Selbstorganisation
Bei all der Zusammenarbeit, die wir täglich haben, darf die Selbstorganisation auf keinen Fall fehlen, denn wenn diese gegeben ist, kann die Zusammenarbeit umso besser funktionieren. Heute zu Gast wieder Adrian Bombelka, der uns einen Einblick in das Thema Selbstorganisation gibt und was es alles Wissenswertes darüber gibt.
Inhalt des Artikels
Adrian Bombelka
Selbstorganisation im Arbeitsalltag
Wir bekommen immer mehr Aufgaben im Arbeitsalltag und meinen bis zu einem gewissen Grad, uns alles merken zu können ohne To Do Liste etc. Da kann schnell mal die ein oder andere Aufgabe untergehen, der Kopf wird voll und man ist schneller gereizt, genervt und manchmal auch nicht ganz bei der Sache.
Umso wichtiger finden wir und auch Adrian ist es, sich selbst gut zu organisieren, um Herr über die Aufgaben zu werden und alles im Griff zu haben. Selbst der Gedanke daran fühlt sich gut an, oder?
Durch die Coronazeit sind viele Schwachstellen zum Vorschein gekommen und viele zum Thema Digitalisierung wurden vorangebracht bzw. behoben. Durch die Home Office Situationen und das Homeschooling wurde vielen erstmal bewusst, dass sie sich jetzt selbst organisieren müssen und der Arbeitsalltag nicht mehr nur von der Firma kommt. Das war für viele eine große Umstellung und hat bei dem ein oder anderen bestimmt erstmal für Überforderung, Unwissenheit und Unmut gesorgt.
Das schreit alles nach Selbstorganisation. Doch, die will erstmal gelernt sein. Wo fange ich an, welche Tools gibt es dafür, was muss ich beachten?
Selbstorganisation = Zeitmanagement?
Bevor wir darauf eingehen gibt es noch ein Punkt der sich nicht nur um Selbstorganisation dreht, sondern auch um Zeitmanagement. Viele setzen diese zwei Themen auf eine Stufe, doch was ist genau der Unterschied?
Wie nutze ich meine Zeit sinnvoll und wofür? Muss ich zu jeder Sekunde produktiv sein oder ist „Langeweile“ auch ok? Hier gibt es einen entscheidenden Unterschied, nämlich produktiv vs. beschäftigt sein. Gerade im privaten Bereich und den sozialen Medien kann man schnell mal ein paar Stunden mit Insta, Tik Tok, Netflix usw. beschäftigt sein und „keine“ Zeit haben. Produktiv sein wäre hier beispielsweise Haushalt noch zu erledigen, sich um seine Unterlagen zu kümmern, Sport machen usw. Beides hat seine Berechtigung, denn jeder Mensch braucht unterschiedliche Auslastung.
Was Adrian daran überhaupt nicht mag ist der Satz: „Ich habe keine Zeit“, denn dieser vermittelt eigentlich nur, dass die Person sich nicht managen kann bzw. nicht möchte und es sozusagen dem Schicksal überlässt, wie die eigene Zeit genutzt wird und die Verantwortung abgibt. Schade eigentlich, denn manchmal wäre es schon schön einen Sündenbock für seine nicht vorhandene Selbstorganisation zu haben. Leider funktioniert das so im Leben (privat & geschäftlich) nicht und wir sind zu 100% für unsere Zeit verantwortlich. Stichwort: Prioritäten!
Um dieses Thema „Ich habe keine Zeit“ besser zu managen, wäre es beispielsweise in Gesprächen eine Möglichkeit zu sagen, ich bin gerade beschäftigt bzw. habe für Thema xy keine Zeit, könnte sie mir allerdings am Donnerstag nehmen. Damit nimmst du das Anliegen deines Gegenüber wahr, kümmerst dich kurzfristig darum und gibst einen Zeitraum vor, an dem du dir die Zeit nehmen kannst.
Fokus setzen
Mehrwert stiften, eben produktiv zu sein, sich Zeit für ein bestimmtes Thema nehmen und darüber wirklich nachdenken, wie man Thema xy angehen kann, ist in der heutigen Zeit nicht immer gegeben, da die Aufmerksamkeitsspanne durch die sozialen Medien enorm abnimmt. Da sind wir wieder beim Goldfisch. Zwei Sekunden, dann muss das nächste kommen. Wenn man sich mal genau anschaut, wie lange man die Aufmerksamkeit auf den Beiträgen hat, merkt man erst, dass die zwei Sekunden gar nicht so unrealistisch sind. Traurig irgendwie…
Um dem entgegen zu wirken gibt Adrian hier den Tipp sich pro Tag 30 Minuten Zeit zu nehmen, um bewusst an bestimmten Themen zu arbeiten. Das sei realistischer, als die Aussage, an Tag xy arbeite ich acht Stunden produktiv. Wird eher weniger umgesetzt, als 30 Minuten am Stück.
