Verzeihe mir bitte die Überschrift zu diesem Thema, denn was ist eigentlich besser als die eigene Art zu arbeiten? Ich selbst habe mich bereits 2019 dazu entschieden, mich konsequenter mit Microsoft To-Do zu organisieren.

Im Team nutzen wir natürlich Microsoft Planner. Doch mittlerweile gibt es von Microsoft doch noch einiges mehr an Tools. Funktionsreich und in unterschiedlichen Aufmachungen kommen neben To Do und Planner, die Aufgaben in Teams und Microsoft Lists daher. Wie immer im Microsoft 365 Kosmos gilt, es gibt kein richtig und kein falsch, es gibt eventuell nur eine bessere Möglichkeit euch persönlich oder das Team zu organisieren. Lasst uns gemeinsam einmal etwas mehr Licht ins dunkle der Aufgabenmanagement Tools bringen.

Kennt Ihr eigentlich alle Aufgabenmanagement Apps und deren Möglichkeiten?

Zuerst einmal möchte ich euch gerne alle Apps kurz vorstellen. Um überhaupt ein Bild davon zu bekommen, was du einsetzen kannst, solltest du das Tool verstehen und dein Toolset schärfen. Wir fangen einmal mit dem Bekannten an und gehen dann zum Neuesten.

Microsoft To Do – Der Selbstorganisationsmeister

Microsoft To Do ist die App zur Selbstorganisation. Du kannst Sie im Web aufrufen oder als App auf deinen Windows 10-, iOs oder Androidgerät installieren. Die Vorlage für To Do lieferte die App Wunderlist, welche von Microsoft übernommen und deren Funktionen dann sukzessive in die App To Do übernommen wurden.

In To Do kannst du entweder selbst Aufgabenlisten wie eine Einkaufsliste oder zu tätigende Rückrufe anlegen, du kannst auch eine Gruppe für verschiedenen Liste bilden z.B. die Gruppe Kunden und darunter Aufgaben für einzelne Kunden festhalten. Natürlich könntest du eine Liste auch freigeben, um zum Beispiel einen Themenspeicher für den Jour Fixe mit deinem Abteilungsleiter zu haben.

In jeder Aufgabe kannst du ein Fälligkeits- und Erinnerungsdatum festlegen, eine Checkliste und eine umfassende Beschreibung hinzufügen und im Fall einer geteilten Liste auch einen Zuständigen. To Do eignet sich dabei jedoch nicht als Team-Aufgaben Tool!

Über die Intelligenten Listen bekommst du zusätzlich alle Aufgaben angezeigt, die dir in Planner zu gewiesen sind, sowie alle gekennzeichneten E-Mails aus Outlook. To Do löst somit den Aufgabenbereich von Outlook ab. Leider ist die Anbindung von OneNote aktuell nur begrenzt über die Outlook Aufgaben (OneNote 2016) oder per Power Automate gegeben.

Mehr Informationen rund um To Do haben wir für dich bereits in anderen Podcast-Folgen festgehalten:

Microsoft Planner – Projekte und Teams mit einem Kanban-Board organisieren

Everbodys Kanban-Darling, Planner ist das Kanban-Aufgabentool von Microsoft. Ihr könnt euch die Planneroberfläche wie einen großes Whiteboard mit einzelnen Bahnen, sogenannten Buckets und einer Art digitalem Post-It vorstellen. Über Planner könnt Ihr im Team Aufgaben organisieren, werdet über Fälligkeiten informiert und könnt die Aufgaben gemeinsam besprechen z.B. in einem Jour Fixe. Ein weiterer Anwendungsfall ist zum Beispiel die Organisation der Aufnahme von nuboradio ;-). Über verschiedene Darstellungsweisen von der Gruppierung über den Filter könnt Ihr euch eure ganz persönliche Sicht auf eure Aufgaben zusammen klicken. 

