtliches oder absichtliches Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen.

Kurz gesagt: Microsoft Purview ist wie ein Sicherheitsgurt für deine Daten. Du merkst ihn kaum – aber wenn’s drauf ankommt, ist er da.

 

Woran erkenne ich Oversharing?

In OneDrive kannst du ganz einfach nachsehen, wer Zugriff auf deine Dateien hat.

Klicke neben der Datei oder dem Ordner auf die drei Punkte und gehe auf „Teilen“ oder direkt über das „Teilen-Symbol“ neben den drei Punkten.

Nun öffnet sich ein neues Fenster. Im unteren Bereich befindet sich das Einstellungsrädchen über das du in die Linkeinstellungen gelangst.

In den Linkeinstellungen siehst du nun, wer alles Zugriff hat.

Wenn du dort viele unbekannte Namen oder einen allgemeinen Link siehst, ist das ein Hinweis auf Oversharing.

 

Was tun, wenn’s schon passiert ist?

Keine Panik – du kannst jederzeit in die Einstellungen gehen und folgende Punkte bearbeiten. Gleichzeitig sind dies auch gute Tipps für die Zukunft, um auf Nummer sicher zu gehen.

 

• Zugriff prüfen
  Wie oben schon erwähnt, kannst du prüfen, wer alles Zugriff auf die Datei hat In dem du die Datei oder den Ordner in OneDrive öffnest und in die Linkeinstellungen gehst.
• Freigabe beenden
  Du kannst den Link einfach löschen oder den Zugriff für einzelne Personen entziehen. Das geht direkt über die Einstellungen.
• Freigabe einschränken
  Wenn du den Link nicht komplett löschen willst, kannst du ihn auch anpassen – z. B. so, dass nur bestimmte Personen Zugriff haben oder dass der Link nach ein paar Tagen abläuft.
• Datei verschieben
  Wenn du ganz sicher gehen willst: Verschieb die Datei in einen privaten Ordner, der nicht geteilt ist. So wird der Zugriff automatisch entzogen.
• Lerneffekt mitnehmen
  Fürs nächste Mal: Lieber gezielt freigeben statt „Jeder“. Und regelmäßig in „Geteilt – Von Ihnen“ reinschauen – da siehst du alles, was du aktuell teilst

 

nuboFazit: Teilen ja und zwar mit Köpfchen

OneDrive macht das Teilen von Dateien super einfach – manchmal fast zu einfach. Genau deshalb lohnt es sich, regelmäßig innezuhalten und zu prüfen: Wer hat eigentlich Zugriff auf was? Oversharing passiert schnell, lässt sich allerdings genauso schnell wieder in den Griff bekommen. Mit gezielten Freigaben, einem kurzen Blick in die „Geteilt -Von Ihnen“-Ansicht und Tools wie Microsoft Purview bist du auf der sicheren Seite.

Unser Tipp: Lieber einmal mehr nachschauen als später überrascht sein. Denn digitale Zusammenarbeit funktioniert am besten, wenn alle wissen, was geteilt wird – und mit wem.

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Microsoft Purview | Microsoft Learn
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