Qualitätsmanagement & Management System
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Mehr InformationenWillkommen zu unserer Folge über Qualitätsmanagement und Microsoft 365. Heute werden wir uns darauf konzentrieren, wie Unternehmen effiziente Systeme implementieren können, um ihre Qualitätsmanagementprozesse zu optimieren. Wir werden die wichtigsten Funktionen und Vorteile von Microsoft 365 in diesem Kontext beleuchten und praktische Tipps zur Umsetzung geben. Zu Gast ist heute Andre Redaoui von der TopQM, der uns Einblicke in dieses Thema gibt.
Inhalt des Artikels
Vorstellung Andre Redaoui & TopQM
Andre ist CEO im Bereich Finance & Administration bei TopQM in Buchen im Odenwald. Im Groben gesagt einem Beratungsunternehmen für Qualitätsmanagement, welches es seit 2000 gibt und mittlerweile weltweit vertreten ist.
Warum ist Qualitätsmanagement besonders wichtig?
Qualitätsmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil jedes erfolgreichen Unternehmens. Es stellt sicher, dass Produkte und Dienstleistungen den festgelegten Standards entsprechen und kontinuierlich verbessert werden. Ein effektives Qualitätsmanagementsystem (QMS) hilft Unternehmen, ihre Prozesse zu optimieren, Fehler zu minimieren und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
Das Qualitätsmanagementsystem (QMS) basiert auf der Norm ISO 9001 und zielt darauf ab, konsistente Qualität zu gewährleisten. Früher waren diese Systeme oft papierbasiert, heute sind sie zunehmend digitalisiert. Es gibt viele Insellösungen, wie CAQ-Software für Messsysteme und Prozessflows, die in Office 365 integriert werden können. Insellösungen sind nicht unbedingt schlecht, solange sie effektiv sind. Ein integriertes Managementsystem (IMS) kombiniert Qualitäts-, Umwelt-, Arbeitssicherheits- und Energiemanagement, basierend auf den Normen ISO 9001, 14001, 45001 und 50001. Diese Systeme helfen, alle Anforderungen in einem System zu integrieren und effizient zu managen.
Fehlerkultur und Change Management sind ebenfalls wichtige Themen. Fehler sind unvermeidlich und sollten als Lernmöglichkeiten gesehen werden. Änderungen müssen dokumentiert und geschult werden. Eine offene Fehlerkultur fördert die kontinuierliche Verbesserung. Die Digitalisierung erleichtert die Verwaltung und Nachverfolgung von Qualitätsprozessen. Künstliche Intelligenz (KI) kann in der Datenanalyse und Prozessoptimierung helfen, ist aber im Qualitätsmanagement noch in den Anfängen.
Use Case – der Kugelschreiber
Andre verwendet als praktisches Beispiel das Herstellen eines Kugelschreibers. Stell dir also vor, dass für jede neue Farbe oder Form die Produktionsanlage umgestellt werden muss. Die Parameter für die Umstellung werden in einem Papierordner neben der Maschine aufbewahrt. Wenn sich die Vorgaben ändern, wird das alte Papier durch ein neues ersetzt und das alte ins Archiv gelegt.
Ein Problem entsteht, wenn ein neuer Mitarbeiter oder eine Nachtschicht versehentlich die alten Parameter verwendet und somit den alten Kugelschreiber produziert, obwohl der Kunde die neue Variante erwartet. Ein digitales System, wie ein Tablet mit Zugriff auf aktuelle Dokumente, könnte dieses Problem lösen, indem es sicherstellt, dass nur die neuesten Vorgaben verwendet werden.
Allerdings muss auch im digitalen System darauf geachtet werden, dass die neuen Vorgaben abgerufen und verwendet werden. Eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme könnte eine aktive Bestätigung durch den Maschinenführer sein, bevor die Produktion startet. Wie du also sehen kannst, kann selbst bei scheinbar „kleinsten Produkten“ sehr schnell, sehr viel falsch laufen, wenn Prozesse nicht richtig funktionieren.
Microsoft 365 als Werkzeug für Qualitätsmanagement
Microsoft 365 bietet eine Vielzahl von Tools und Anwendungen, die Unternehmen dabei unterstützen können, ihre Qualitätsmanagementprozesse zu verbessern. Zu den wichtigsten Anwendungen gehören.
SharePoint: Ermöglicht die zentrale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten, was die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch erleichtert.
Teams: Fördert die Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit, was besonders wichtig für die schnelle Lösung von Qualitätsproblemen ist.
Power Automate: Automatisiert wiederkehrende Aufgaben und Prozesse, wodurch Fehler reduziert und die Effizienz gesteigert werden.
Power BI: Bietet leistungsstarke Analysetools, mit denen Unternehmen ihre Qualitätsdaten visualisieren und fundierte Entscheidungen treffen können.
Implementierung von Microsoft 365 im Qualitätsmanagement
Die Implementierung von Microsoft 365 in das Qualitätsmanagement erfordert eine sorgfältige Planung und Schulung der Mitarbeiter. Hier sind einige Schritte, die Unternehmen befolgen sollten.
Bedarfsanalyse: Identifizieren Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens und wie Microsoft 365 diese erfüllen kann.
Schulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den verschiedenen Microsoft 365-Tools, um sicherzustellen, dass sie diese effektiv nutzen können.
Integration: Integrieren Sie Microsoft 365 in Ihre bestehenden Qualitätsmanagementprozesse und -systeme.
Überwachung und Verbesserung: Überwachen Sie die Nutzung der Tools und sammeln Sie Feedback, um kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen.
Vorteile der Nutzung von Microsoft 365
Die Nutzung von Microsoft 365 im Qualitätsmanagement bietet zahlreiche Vorteile, darunter.
Verbesserte Zusammenarbeit: Durch die Nutzung von Tools wie Teams und SharePoint können Mitarbeiter effizienter zusammenarbeiten und Informationen austauschen.
Erhöhte Effizienz: Automatisierungstools wie Power Automate helfen, manuelle Aufgaben zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.
Bessere Entscheidungsfindung: Mit Power BI können Unternehmen ihre Qualitätsdaten analysieren und fundierte Entscheidungen treffen.
Flexibilität und Skalierbarkeit: Microsoft 365 ist flexibel und skalierbar, sodass es an die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe angepasst werden kann.
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