Microsoft Lists – Das Revival der SharePoint Aufgabenliste

Wer erinnert sich noch an die SharePoint Aufgabenliste? Ja, da hinten sehe ich Hände. OnPremise war Sie noch häufiger in Nutzung. Dank automatischer Benachrichtigung und Individualisierbarkeit wurden einige Excelaufgabenlisten durch Sie ersetzt. Spätestens nach dem Umstieg auf Office365 und der Verfügbarkeit von Planner ist Sie an vielen Stellen verschwunden.

Mit Microsoft Lists kommt Sie wieder zu uns zurück. Eleganter, einfacher, besser. Wir haben bereits in einer nuboradio Folge über Lists berichtet (Zurück in die Zukunft – Microsoft Lists). Lists dient dabei nicht nur als Aufgabenliste, es gibt viele verschiedene Möglichkeiten über Customizing die Listen an die Bedürfnisse anzupassen z.B. eine Teilnehmerliste für ein Sommerfest, eine Übersicht über alle Projekte im Unternehmen, deren Kosten und Zeiten etc. Im Fall von der Aufgabenverfolgung ist Microsoft Lists wohl am ehesten mit Tools wie Asana oder Monday.com vergleichbar. (Interview mit Karina Oelmaier)

Aufgaben in Microsoft Teams – Ist das eigentlich wirklich etwas anders als Planner und To Do?

Die Aufgaben in Teams sind kein weiteres Tool, viel mehr konsolidieren sie die Aufgaben aus Planner und To Do in einer App in Microsoft Teams. Mittlerweile solltest auch du diese Änderung in deiner Teams Oberfläche erhalten haben. Über Aufgaben in Microsoft Teams haben wir bereits umfangreich in dieser Folge nuboradio berichtet. Wir finden das damit die Nutzererfahrung rund wird, Microsoft Teams rückt immer mehr in den Fokus des digitalen Arbeitsplatzes. Durch die zentrale Anzeige von Inhalten anderer Apps, ermöglicht es uns einfacher und schneller zu navigieren und besser zum Ziel zu kommen. 

Wann können wir also welche Aufgabenmanagement App benutzen?

Fassen wir kurz zusammen, Planner und Lists sind super geeignet für die Organisation von Aufgaben im Team oder Projekt. Mit To Do könnt Ihr eure Selbstorganisation verbessern und schnell eure Aufgaben aus Planner heraus verwalten. Ein kleinen Knackpunkt gibt es mit Microsoft Lists aktuell noch, es gibt Stand September 2020 keine Integration in Planner, To Do oder die Aufgaben in Microsoft Teams. Ihr könnt die Lists lediglich als Registerkarte in eurem Microsoft Teams Team hinzufügen. Mit Hilfe des Schaubildes möchten wir euch nochmal eine klarere Übersicht geben wo welche Aufgabe herkommt, wo wir diese angezeigt bekommen und welche App uns wie besonders gut unterstützen können.

Vergleich Tools Aufgabenmanagement

Gerade Microsoft Planner und Microsoft Lists stehen in einem harten Konkurrenzkampf. Beide sind hervorragend dafür geeignet die Aufgabenorganisation innerhalb eines Teams zu verbessern. Und wo bekommt Ihr jetzt den besseren Überblick über eure ganz persönlichen Aufgaben? In To Do oder doch besser in den Teams Aufgaben? – Meiner Meinung nach, ist die Anzeige der Aufgaben in Teams eine super Möglichkeit einen Überblick zu erhalten, über meine Aufgaben und die meiner Projekte bzw. Teams.

Ich persönlich werde nach wie vor die Aufgabenanlage und Organisation über die To Do App abbilden, gerade mit der Integration der in Outlook geflaggten E-Mails sowie meiner Planner-Aufgaben welche ich mir ganz einfach zu meinem Tag hinzufügen kann.