Solltest du durch dein Smartphone, Musik, Benachrichtigungen in Teams etc. abgelenkt werden, richte dir die Fokuszeit in Teams und auf deinem Smartphone ein. Selbst in Windows gibt es mittlerweile die Einstellung der Fokuszeit. Über den Kalender rechts unten im Bildschirm gelangst du zur Fokuszeit oder über die Einstellungen und den Punkt „Uhr“. Hier kannst du alles einstellen und nachverfolgen.
Beachte hierbei, dass du dich nicht selbst fertig machen solltest, wenn die Fokuszeit mal nicht funktioniert und du dir das zwar vorgenommen hast, allerdings überhaupt nicht in das Thema reinkommst. Jeder Tag ist unterschiedlich, unsere Stimmung ist unterschiedlich und an manchen Tagen sind wir einfach produktiver, als an anderen. Wichtig ist, dass zu erkennen und zu akzeptieren. Ein Perspektivwechsel kann hier manchmal wahre Wunder bewirken.
Vielleicht kannst du dich auch mal selbst analysieren, um festzustellen, wann du am Produktivsten bist. Gibt es da eine bestimmte Uhrzeit? Wenn ja, dann setze dir doch am besten zu diesen Zeiten einen Fokusblocker in deinen Kalender.
Tools zur Selbstorganisation
Visualisierungen helfen bekanntlich. So auch bei der Selbstorganisation. Dafür gibt es ganz viele, unterschiedliche Tools. Im analogen Bereich gibt es nach wie vor ganz klassisch, die Post its. Kleine, klebende Zettelchen mit Notizen darauf, die einen erinnern sollen, was noch gemacht werden muss. Eignen sich hervorragend für kurzfristige Erledigungen und Aufgaben.
Geht es um langwierige Projekte oder Prozesse eignen sich Fokusplaner besser. Hier kannst du Monatspläne bzw. Monatsziele eintragen und die dazugehörigen Schritte herunterbrechen, beispielsweise in die vier Monatswochen. Wöchentlich könntest du dann nachschauen, ob du alle Schritte geschafft hast, wie die Woche gelaufen ist und ob es Verbesserungspotential gibt.
Bist du eher der digitale Typ? Dann kennst du vielleicht bereits die gängigen Microsoft Tools wie To Do, Planner und OneNote. Ebenso gibt es die App Notions.
Methoden der Selbstorganisation
Eisenhower Methode
Diese Methode eignet sich sehr, um Prioritäten zu ermitteln. Wie wichtig und dringlich ist diese Aufgabe? Wenn sie beide Kriterien erfüllt, sollte sie direkt als Erstes erledigt werden. Sind die Aufgaben eher nicht so wichtig und haben wenig Priorität, können diese auch nach hinten rutschen bzw. können sie auch delegiert werden, sollte diese möglich sein.
Ivy-Lee-Methode
Ich schreibe die sechs wichtigsten Aufgaben auf, die für den Tag notwendig sind, beginnend mit der Aufgabe, auf die du am wenigsten Lust hast und vielleicht auch vor dir herschiebst. Diese Aufgabe ist dann Priorität eins. Die letzte der sechs Aufgaben sollte dann eine sein, auf die Bock hast und zu der du gelangen möchtest. Somit arbeitest du erst alles ab, was vielleicht unangenehm ist und was du überhaupt nicht machen möchtest und kommst zum Schluss bei einer schönen Aufgabe an. Diese Methode kann dann zu einem Motivator werden.
Adrians Tipp zum Schluss: Seid ehrlich zu euch selbst! Macht euch Gedanken über eure Prioritäten, nehmt euch mal die Zeit und schreibt die Wirklichkeit auf. Wenn dann 5 Stunden Social Media deine Priorität sind, dann ist das auch ok. Es aufzuschreiben und zu visualisieren hilft ungemein! Ebenso ein Fälligkeitsdatum einzutragen. Bis wann muss Aufgabe xy fertig sein. Das gilt für berufliche sowie private Aufgaben.
Egal, wie du dich selbst organisierst. Schlussendlich zählt, dass die Aufgaben erledigt sind und du einen „Haken“ daran setzen kannst. Das gibt ein gutes Gefühl, schafft Zufriedenheit und motiviert ungemein. Wichtig hierbei ist, dass euer Fortschritt sichtbar ist! Welches Tool verwendest du denn zur Selbstorganisation?
Wir freuen uns wie immer von dir zu hören per E-Mail, Kontaktformular oder auf Social Media.
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