Zusammenarbeit in Teams (Wie-Wo-Was)

Wir feiern Microsoft Teams! Als unsere zentrale Anlaufstelle für die Zusammenarbeit ist es für uns nicht mehr wegzudenken. Wie auch du darin arbeiten kannst, was es alles bietet und welche Besprechungsvarianten es gibt erfährst du heute in nuboRadio.

 

 

 

 

Wie kannst du in Teams zusammenarbeiten?

Wie du ja weißt nutzen wir Teams schon eine ganze Weile und finden es ein großartiges Tool zur Zusammenarbeit. Was genau du alles darin tun kannst haben wir dir nochmal zusammengeschrieben:

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• Dateien teilen und bearbeiten: In Teams kannst du Dateien gemeinsam erstellen und gle oh noichzeitig dran arbeiten. Die Änderungen werden automatisch gespeichert, und du arbeitest immer mit der aktuellen Version.
• Kommunikation: Teams bietet Chat-, Audio- und Videoanrufe, sodass du in Echtzeit mit deinen Kollegen kommunizieren kannst. Das erleichtert schnelle Abstimmungen und Diskussionen.
• Teams und Kanäle: Du kannst Teams in Teams für verschiedene Projekte oder Gruppen erstellen. In diesen Teams können wiederum Kanäle erstellt werden, um spezifische Themen zu diskutieren und Dateien zu teilen.
• Gäste hinzufügen: Auch das Arbeiten mit Personen außerhalb deines Unternehmens ist bequem möglich, indem du den Gastzugriff aktivierst. Dadurch kannst du dann Gäste zu deinen Teams hinzufügen.
• Integration: Teams lässt sich nahtlos mit anderen Microsoft 365-Anwendungen wie OneNote, SharePoint und Outlook integrieren. Das ermöglicht eine zentrale Arbeitsplattform, auf der alle benötigten Tools und Informationen zugänglich sind.
• Aufgabenmanagement: Mit der Integration von Planner und To Do kannst du Aufgaben erstellen, zuweisen und verfolgen. Das hilft, den Überblick über Projekte und Verantwortlichkeiten zu behalten.
• Sicherheit: Auch beim Thema Sicherheit bietet Microsoft Teams sehr gute Sicherheits- und Compliance-Funktionen, die den Schutz sensibler Daten gewährleisten.

 

Welche Voraussetzungen werden für die Arbeit in Teams benötigt?

Neben den grundlegenden & technischen Voraussetzungen wie ein Microsoft 365 Abo, Internetverbindung, einem Computer/mobiles Endgerät, Grundkenntnisse im Umgang mit der App usw. gibt es noch weitere Verknüpfungen innerhalb der Microsoft 365 Struktur, die eine Zusammenarbeit erleichtern.

 

1. Microsoft 365-Gruppe: Jedes Team in Microsoft Teams ist mit einer Microsoft 365-Gruppe verknüpft. Diese Gruppe ermöglicht die Verwaltung von Mitgliedern, Zugriffsrechten und Ressourcen.
2. SharePoint Online-Website und Dokumentenbibliothek: Teams können Dateien gemeinsam erstellen und bearbeiten. SharePoint Online bietet eine zentrale Ablage für Teamdateien.
3. Exchange Online-Postfach und Kalender: Teams können über E-Mail kommunizieren und Termine koordinieren.
4. OneNote-Notizbuch: Teams können Notizen, Ideen und Informationen in einem gemeinsamen OneNote-Notizbuch speichern.
5. Verbindung zu anderen Office 365-Apps: Teams kann nahtlos mit anderen Apps wie Planner, OneDrive usw. verbunden werden.

 

 

Welche Besprechungsmöglichkeiten gibt es in Microsoft Teams?

Sobald du im Kalender in Microsoft Teams angekommen bist kannst du oben rechts zwischen „Mit einer ID beitreten“, „Jetzt besprechen“ und „Neue Besprechung“ wählen.

Unter „Neue Besprechung“ kannst du zwischen verschiedenen Varianten auswählen:

 

 

Webinar = Strukturelle virtuelle Veranstaltung, bei der Präsentierende Informationen an die Teilnehmenden liefern

Live-Ereignis = Damit können Benutzer in ihrer Organisation Video- und Besprechungsinhalte für ein großes Onlinepublikum übertragen

Virtueller Termin = Nahtlose End-to-End-Erfahrung, mit der du Kundentermine einfach verwalten und Zeitpläne, Analysen und Verwaltungsoptionen in einer einzigen App integrieren kannst.

Besprechung mit kontrollierten Inhalten = Bietet zusätzliche Sicherheitsfunktionen für sensible Besprechungen

• Vertraulichkeitsbezeichnungen anwenden
• Wartebereich umgehen
• End-to-End-Verschlüsselung
• Wasserzeichen für Bildschirmfreigabe aktivieren

Versammlung = Ähnlich wie beim Webinar können hier zwischen 10.000 – 20.000 (nur in Teams Premium möglich) Personen eingeladen werden. Als eher passive Veranstaltung werden hier auch nur Inhalte freigegeben und Teilnehmer können über die Q&A Funktion Fragen stellen.