Microsoft Planner oder Microsoft Lists – beides gut, jedoch anders…

Werfen wir nochmal einen Blick auf die Team Organisation mit Microsoft Planner und Microsoft Lists. Beides sind ohne Frage sehr gut geeignete Tools um sich im Team klarer zu strukturieren, auf den ersten Blick fragt man sich auch was die Doppelung soll. Doch so gleich sind sich die beiden Tools gar nicht. Microsoft Planner ist super geeignet für das Arbeiten im Kanban Modus, man kann es hervorragend mit Methodiken wie SCRUM zusammen einsetzen. Jedoch ist man im Fall von Planner auch schnell an den Grenzen.

Es lässt sich nun einmal kein zusätzliches Feld hinzufügen. Planner ist für kleine Teams schnell und einfach einsetzbar. Wir empfehlen, stimmt gemeinsam ab, wie Ihr die Aufgabenkarte nutzen wollt, wann Ihr ein Fälligkeitsdatum setzt z.B. Meilenstein oder Ende, wer adressiert wird und wann Ihr eine Aufgabe abschließt (einzeln oder im Team). Auch für die Integration Richtung Aufgaben in Teams oder To Do ist Planner eure Wahl.

Möchtet Ihr eine eigene Note ins Aufgabenmanagement bringen, ist Microsoft Lists euer Tool z.B. zum Erfassen der nächsten Meilensteine im Projekt, individueller Auswahlmöglichkeiten, Anbindung an andere Listen usw. Mit Lists stehen euch deutlich mehr Möglichkeiten zur Verfügung. Die Integration in Teams ist über die Möglichkeit der Einbindung in einer Registerkarte gegeben.

Zusammenfassend könnte man also sagen…

Wir sehen es gibt viele Möglichkeiten, Szenarien und Anwendungsfälle bei denen uns diese Tools unterstützen können. Es gibt auch Punkte welche nicht abgedeckt werden. Gerade wenn wir im Projektkontext unterwegs sind kommt immer wieder der Ruf nach Gantt-Charts und der Visualisierung von Abhängigkeiten auf. In den guten alten SharePoint Aufgabenlisten, welche mit Project verbunden werden können, gibt es diese Funktion nach wie vor. Sie ist nicht wirklich schön, sie ist nicht wirklich flexibel und dennoch wird sie bei vielen unserer Kunden nach wie vor für einfache Projekte genutzt.

Viele Fragen sich bestimmt warum; Sie ist eben dabei. Ich bin wirklich neugierig, ob und wie Microsoft dieses Feature noch in die bestehenden vier Lösungen integrieren wird. Denn klar ist, für kleine Projekte und die Visualisierung von Abhängigkeiten und Laufzeiten im Team ist Microsoft Project zu überdimensioniert. Die klassische Excelaufgabenliste lassen wir einmal ganz außen vor.

Es gibt nicht das perfekte Aufgabentool für jeder Mann, dank des bunten Blumenstraußes von Microsoft können sehr viele der Anforderungen an eine moderne interaktive Arbeitsumgebung – und dazu gehört auch das elektronische Aufgabenmanagement – abgedeckt werden. Mit Sicherheit gibt es viele weitere persönliche Szenarien in welchen andere Apps oder doch die erwähnte Excelliste sinnvoll sein können.

Unser Tipp: betrachtet euren Anwendungsfall und entscheidet ganz persönlich, ob ein Wechsel für euch sinnvoll ist. Behaltet dabei im Kopf, ein erster Versuch kann scheitern und eventuell benötigt selbst Ihr als Changeprofis einige Zeit zum Umdenken und Adaptieren im Arbeitsalltag. 

 

Aufgabenmanagement Tools

Ich wünsche euch viel Spaß beim Ausprobieren und der Entwicklung eures ganz persönlichen Anwendungsfalls. Und falls Ihr mal nicht weiterkommt, wir unterstützen euch gerne in der Konzeption, dem Change und der Adoption, denn Collaboration beginnt im Kopf und nicht mit Technik.