 

 

Unterschiede zwischen den einzelnen Meetings

Teams-Besprechungen: Standard-Meetingformat in Microsoft Teams. Teilnehmende erhalten einen Teilnahmelink und können sich aktiv beteiligen. Es eignet sich für Diskussionen, Entscheidungsfindung und den Informationsaustausch
Webinar: Im Gegensatz zu den Besprechungen müssen sich Teilnehmende für ein Webinar über ein Registrierungsformular anmelden. Webinare sind ideal für Präsentationen, Schulungen oder größere Veranstaltungen mit bis zu 10.000 Teilnehmern
Liveereignis: Ähnlich wie Webinare, aber mit einer höheren Teilnehmerzahl (bis zu 20.000 Stand Juli 2021). Liveereignisse eignen sich für große Präsentationen, Konferenzen oder öffentliche Veranstaltungen.

 

Da die Versammlung und die Besprechung mit kontrolliertem Inhalt eher weniger zum Einsatz kommt bei uns haben wir für dich mal eine Schritt-für-Schritt Anleitung zusammengestellt.

 

Schritt für Schritt zu einer Versammlung:

1. Öffne deinen Microsoft Teams-Kalender
2. Wähle den Pfeil neben „Neue Besprechung +“ aus
3. Wähle im Dropdown-Menü „Versammlung“ aus
4. Gebe unter Details grundlegende Informationen ein, benenne Referenten und vieles mehr:
   • Ereignistitel, Start- und Enddatum sowie eine Beschreibung (Die maximale Dauer einer Versammlung beträgt 30 Stunden).
   • Standardgemäß ist der Organisator die Person, die die Versammlung erstellt hat.
   • Suche unter Ereignisgruppe > Mitorganisatoren oder Referenten aus deiner Organisation nach anderen Personen, die bei der Verwaltung der Versammlung helfen sollen, und wähle diese aus. Du kannst auch externe Referenten hinzufügen.
   • Wähle Speichern und Einladung senden aus, um Änderungen anzuwenden und Mitorganisatoren und Referenten zur Veranstaltung einzuladen.
5. Wähle unter Ereigniszugriff aus, ob dein Ereignis für deine Organisation (Mitglieder und Gäste deiner Organisation), Öffentlich (eingeladene Personen oder mit einem Link zur Veranstaltung) oder Personen und Gruppen (nur eingeladene Personen und Gruppen aus deiner Organisation) verfügbar sein soll.
6. Suche unter Teilnehmer einladen nach Personen, an die du Einladungen senden möchtest, und wähle sie aus.
7. Wähle Speichern aus, um Änderungen anzuwenden und mit der Anpassung des Ereignisses fortzufahren.
8. Wähle Besprechungsoptionen aus, um weitere Einstellungen zu bearbeiten.
9. Wähle Veröffentlichen aus, um deine Versammlung zu planen und Teilnehmer dazu einzuladen.

 

 

Schritt für Schritt zur Besprechung mit kontrollierten Inhalten:

1. Öffne deinen Microsoft Teams-Kalender
2. Wähle den Pfeil neben „Neue Besprechung +“ aus
3. Wähle im Dropdown-Menü „Besprechung mit kontrollierten Inhalten“
4. Gebe unter Details grundlegende Informationen, Ereignistitel, Start- und Enddatum sowie eine Beschreibung ein
5. Füge die erforderlichen Teilnehmer hinzu und gebe an, ob sich das Ereignis wiederholen soll
6. Wähle speichern aus, um Änderungen anzuwenden und mit der Anpassung des Ereignisses fortzufahren

 

Wenn du in Teams eine Besprechung mit kontrollierten Inhalten planen möchtest, solltest du sicherstellen, dass die Teilnehmer die erforderlichen Berechtigungen haben. Hier sind einige Schritte, die du befolgen kannst:

 

• Teilnehmer auswählen: Wähle die Personen aus, die an der Besprechung teilnehmen sollen. Stelle sicher, dass sie Mitglieder deines Teams oder eingeladene Gäste sind.
• Besprechungsdetails festlegen: Gebe einen Titel für die Besprechung ein und füge eine Beschreibung hinzu. Lege Datum und Uhrzeit fest.
• Berechtigungen überprüfen: Überprüfe, ob die Teilnehmer die erforderlichen Berechtigungen haben, um auf die Inhalte zuzugreifen, die während der Besprechung geteilt werden. Du kannst auch bestimmte Dateien oder Ordner freigeben, indem du sie vorab in Teams hochlädst.
• Datenschutz beachten: Wenn es sich um vertrauliche oder geschützte Inhalte handelt, sollest du sicherstellen, dass die Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Verwende gegebenenfalls Verschlüsselungen oder andere Sicherheitsmaßnahmen.
• Moderator Rolle festlegen: Bestimme, wer die Besprechung moderiert und die Kontrolle über die Inhalte hat. Moderatoren können Teilnehmer stummschalten, Bildschirme teilen und die Besprechung beenden.
• Besprechungseinladungen versenden: Sende Einladungen an die Teilnehmer mit den erforderlichen Informationen und Anweisungen.

 

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nuboLinks

Teilnehmen an einer Versammlung in Microsoft Teams – Microsoft-Support
Welche Kanaltypen gibt es? – nuboRadio by nuboworkers
Fakten über den Teams Chat – nuboradio by nuboworkers
10 Tipps um Klickwege in Teams zu sparen – nuboRadio by nuboworkers